50 Simple Demande De Devis de Modèles (et Formulaires)

Une demande de devis également connu comme un appel d’offres est un type de documentation où une entité demande de devis auprès des fournisseurs pour la réalisation de projets spécifiques de tâches. Le modèle de demande de devis fournit toutes les informations sur les exigences du projet. Dans ce document, le fournisseur détaillerait les coûts pour chaque étape du projet., Cela permet à l’entité qui a demandé le document de le comparer avec les autres offres de différents fournisseurs.

Demande de Devis

qu’est-Ce que la demande de devis document?,

lorsqu’une société de sollicitation sait exactement de quelle quantité et de quelle qualité de services elle a besoin, elle demandera un modèle de demande de devis à différents fournisseurs appelés soumissionnaires. Les entreprises utiliseraient un modèle de demande de devis pour acquérir des services ou des produits prêts à l’emploi. L’utilisation d’un tel document permettrait à l’entreprise sollicitante de comparer facilement différentes offres d’un large éventail de fournisseurs.

en cas de besoin, une société sollicitante enverra une demande de devis à de nombreux fournisseurs demandant de donner leurs offres de prix., Par exemple, une entreprise souhaite acheter 300 ordinateurs avec des vitesses de traitement et des tailles de disque dur spécifiques.

la société devrait alors créer un modèle de demande de devis et l’Envoyer à différents fournisseurs. Comme ils ont besoin d’un type de produit spécifique, il leur est plus facile de comparer les devis qu’ils reçoivent des soumissionnaires.

typiquement, un modèle de demande de devis contient quatre sections. Il comprend les modalités de paiement, les facteurs qui influenceront la sélection de l’offre, une date limite pour la soumission de l’offre et d’autres informations pertinentes nécessaires à l’examen de l’offre., After considering all of the quotes given by the vendors, the soliciting company will award the contract to the rightful vendor.

Request For Quote Templates

Quand utiliser la demande de devis?

l’utilisation du formulaire de demande de devis rend le processus de sollicitation plus facile et plus efficace., En effet, la société sollicitante ne recevrait que quelques réponses qui incluent les devis ou les estimations des fournisseurs potentiels.

lorsque vous envisagez moins de citations, cela signifie une réduction du temps d’évaluation. Vous n’auriez qu’à comparer les soumissions fournies par les soumissionnaires qualifiés plutôt que celles provenant d’un bassin de soumissionnaires non qualifiés et qualifiés.

un devis que vous avez reçu en réponse à la demande de devis que vous avez donnée n’est pas considéré comme une offre. Cela signifie que vous ne pouvez pas utiliser le document comme un contrat contraignant., Il ne contient que des informations pertinentes que vous pouvez utiliser pour faire un choix concernant le soumissionnaire à suivre pour vos besoins.

qu’est-Ce que la procédure de demande d’?

le modèle de demande de devis n’est qu’une apparence du processus de demande de devis., Ce processus est une opération très courante qui est effectuée chaque jour par le responsable de l’approvisionnement et des achats. Bien que courant, il existe différentes façons d’exécuter le processus RFQ. Peu importe la façon dont vous prévoyez d’effectuer le processus, vous devez suivre ces quatre phases principales:

• préparation
  c’est la première et la plus importante partie du processus de demande de devis, par conséquent, vous ne devriez jamais vous dépêcher de cette étape. Tout au long du processus, vous devez passer au moins la moitié du temps sur cette phase et l’autre moitié sur les 3 autres phases., Au cours de cette phase, vous devez être en mesure de visualiser l’ensemble du processus D’appel d’offres du début à la fin. Avoir cette « grande image” dans votre esprit vous aidera à vous concentrer sur votre objectif final.
  Il existe différents types d’appels d’offres tels que les enchères invitées, ouvertes, inversées ou scellées. La plupart des entreprises gèrent leurs appels d’offres en invitant uniquement les fournisseurs qu’elles ont préqualifiés. Habituellement, vous n’inviteriez que 3 à 8 enchérisseurs selon la catégorie.
  Après avoir déterminé le type d’appel d’offres que vous souhaitez exécuter, il est temps de commencer à préparer la documentation requise., Les documents utilisés pour un appel d’offres sont ceux que vous enverriez aux participants à l’offre. Il existe différents types de documents que vous pouvez préparer, mais les plus courants comprennent:
  Une invitation avec une description de votre entreprise, les projets, et d’autres informations de base pertinentes. En outre, exposez clairement le but de votre demande de devis dans ce document.
  Les conditions générales pour donner aux soumissionnaires une structure à suivre lorsqu’ils envisagent de déposer une offre. Indiquez clairement si les soumissionnaires peuvent négocier les conditions ou non.
  Un modèle de prix pour les soumissionnaires à suivre., Fournir ce document vous permettra de comparer plus facilement les devis et de déterminer lequel serait le meilleur choix pour votre entreprise. Si vous pensez que c’est nécessaire, vous pouvez également demander aux fournisseurs de diviser les prix de leurs produits ou services en éléments de coût. Assurez-vous simplement de définir la répartition des prix de ces éléments de coût dans votre modèle de tarification.
  Un questionnaire avec les exigences de préqualification. Ceux-ci sont importants pour que vos soumissionnaires connaissent les qualifications exactes qu’ils doivent rencontrer afin que vous les considériez et leur offre., Encore une fois, les exigences de préqualification peuvent varier en fonction de la catégorie.
  Les poids et critères de sélection d’attribution. Vous souhaitez maintenir la transparence tout au long de votre processus D’appel d’offres. De plus, vous voulez que les participants comprennent facilement le processus pour éviter toute confusion. Par conséquent, vous devez inclure cette information pour informer tous les soumissionnaires. La diffusion de ces informations peut également aider à réduire les litiges qui peuvent survenir après que vous avez choisi un gagnant.,
  Après avoir rassemblé toute la documentation dont vous avez besoin, vous pouvez maintenant envoyer tout le tas de documentation RFQ aux participants potentiels.
• Gestion
  pendant tout le processus D’appel d’offres, assurez-vous de traiter tous les participants de manière égale. Cela signifie partager toutes les mêmes informations avec tous et poser les mêmes questions à tous les participants.
  ne divulguez jamais aucune information pertinente donnée par vos soumissionnaires car cela est contraire à l’éthique professionnelle., Si vous voulez assurer une confidentialité totale, il existe certains types de systèmes d’approvisionnement électronique dotés d’une fonctionnalité « soumission scellée” qui empêche quiconque de voir les soumissions complétées. Ensuite, le système d’appel d’offres ne deviendra public qu’après la date limite.
  dans les cas où vous n’avez pas atteint les objectifs de prix dont vous avez besoin au premier tour, vous pouvez choisir d’avoir un deuxième tour qui est également connu comme une enchère inversée. Cette fois, cependant, vous ne considéreriez qu’un plus petit nombre de participants., Mais cette fois, vous devez fournir aux participants votre objectif de prix pour leur donner une meilleure idée de ce que vous recherchez.
• attribution
  Il s’agit de la prochaine étape la plus importante dans l’ensemble du processus D’appel d’offres. Au cours de cette phase, vous devez décider quel enchérisseur vous choisirez. À ce moment-là, tous les efforts que vous aviez placés dans la phase de préparation deviendront très précieux. Si vous avez fourni aux soumissionnaires un modèle de tarification, il vous est plus facile de comparer les offres entre elles.,
  lors de la prise de la décision finale, il est préférable d’impliquer un groupe de personnes plutôt que de décider par vous-même. Par exemple, vous pouvez inviter certaines de vos parties prenantes internes et leur permettre d’utiliser des critères prédéfinis pour attribuer l’offre.
  Rédigez un mémo qui comprend les informations sur le nombre total d’offres que vous avez reçues, combien d’entre elles étaient les offres qualifiées, vos raisons de disqualification de l’une des offres, les critères d’attribution, comment chacun des membres du Comité d’attribution a voté, et la décision finale.,
• clôture
  Après avoir choisi le soumissionnaire final, contactez-le et fixez une réunion. Au cours de cette réunion, vous pouvez finaliser les détails, conclure la transaction et signer le contrat écrit. Si vous avez inclus tous les documents pertinents dans votre documentation RFQ, cette phase ne devrait pas être trop compliquée. Si non, vous pourriez avoir à subir certaines négociations avant de parvenir à un accord définitif.

c’est une bonne pratique d’informer tous vos participants de votre choix et pas seulement le soumissionnaire que vous avez choisi comme gagnant., Cependant, vous ne devez partager les nouvelles qu’après la phase de clôture, et vous avez déjà signé le contrat de clôture. Ce faisant, vous pouvez garder vos options ouvertes jusqu’à ce que vous ayez conclu une entente définitive avec les meilleures conditions possibles pour vous et le soumissionnaire.

DQ Templates

Les inconvénients d’une demande de devis

Un appel d’offres modèle a beaucoup d’avantages. Cependant, ce document est également livré avec quelques inconvénients que vous devez connaître. D’une part, étant donné que la société sollicitante sélectionnera les soumissionnaires, cela limite la concurrence. Ceci, à son tour, peut entraîner quelques irrégularités en raison des réponses sélectives.

En outre, la demande sélective peut conduire à l’exclusion de certains fournisseurs et entreprises., Par exemple, même si vous vendez le même service ou produit mais à un prix inférieur, les sociétés sollicitantes peuvent même ne pas vous contacter pour une demande de devis.

comme mentionné ci-dessus, une réponse à une demande de devis ne constitue pas un contrat contraignant. Vous devez être très prudent lorsque vous traitez avec le soumissionnaire. Si vous choisissez un soumissionnaire, assurez-vous de trouver un contrat ou un bon de commande que vous signerez tous les deux. Ce n’est pas parce que l’enchérisseur que vous souhaitez choisir a répondu à votre appel d’offres que vous avez conclu un accord., Pour finaliser le contrat d’abord, obtenir tout par écrit, et obtenir la signature pour conclure l’accord fait officiellement.