si vous possédez une version de Microsoft Office qui inclut Access (Office Professional 2010 est la version la plus récente), mais que vous ne l’avez outil puissant pour organiser et analyser les données D’entreprise. Je vais vous montrer comment tirer le meilleur parti de ce programme de base de données relationnelle.
avez-vous besoin D’un accès si vous avez Excel?,
lorsque vous travaillez avec des listes simples, vous n’avez aucune raison d’utiliser Access, car Excel offre des outils de base pour des tâches telles que le tri, le filtrage et le calcul des valeurs. Lorsque vous travaillez avec des données complexes, cependant, Access est le programme à utiliser. Bien que vous puissiez stocker même des données complexes sous forme de liste dans Excel, cela entraîne généralement beaucoup de duplication de données et le risque d’erreurs de saisie de données. De plus, le stockage des données sous forme de liste vous oblige à utiliser des outils Excel spéciaux, tels que des tableaux croisés dynamiques, afin que vous puissiez analyser et afficher les données de manière significative., Ce n’est pas le cas avec Access.
Voici une situation réelle impliquant des données complexes qui sont un bon candidat pour être stockées et gérées dans Access plutôt que dans Excel: supposons que votre entreprise ait besoin de conserver des enregistrements sur les employés qui se sont vu attribuer des actifs de l’entreprise, tels que les smartphones, les ordinateurs, les tablettes ou les projecteurs vidéo. Chaque employé peut avoir n’importe quel nombre de ces actifs en sa possession, et vous devez stocker une description et un numéro D’identification pour chaque appareil électronique dont dispose un employé (vous n’avez pas besoin de limiter vos données aux appareils électroniques, bien sûr).,
Si vous deviez créer ce système de tenue des dossiers comme une liste dans Excel, vous le feriez dans l’une des deux façons. Tout d’abord, vous pouvez allouer une ligne dans une feuille de calcul pour chaque employé et dédier des paires de colonnes sur cette ligne pour contenir la description et L’ID de chaque actif attribué à l’employé. Si une personne avait 15 appareils, par exemple, vous feriez 30 de ces colonnes. Si une personne n’avait qu’une seule pièce, alors vous n’auriez besoin que de deux colonnes., Étant donné que la quantité de données stockées pour chaque employé varierait, la recherche d’un élément particulier dans la feuille de calcul ne serait pas facile. Il ne serait pas facile non plus d’afficher les données si quelqu’un avait beaucoup d’équipement, car vous deviez configurer plus de colonnes que ce qui conviendrait confortablement dans la fenêtre Excel.
L’autre façon d’organiser les données dans Excel est d’allouer une ligne dans la feuille de calcul à chaque appareil électronique, mais cette configuration est tout aussi lourd, quoique pour des raisons différentes. Dans ce cas, vous devez répéter le nom et le numéro d’employé de chaque employé pour chaque appareil en leur possession., Cela signifie que vous entreriez de manière répétitive les données des employés et que vous vous retrouveriez avec beaucoup de données en double stockées dans le fichier Excel. Et parce que la feuille de calcul serait fastidieuse à utiliser, il y a une chance qu’au fil du temps, vous ou un collègue entrez incorrectement certaines données des employés. Vous pourriez vous retrouver avec ce qui ressemble à deux employés différents, par exemple, simplement parce que quelqu « un a entré un enregistrement pour” Bill Smith « et quelqu » un d « autre a créé un deuxième enregistrement pour la même personne que » Billy Smith. »
Pour de tels scénarios, Access est un outil largement supérieur à Excel., Dans Access, vous devez créer une table (une liste) d’employés, chaque enregistrement contenant le nom et le numéro D’identification de l’employé. Dans un deuxième tableau (une autre liste), vous devez entrer la description et le numéro D’identification de chaque appareil, ainsi que le numéro D’identification de l’employé en possession de cet élément. Les seules données dupliquées dans cet arrangement sont le numéro d’identification de l’employé, qui sert à lier les deux listes. C’est ce qu’on appelle une base de données relationnelle, et Access rend une telle base de données très facile à créer.
comment créer une base de données dans Access
tout d’abord, lancez Access et choisissez Fichier, Nouveau., Puisque vous allez construire cette base de données à partir de zéro, choisissez base de données Vierge.
Table1 apparaît à l’écran. Cliquez sur Cliquer pour ajouter et entrez les détails des deux premiers employés fictifs: Tapez James, appuyez sur Entrée pour passer à la colonne suivante et tapez Smith., Appuyez deux fois sur Entrée pour passer à la deuxième colonne de la deuxième ligne, puis tapez Peta, appuyez sur Entrée et tapez Harrison.
la table n’a pas d’en-têtes de colonne à ce stade, et vous devez modifier la conception afin de pouvoir utiliser les numéros d’identification des employés. Pour effectuer ces modifications, cliquez sur le menu déroulant Affichage dans L’onglet Accueil de la barre D’outils du ruban, puis sélectionnez Affichage de la conception. Lorsque la boîte de dialogue Enregistrer sous apparaît, tapez Employees comme nom de table (dans l’onglet Sous la barre de menus) et cliquez sur OK.,
une fois en mode Design View, tapez EmployeeNumber à la place du nom du champ ‘ID’. Appuyez sur la touche Tab et dans la liste déroulante Type de données, choisissez Numéro. Changez ‘ Field1 ‘pour lire FirstName et’ Field2 ‘ pour lire LastName.,
revenez à la vue de la feuille de données en cliquant sur Afficher, Vue de la feuille de données. Cliquez sur Oui lorsque vous êtes invité à enregistrer la table et tapez les numéros 2011 et 2045 dans la première colonne de la table.
une Fois le tableau terminé, enregistrez-la en cliquant sur l’onglet Employés et en cliquant sur Enregistrer.
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