note de la rédaction: Cet article a été extrait de Start Your Own Event Planning Business (Entrepreneur Press, 2015).
l’industrie des événements spéciaux s’est énormément développée au cours de la dernière décennie. Selon une recherche récente menée par le Dr Joe Goldblatt, CSEP (Certified Special Events Professional), les dépenses pour les événements spéciaux dans le monde entier sont de 500 milliards de dollars par an., Goldblatt est le fondateur de L’international Special Events Society (ISES), le directeur fondateur du programme de gestion D’événements à L’Université George Washington et co-auteur du dictionnaire International de gestion D’événements. « Il suffit de dire que le marché est assez grand pour soutenir et soutenir votre entreprise », explique Goldblatt. « Si vous travaillez dans une zone d’événements spéciaux, vous pouvez développer de nombreuses directions. Si vous venez d’entrer dans la profession des événements spéciaux, il y a un marché lucratif qui vous attend sur de nombreux fronts., »
ce Qu’il y a à l’intérieur
- Introduction
- marché cible
- coûts de démarrage
- opérations
- revenus et Facturation
- Marketing et ressources
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selon les recherches de Goldblatt, les bénéfices dans Il y a quelques années, Goldblatt dit, la marge bénéficiaire moyenne pour un entrepreneur de planification d’événements était d’environ 15 pour cent. Ses études les plus récentes, cependant, montrent que les marges bénéficiaires peuvent atteindre 40%., Il attribue la bonne santé de l’industrie à plusieurs facteurs, y compris l’amélioration de l’économie et la tendance des entreprises américaines à externaliser leurs fonctions de planification de réunions. Puisque vous n’êtes pas une start-up technologique qui enchérit pour les programmeurs, vous pouvez commencer sans beaucoup d’argent.
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Qu’est-ce que la planification D’événements?
cette question se décompose en deux questions: de quels types d’événements parlons-nous? Et, qu’est-ce que la planification d’événements?
tout d’Abord., D’une manière générale, les événements spéciaux ont lieu aux fins suivantes:
- célébrations (foires, défilés, mariages, réunions, anniversaires)
- éducation (conférences, réunions, remises de diplômes)
- Promotions (lancements de produits, rassemblements politiques, défilés de mode)
- commémorations (mémoriaux, événements civiques)
Cette liste n’est pas exhaustive, mais comme l’illustrent les exemples, les événements spéciaux peuvent être liés aux affaires, purement sociaux ou quelque part entre.
passons maintenant à la deuxième question: Qu’est-ce que la planification d’événements?,ng research
pourquoi les gens embauchent-ils des planificateurs D’événements?
cette question a une réponse simple: les individus trouvent souvent qu’ils manquent d’expertise et de temps pour planifier eux-mêmes les événements. Les planificateurs indépendants peuvent intervenir et accorder à ces événements spéciaux l’attention qu’ils méritent.
qui devient Organisateur D’événements?
Les planificateurs sont souvent des gens qui ont commencé dans un aspect particulier des événements spéciaux. Le propriétaire de L’entreprise, Martin Van Keken, avait une entreprise de restauration prospère avant de décider de planifier des événements entiers. Beaucoup d’autres planificateurs ont des histoires similaires., Cela explique pourquoi les planificateurs coordonnent souvent non seulement des événements entiers, mais peuvent, en outre, fournir un ou plusieurs services pour ces événements.
les planificateurs d’Événements peuvent également avoir commencé la planification d’événements pour d’autres entreprises avant de décider de se lancer en affaires pour eux-mêmes. Joyce Barnes-Wolff a planifié des événements internes pour une chaîne de vente au détail pendant 11 ans, puis a travaillé pour une autre entreprise de planification d’événements avant de se lancer seule.
devenir certifié
envisagez d’obtenir un diplôme ou un certificat d’une université locale en planification ou en gestion d’événements., Une liste des collèges et universités offrant des possibilités d’éducation dans ce domaine est disponible auprès de Meeting Professionals International (MPI).
envisagez également de devenir CSEP (Certified Special Events Professional) ou CMP (Certified Meeting Planner). Ces désignations sont données par ISES et MPI, respectivement. De nombreuses sociétés et certains membres du grand public recherchent ces désignations lors de l’embauche de planificateurs. En raison de la recherche et de l’étude qu’il faut pour devenir un CSEP ou un CMP, les clients savent que ces planificateurs sont des professionnels.,
marché cible
le marché des entreprises
D’une manière générale, il existe deux marchés pour les services de planification d’événements: corporate et social. Le terme « entreprise » comprend non seulement les entreprises, mais aussi les organismes de bienfaisance et les organisations à but non lucratif. Les organismes de bienfaisance et les organisations à but non lucratif organisent des collectes de Fonds de gala, des réceptions et des compétitions sportives, entre autres événements, pour élargir leur base de soutien public et collecter des fonds., Des milliers de ces événements se produisent chaque année, et bien que les grands nécessitent une expérience spécialisée en planification d’événements, vous pouvez trouver des événements locaux plus petits pour commencer.
Ce qui est à l’Intérieur
- Introduction
- Marché Cible
- les Coûts de Démarrage
- Activités
- des Revenus et de la Facturation
- le Marketing et les Ressources
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Les entreprises d’accueil des salons, des conventions, de la société des pique-niques, des fêtes et des réunions pour les membres du personnel, membres du conseil d’administration ou des actionnaires., Il existe un marché énorme pour ce type d’événements. Selon L’étude D’importance économique 2012 du Conseil de L’industrie de la Convention, 1,83 million de réunions d’entreprise/d’affaires, salons professionnels, conventions, etc. a eu lieu dans les seuls états-UNIS.
le marché Social
les événements sociaux comprennent les mariages, anniversaires, fêtes d’anniversaire, bar et bat mitzvahs, Sweet 16 parties, fêtes d’enfants, réunions et ainsi de suite. Vous pouvez décider de gérer tous ces événements ou simplement vous spécialiser dans un ou plusieurs d’entre eux.,
le marché des événements sociaux, en particulier les anniversaires, devrait continuer à augmenter au cours des prochaines années, à mesure que les baby-boomers mûriront. Ce groupe a des enfants qui se marient, des parents qui célèbrent des anniversaires d’or et leurs propres anniversaires de mariage en argent à commémorer.
les Coûts de Démarrage
Combien d’argent aurez-vous besoin pour commencer votre planification d’un événement d’entreprise? Cela dépendra du coût de la vie dans la région que votre entreprise dessert et si vous travaillez à domicile ou louez un espace de bureau., Cela dépendra également, dans une moindre mesure, de vos propres choix de goût et de style de vie.
gardez à l’esprit que lorsque vous travaillez à domicile, vos coûts seront bas, vous ne pouvez pas démarrer, mais la plus petite entreprise de planification d’événements sur un pied d’égalité.
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- coûts de démarrage
- opérations
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Ce tableau répertorie les coûts de démarrage de deux services hypothétiques de planification d’événements., La première entreprise est basée à domicile et n’a pas d’employés. L’entreprise haut de gamme occupe 1 000 pieds carrés de bureaux. Le propriétaire / gestionnaire de cette entreprise emploie un planificateur junior à temps plein et un comptable à temps partiel, ainsi que des Employés temporaires qui s’occupent du travail de bureau et qui peuvent aider à préparer divers événements. Les deux propriétaires tireront leur revenu du bénéfice net avant impôt. Chaque année, ces entreprises auront des revenus bruts de 85 000 $et de 250 000 respectively, respectivement. Le tableau de démarrage répertorie les coûts de pré-ouverture pour les entreprises.,
Activités
Quelques-uns, le cas échéant, les planificateurs d’événements ont de 9 à 5 emplois. De par sa nature même, la planification d’événements a tendance à impliquer des soirées, des week-ends, des vacances et parfois même des saisons spécifiques. Combien de temps vous devez vous engager à travailler dépendra, encore une fois, sur la spécialisation que vous choisissez.
en règle générale, les événements sociaux impliquent plus de week-ends et de jours fériés que les événements d’entreprise. Certaines régions du pays et certains types d’événements ont des saisons « on » et « off »., Cependant, quelle que soit votre spécialisation (à l’exception des fêtes pour jeunes enfants), vous pouvez compter sur le fait de travailler au moins certains soirs pour coordonner et superviser les événements. La planification de ces événements, cependant, se fera principalement pendant les heures d’ouverture.
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Voici les principales tâches que Vous Recherche., La meilleure façon de réduire les risques (quel qu’en soit le type) est de faire vos devoirs. Pour les grands événements, la recherche peut signifier s’assurer qu’il y a une demande pour l’événement en menant des sondages, des entrevues ou des recherches de groupe de discussion. Si vous êtes nouveau dans l’industrie de la planification d’événements, la recherche peut plutôt signifier trouver tout ce que vous pouvez sur les fournisseurs et les fournisseurs. La recherche peut également signifier parler à d’autres planificateurs qui ont produit des événements similaires à celui sur lequel vous travaillez. Ou vous pouvez vous retrouver à lire sur des questions de coutume et d’étiquette, surtout si vous n’êtes pas familier avec un type particulier d’événement.,
quel que soit le type d’événement que vous planifiez, la recherche devrait inclure de poser à votre client beaucoup de questions et d’écrire les réponses. Interviewer un client peut ne pas être ce que vous pensez immédiatement comme une recherche. Cependant, poser trop peu de questions ou ne pas écouter adéquatement les réponses d’un client peut compromettre le succès de l’événement que vous planifiez.
- Design. Votre créativité entre en jeu dans la phase de conception de la planification de l’événement, au cours de laquelle vous esquissez la « sensation » et le « look » globaux de l’événement., C’est le moment de réfléchir, seul ou avec vos employés. C’est aussi le moment de sortir et de regarder à travers votre fichier d’idée. (Vous en avez un, n’est-ce pas? Sinon, lisez la suite et prenez des notes.) N’oubliez pas de consulter votre cahier pour les réponses du client aux questions que vous avez posées dans la phase de recherche. Ces réponses, en particulier celle concernant le budget de l’événement, vous aideront à vérifier minutieusement la faisabilité de chaque idée, de préférence avant de la Suggérer au client.
- Proposition., Une fois que vous avez interviewé le client et fait un brainstorming préliminaire, vous devriez avoir suffisamment d’informations pour préparer une proposition. Sachez que la production d’une proposition est longue et potentiellement coûteuse, surtout si vous incluez des photographies ou des croquis. Notez que seules les grandes entreprises produisant des événements haut de gamme peuvent se permettre de fournir aux clients des propositions gratuites. Vous devriez recevoir des frais de consultation (elle suggère environ 150$), qui peuvent être appliqués à l’événement d’un client s’il vous embauche.
- organisation., Au cours de cette phase décisionnelle intensive, vous louerez le site, embaucherez des fournisseurs et prendrez soin de plus de détails que vous ne le croyez possible. Vous serez au téléphone jusqu’à ce que votre oreille soit engourdie. Mais avant de faire cela, assurez-vous d’avoir une personne de contact (le client ou une personne agissant au nom du client) avec qui vous discuterez de toutes les décisions importantes. Avoir une personne désignée aide à s’assurer que les lignes de communication restent ouvertes. En outre, les événements sociaux en particulier souffrent parfois du syndrome » trop de cuisiniers »., Avoir un contact désigné vous aide à éviter d’être pris au milieu de désaccords entre les participants à l’événement.
D’une manière générale, plus l’événement est important, plus il faut de temps pour le planifier. Les grandes conventions sont prévues des années à l’avance. Bien que vous ne puissiez pas organiser d’événements à une telle échelle, vous devez prévoir au moins quelques mois pour des événements tels que des pique-niques d’entreprise, des réunions ou de grandes fêtes.
- la Coordination. Après avoir fait les plans initiaux, tournez votre attention sur chacune des activités qui font partie de l’événement global., À ce stade, votre objectif est de vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. De bonnes compétences en communication sont importantes. Assurez-vous que tous les fournisseurs ont au moins une idée générale du calendrier global de l’événement. Encore plus important, les fournisseurs doivent être clairs sur ce qui est attendu d’eux, et quand. Les heures d’arrivée des fournisseurs doivent apparaître dans les contrats, mais vérifiez quand même ces heures. Il s’agit d’une période de » vérification et revérification ». Assurez-vous que tous les membres de votre personnel connaissent leurs rôles.
- évaluation. Le test évident, et dans un sens le plus important, du succès d’un événement est la satisfaction du client., Le but, bien sûr, est de se retrouver avec un client qui chantera vos louanges dans la rue, en le criant depuis les toits. C’est le client qui vous embauchera à nouveau, et qui fournira cette célèbre publicité de bouche à oreille pour vous.
Il existe plusieurs autres façons d’évaluer le succès d’un événement., Vous pouvez embaucher un consultant en planification d’événements; demander à quelqu’un qui organise des fêtes extrêmement réussies d’observer votre événement; planifier une table ronde après l’événement avec vos employés; obtenir les commentaires d’autres professionnels de l’industrie travaillant à l’événement, comme le traiteur ou le barman; ou sonder les invités pendant ou après l’événement.
Revenu & Facturation
L’objectif de la tarification d’un service est la marque de votre matériel et de main d’coûts suffisamment pour couvrir les frais généraux, et de générer un profit acceptable., Les propriétaires d’entreprise pour la première fois échouent souvent parce qu’ils évaluent leurs services trop bas sans le savoir. Selon le Dr Joe Goldblatt, expert de l’industrie et auteur, les frais sont généralement déterminés par trois facteurs:
- segment de marché desservi. Les événements sociaux ont une structure tarifaire différente des événements d’entreprise. Dans l’industrie des événements sociaux, les planificateurs reçoivent généralement des frais pour leurs services, plus un pourcentage de certains ou de tous les frais des fournisseurs. Les deux flux de revenus produisent suffisamment de revenus pour un profit., Dans l’industrie des événements d’entreprise, cependant, les planificateurs facturent généralement des frais pour leurs services, plus des frais de manutention pour chaque article qu’ils contractent. Par exemple, un planificateur achète des fleurs auprès d’un fleuriste, les marque (généralement 15%) et facture ce montant au client. Une autre possibilité est un montant forfaitaire, ou » frais de projet », souvent utilisé lorsque l’événement est important et que la société souhaite recevoir un montant » à ne pas dépasser ».
- l’emplacement Géographique. Les frais sont plus élevés dans le nord-est des États-unis, par exemple, que dans le sud-est. Cette différence reflète la variation du coût de la vie., En outre, les régions du pays qui ont des saisons bien définies et hors saison basent leurs prix en partie sur la saison dans laquelle ils se trouvent.
- expérience et réputation du planificateur d’événements. Si vous débutez dans l’industrie, il est raisonnable de facturer moins pour vos services de planification pendant que vous acquérez de l’expertise.
comment, demandez-vous, les frais de service mentionnés ci-dessus sont-ils calculés? Les planificateurs d’événements que nous avons interviewés évaluent leurs honoraires à l’acte (le coût total pour le client) en utilisant une méthode « coût plus »., Ils sous-traitent la main-d « œuvre, fournitures et matériaux impliqués dans la production d » un événement et facturent à leurs clients des frais de service d « environ 10 à 20 pour cent du coût total de l » événement, avec 15 pour cent étant une moyenne approximative.
Marketing et ressources
La publicité imprimée couvre un large éventail, allant d’une publicité gratuite—ou peu coûteuse—des pages jaunes à une annonce dans une publication nationale brillante coûtant des dizaines de milliers de dollars. Même aujourd’hui dans l’ère en ligne, la plupart des planificateurs conviennent qu’une annonce dans les Pages jaunes a un bon sens commercial., Une publicité en ligne, indiquant simplement le nom de votre entreprise, est souvent fournie gratuitement lorsque vous connectez votre téléphone (si vous avez une ligne fixe).
Vous pouvez également opter pour une publicité d’affichage. Ce sont les annonces plus grandes et bordées dans les Pages jaunes. Il y a des frais pour ceux-ci. Si vous choisissez un espace publicitaire plus grand, assurez-vous d’inclure votre logo. Vous pouvez également envisager de la publicité dans votre journal local. De nombreux journaux publient périodiquement (peut – être trimestriellement) des sections spéciales pour les futurs mariés., Ce sont de bons véhicules pour promouvoir votre entreprise de planification d’événements si vous prévoyez de faire une consultation de mariage.
ce Qu’il y a à l’intérieur
- Introduction
- marché cible
- coûts de démarrage
- opérations
- revenus et Facturation
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Dallas planner David Granger est d’accord. Le problème, note-t-il, est que les clients ont besoin de voir ce que vous faites, et une annonce word n’accomplira pas cela. Il recommande de réseauter et de se faire des amis dans l’industrie., De cette façon, dit-il, » les gens vous connaissent, vous font confiance. Ils veulent l’honnêteté et l’intégrité. »
Le réseautage peut aider votre entreprise de deux façons. Si les gens vous ont rencontré et savent quels services vous offrez, ils peuvent vous référer des affaires ou utiliser votre service eux-mêmes. En outre, le réseautage avec les hôtels, les traiteurs, etc. vous donnera l’occasion de rencontrer certaines des personnes dont vous pourriez avoir besoin pour planifier des événements.
bien que le réseautage et le bouche-à-oreille soient les stratégies les plus courantes de l’industrie pour acquérir des clients, les formes traditionnelles de publicité ont leurs usages., Une carte ou une brochure distinctive envoyée à une liste de diffusion ou à des entreprises locales peut attirer de nouveaux clients. Une petite annonce dans un magazine d’affaires peut aider à construire la reconnaissance du nom. Un site web sur internet peut vous permettre d’attirer des clients qui ne répondent pas à d’autres formes de médias.,a Evans
possibilités D’éducation
- Convention Industry Council
- George Washington University Tourism and Hospitality Management
- International Special Events Society
logiciel de planification D’événements
Il existe des centaines de types de logiciels de planification d’événements, allant des forfaits peu coûteux et basiques aux logiciels développés pour la planification et la gestion de conventions et de salons professionnels à grande échelle. Ce logiciel varie en prix de 100 $à des milliers de dollars., À mesure que votre entreprise se développe, vous devrez déterminer les types de logiciels dont vous aurez besoin. Découvrez Capterra pour une ventilation complète des meilleurs logiciels de gestion d’événements tels que Eventbrite, Regpack, Grenadine Events, SimpleTix et bien d’autres.
