en tant que responsable des comptes clients ou du crédit, vous avez à peine le temps d’exécuter des rapports, de passer des appels téléphoniques et d’envoyer les messages électroniques nécessaires au suivi des clients et au paiement des factures. C’est là qu’avoir une bibliothèque d’échantillons et de modèles de lettres de collection peut être un réel gain de temps. Dans cet article, nous fournissons des modèles de lettres de recouvrement efficaces et prêts à l’emploi que vous pouvez « voler” pour gagner du temps et obtenir le paiement de ces factures dès que possible.,
en tant que développeurs du logiciel populaire de gestion et de recouvrement des comptes clients Collect-IT, L’équipe de Dynavistics a construit ces exemples et modèles de lettres au cours de décennies de développement de logiciels et de création de flux de travail de recouvrement sur notre plate – forme en fonction des commentaires des clients.
donc, sans plus tarder <
le premier modèle de lettre de collecte (avis en souffrance)
Mais avant de rédiger et d’envoyer la première lettre de collecte, il est important de garder à l’esprit qu’à ce stade, la facture est encore à peine en souffrance., Il se peut que le client ait simplement oublié de payer (sur la base de rappels par e-mail précédents) ou que quelqu’un de son service comptable soit malade ou en vacances.
quoi qu’il en soit, il est important que le ton de votre lettre ou de votre e-mail corresponde à la situation dans laquelle la facture est passée juste un peu en retard., Pour l’instant, gardez-le un peu léger et concentrez-vous principalement sur le rappel au client que la facture est due et incluez les éléments suivants:
- indiquez clairement le nombre de jours et le montant en souffrance
- notez les tentatives précédentes de collecte
- fournissez une copie de la facture avec la communication
- fournissez des options de paiement et ce que vous souhaitez que le client fasse ensuite
- fournissez vos coordonnées
Want vous voulez voir un échantillon?, Cliquez pour voir un échantillon de la première lettre de recouvrement
la deuxième lettre de recouvrement (30 jours en souffrance)
Si vous songez à écrire une deuxième lettre de recouvrement, il est probable que la facture soit toujours en souffrance et que votre client n’ait pas répondu à la première lettre de recouvrement (ci-dessus) ou aux courriels de rappel de courtoisie que vous avez envoyés avant la date d’échéance.
à ce stade, la communication a été quelque peu légère parce que la facture n’était pas encore due ou à peine en souffrance., Cependant, maintenant que la facture est en retard de 30 jours, le ton de la deuxième lettre de collecte devrait être un peu plus affirmé et direct, mais devrait toujours rester professionnel.
dans cet esprit, voici les éléments à prendre en compte lors de l’élaboration d’un deuxième modèle de lettre de collecte:
- Les détails, y compris le numéro de la facture, la date de la lettre et le montant
- indiquent clairement que la facture est en souffrance avec la date de la facture originale
- fournir des options de paiement et les prochaines étapes souhaitées
- vos coordonnées et votre demande de vous contacter
Want vous voulez voir un échantillon?, Cliquez pour voir un échantillon de la deuxième lettre de recouvrement
la troisième lettre de recouvrement (60 jours en souffrance)
Si vous réfléchissez maintenant à la façon d’écrire la troisième lettre de recouvrement, il est probable que la facture est maintenant d’environ 60 jours en souffrance et que vos chances de percevoir le paiement s’aggravent de jour en jour. Les choses sont allées au-delà d’un point où quelqu’un en comptabilité était en vacances ou le client a simplement oublié de payer.
pour beaucoup, la troisième lettre de collecte est votre dernière communication écrite officielle avant d’envoyer une lettre de demande finale., Le ton est encore plus affirmé et direct que la deuxième lettre et devrait inclure les mesures que vous prévoyez de prendre si le paiement n’est pas reçu, comme placer le client en attente de crédit et/ou impliquer une agence de recouvrement ou un avocat.,
dans cet esprit, voici les éléments à prendre en compte lors de l’élaboration d’un troisième modèle de lettre de recouvrement:
- détails, y compris le numéro, la date et le montant de la facture
- Mention des tentatives précédentes de recouvrement
- indiquer clairement que la facture est en souffrance
- un avertissement et des mesures spécifiques que vous prévoyez de prendre si le paiement n’est pas reçu dans un délai spécifié
- fournir des options de paiement et les prochaines étapes souhaitées
- vos coordonnées et votre demande finale pour vous contacter
want vous voulez voir un échantillon?, Cliquez pour voir un échantillon de la troisième lettre de collection
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