avis de confidentialité. Ce sont deux mots qui peuvent être très intimidant. Qu’est-ce qu’un avis de confidentialité, et que devez-vous en faire?
même si vous n’êtes pas avocat, vous comprenez probablement ce que signifie « confidentiel ». Que le mot soit apparu dans une conversation avec un de vos amis ou lors d’une réunion importante avec votre patron, garder quelque chose de confidentiel signifie une chose not ne pas partager les informations que vous venez de recevoir.,
une clause de non-responsabilité est utilisée lorsque quelqu’un veut éviter toute responsabilité légale. Par exemple, lorsque vous regardez une émission de TÉLÉVISION, regarder attentivement les crédits. Vous verrez probablement qu’il y a un avertissement dans les petits caractères.
par exemple, jetez un oeil à cette clause de non-responsabilité de MGM:
la partie à la fin où il est dit, « les personnages et les incidents représentés et les noms utilisés ici sont fictifs, et toute similitude avec le nom, le caractère ou l’histoire de toute personne est entièrement,
en termes simples, cela signifie que les créateurs de la série n’ont pas modélisé leurs personnages d’après de vraies personnes.
donc, si un gars dans cette émission agit comme votre oncle Fred, c’est purement une coïncidence — et ce serait la réponse de MGM si oncle Fred essayait de les poursuivre en justice.
OK, donc vous comprenez la confidentialité, et vous comprenez les Avertissements. Alors, comment les deux vont ensemble?
Les exclusions de confidentialité sont utilisées sur les documents importants-en ligne et hors ligne-pour tenter de limiter la responsabilité légale de l’expéditeur., Ils sont inclus dans l’espoir qu’un juge conviendra que l’expéditeur a fait tout ce qu’il pouvait pour protéger les informations. De cette façon, si le document se retrouve accidentellement entre de mauvaises mains, l’expéditeur peut ne pas faire face à une Menace juridique aussi importante qu’il l’aurait fait sans la clause de non-responsabilité en place.
C’est pourquoi la plupart des exclusions de confidentialité mentionnent spécifiquement les destinataires accidentels., Par exemple, regardez le message que John Doe a inclus au bas de son e-mail pour toute personne qui « a reçu cet e-mail par erreur »:
certains avertissements demanderont même au destinataire erroné de détruire les informations afin que personne d’autre ne puisse les voir:
les renonciations de confidentialité peuvent également inclure des détails sur la façon exacte dont les informations doivent être utilisées. De cette façon, si quelqu’un décide d’abuser des informations de quelque manière que ce soit, l’expéditeur n’est pas légalement responsable de ce qui se passe en conséquence.,
par exemple, regardez la clause de confidentialité utilisée par la société de gestion D’actifs Fasanara Capital:
en termes simples, cette dernière phrase signifie que cette information n’est pas conçue pour vous convaincre d’acheter ou d’investir dans quoi que ce soit. Si vous décidez de l’utiliser comme raison d’investir dans un titre ou un actif spécifique, la société n’est pas responsable de ce qui arrive à votre argent parce que vous avez mal utilisé leurs informations.,
avertissements de confidentialité pour les courriels
bien qu’ils apparaissent sur toutes sortes de documents, les avertissements de confidentialité sont les plus courants dans les courriels.
Après tout, le contenu d’un e-mail peut être transmis à d’innombrables autres personnes en quelques clics de souris.
Si vous souhaitez voir une clause de confidentialité au travail, regardez attentivement certains de vos e-mails importants. S’il y a un déni de confidentialité, vous le trouverez probablement vers le bas.,
Voici un exemple:
Alors que cette langue peut ressembler à quelque chose que seul un avocat aurait besoin de l’utiliser, ce n’est pas le cas.
Les Banquiers, les comptables, les conseillers financiers, les médecins, les partenaires commerciaux, les startups à la recherche de capitaux, les entreprises qui fusionnent et toute autre personne ayant accès à des informations importantes et sensibles utilise probablement une clause de confidentialité dans leurs e-mails.
Les grandes entreprises ont tendance à les utiliser aussi, même si elles ne relèvent pas de l’un des exemples que nous venons de mentionner.,
dans bon nombre de ces cas, l’entreprise préfère être en sécurité que Désolé. L’inclusion d’une clause de confidentialité au bas de chaque e-mail rappelle aux destinataires que les informations sont sensibles et doivent être traitées comme telles. Ce rappel seul peut empêcher les problèmes futurs de surgir.
Bottom line there il y a presque autant de différents types de disclaimers de confidentialité qu’il y a de gens qui les utilisent.
certaines exclusions de confidentialité ont une portée étroite., Par exemple, un avocat peut utiliser un court avertissement de confidentialité destiné uniquement à toute personne qui reçoit par erreur un courriel de sa part parce qu’il est tenu par l’éthique professionnelle de respecter le secret professionnel entre l’avocat et le client.
ou, une entreprise peut inclure un avertissement de confidentialité qui traite spécifiquement de toute discussion sur les secrets commerciaux qui peuvent être inclus dans le document.
Par exemple, les recettes de Coca-Cola ou la Sauce secrète D’un Big Mac sont des secrets commerciaux qui nécessitent une protection supplémentaire si vous allez envoyer des informations qui les concernent!,
certaines exclusions de confidentialité sont beaucoup plus larges et incluent des éléments tels que les inexactitudes concernant une personne, les opinions des employés avec lesquelles la société mère n’est pas d’accord, et même les virus qui peuvent accidentellement avoir été transmis à l’e-mail.
Si vous dirigez une entreprise et que vous voulez vous assurer que vos employés envoient tous des e-mails avec les clauses de confidentialité appropriées, vous n’avez pas à compter sur eux pour tout configurer. Vous pouvez réellement faire tout le travail vous-même.,
Si vous êtes L’administrateur du service Office 365 de votre entreprise, vous pouvez créer un avertissement de confidentialité qui apparaîtra sur chaque message sortant. Si vous n’avez pas Office 365, demandez de l’aide à votre service informatique. Ils devraient être en mesure d’ajouter automatiquement une clause de confidentialité à chaque e-mail sortant sur votre serveur.
Si vous dirigez une petite entreprise sans service informatique et que vous voulez de l’aide pour mettre en place le bon avertissement, vous avez de la chance. Les exclusions de confidentialité des e-mails sont si populaires qu’il existe des modèles pour les créer.,
découvrez un Exclaimer, qui permet de saisir toute responsabilité langue que vous voulez dans l’éditeur.
ou, si vous préférez ne pas dépenser d’argent sur un modèle, vous pouvez simplement taper votre clause de confidentialité dans la partie signature de votre e-mail.
Si vous ne savez pas comment configurer une signature, Gmail et Outlook offrent des instructions simples, étape par étape.
cependant, bien que la plupart des avertissements de confidentialité des e-mails se trouvent dans la signature ou le pied de page, vous pouvez déplacer le vôtre en haut de vos e-mails., De cette façon, l’avertissement est la première chose que le destinataire voit au lieu de la dernière chose.
Et n’oubliez pas votre communication interne. Après tout, la confidentialité s’applique à tous ceux qui ont accès à des informations sensibles, qu’ils travaillent dans votre entreprise ou non.
Vous pouvez utiliser une clause de confidentialité universelle qui s’applique à toutes vos communications avec vos collègues.,
ou, vous pouvez créer différents avis de non-responsabilité selon le ministère dans lequel le bénéficiaire travaille, le projet sur lequel le bénéficiaire travaille ou le niveau auquel le bénéficiaire se trouve (p. ex.: gestion de niveau supérieur par rapport à un associé subalterne).
Mais les exclusions de confidentialité ne s’appliquent pas seulement aux e-mails. Il y a un autre type de document où vous allez voir beaucoup de disclaimers de confidentialité pop up plans plans d’affaires.,
qu’ils soient imprimés ou envoyés par voie électronique, les plans d’affaires contiennent toutes sortes d’informations sensibles, il est donc logique d’y inclure une clause de confidentialité.
en fait, garder le contenu de votre business plan confidentiel est si important que les experts de Qutball-Hoda suggèrent de mettre une clause de confidentialité au tout début de votre business plan et même de l’inclure dans votre table des matières:
AllBusiness.,com répertorie un avertissement de confidentialité comme l’un de ses meilleurs conseils pour formater correctement votre plan d’affaires. L’exemple qu’ils utilisent pousse les choses un peu plus loin en énumérant le nom de la personne qui reçoit le plan (John A. Smith), et il nécessite même sa signature.
parce que votre entreprise n’est qu’un plan en ce moment, il est essentiel que quiconque voit l’une de vos idées soit averti par un avertissement de confidentialité.,
Cela inclut l’agent de prêt de votre banque, les investisseurs commerciaux potentiels, les collègues professionnels que vous approchez pour obtenir des conseils, ainsi que les fabricants, les vendeurs, les grossistes et les importateurs de produits potentiels.
rappelez-vous before avant d’avoir un droit d’auteur ou une protection par brevet, N’importe qui peut voler votre idée et démarrer sa propre entreprise. C’est pourquoi il est si important de croiser vos T et vos I avec des exclusions de confidentialité.
avez-vous vraiment besoin d’obtenir une signature, si?,
cela peut sembler exagéré maintenant, mais si jamais vous devez traduire quelqu’un en justice pour violation de votre clause de Confidentialité, votre cas sera beaucoup plus fort s’il y a une signature réelle. Cela prouve que l’autre personne a vu et accepté vos conditions de confidentialité, puis les a violées.
Mais ces avertissements vraiment exécutoire? Après tout, vous n’avez probablement pas été arrêté pour avoir enlevé une étiquette de matelas! Vous protègent-ils réellement de la responsabilité?
absolument.,
Voici quelques exemples:
- Un énoncé de confidentialité peut aider un cabinet si l’information privilégiée est accidentellement divulgué.
- une clause de confidentialité peut protéger une entreprise si ses informations sont utilisées de manière inappropriée. Cela peut même empêcher la société d’être poursuivie pour inexactitude par négligence.
- un avertissement de confidentialité peut protéger les grandes entreprises contre les informations que leurs employés envoient., Après tout, ajouter un avertissement automatique à chaque e-mail est beaucoup plus facile que d’essayer de surveiller chaque e-mail envoyé sur le serveur de l’entreprise.
- Une clause de confidentialité peut empêcher certains professionnels et entreprises de violer les réglementations de l’industrie. Dans certains cas, chaque violation est livré avec une lourde amende, alors assurez-vous de faire tout ce qui est exigé de vous.
avis de confidentialité dans le monde
Qu’en est-il de certains pays? Y a-t-il des lois qui se rapportent aux exclusions de confidentialité?,
parce que le courrier électronique est si largement utilisé-et a la plus grande possibilité d’être facilement utilisé à mauvais escient-la plupart des lois sur les exclusions de confidentialité concernent les e-mails.
avis de non-Confidentialité aux États-Unis
la Federal Information Security Modernization Act (FISMA) est la version mise à jour de la Federal Information Security Management Act de 2002. Elle s’applique à l’information gouvernementale. Afin de s’y conformer, il doit y avoir une clause de confidentialité dans tous les e-mails qui incluent de telles informations.,
L’information gouvernementale relève également de la Loi sur la liberté d’Information (FOIA). Cette loi permet la divulgation totale ou partielle de renseignements contrôlés par le gouvernement fédéral. Étant donné que le courrier électronique est un moyen si facile pour le gouvernement de se conformer aux demandes de la FOIA, il doit y avoir un avertissement juste au cas où les informations erronées seraient publiées.
Les institutions financières américaines-y compris les banques, les sociétés de valeurs mobilières et les compagnies d’assurance-doivent se conformer à la Gramm-Leach-Bliley Act (GLB)., Entre autres choses, ces institutions sont tenues d’inclure des renonciations de confidentialité sur tous leurs courriels.
selon le type exact d’entreprise, la Securities and Exchange Commission (SEC) ou la Federal Trade Commission (FTC) est responsable de l’application de la loi GLB.
toute entreprise qui a accès aux données médicales d’un patient doit respecter la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act), et une partie de la conformité HIPPA comprend l’utilisation d’un déni de confidentialité., HIPAA exige également que ces entreprises informent leurs patients des risques associés à la transmission de leurs informations médicales personnelles.
Confidentialité Dénis dans le royaume-UNI
Le royaume-UNI n’a pas de lois spécifiques qui sont liés à la confidentialité des dénis.
cependant, selon la loi, les tribunaux britanniques ont le pouvoir discrétionnaire de les ignorer. Par conséquent, la clause de confidentialité que vous placez au bas de vos e-mails peut limiter ou non votre responsabilité légale en cas de problème.,
Si votre entreprise surveille les données et / ou le contenu des e-mails, vous devrez vous conformer à la réglementation des télécommunications de 2000. Plus précisément, tous vos e – mails sortants devront inclure une clause de non-responsabilité qui dit: « (Nom de la société) peut surveiller les données de trafic des e-mails » ou « (nom de la société) peut surveiller les données de trafic des e-mails et le contenu des e-mails aux fins de (énumérer les raisons-comme la formation des employés, par exemple)., »
de cette façon, les destinataires savent que les informations sont vues par plus que par l’expéditeur — et ce n’est pas aussi confidentiel qu’ils l’auraient pensé autrement!
avis de non-responsabilité en matière de confidentialité au Canada
Il n’existe aucune loi spécifique au Canada qui exige des avis de non-responsabilité en matière de confidentialité.
cependant, les experts de Tech Soup Canada disent que l’inclusion d’une clause de confidentialité dans vos courriels est une bonne idée. Pourquoi? Ils disent que si un destinataire de courrier électronique voit un de ces exclusions, il est moins susceptible de s’en sortir et d’essayer de vous poursuivre., Il considère être un « effet placebo » pour vos e-mails.
et en matière de confidentialité, la violation d’une clause de non-responsabilité pourrait en fait se transformer en problème juridique pour le destinataire.
cependant, il n’y a pas d’absolus dans les tribunaux canadiens. Vous pouvez être en mesure de réduire votre responsabilité, mais vous ne pouvez pas.
avis de confidentialité dans L’UE
L’UE a créé la Directive 95/46 / CE pour protéger la confidentialité des données personnelles lorsqu’elles sont collectées, traitées ou transmises.,
cependant, la Commission Européenne a également déclaré aux tribunaux qu’elle pouvait ignorer toute « obligation contractuelle déraisonnable » si le consommateur ne l’avait pas librement négociée.
en d’autres termes, l’avertissement de confidentialité que vous utilisez peut ou non être contesté en justice si le destinataire ne l’a pas explicitement accepté.
verdict Final
même si vous n’êtes pas dans une industrie ou un pays qui exige l’utilisation d’une clause de confidentialité, cela ne vous fera certainement pas de mal de commencer à en utiliser une.,
Si rien d’autre, cela montre que vous prenez les informations sensibles très au sérieux, et personne ne pourra jamais vous en vouloir.
