c’est vendredi après-midi. Vous avez vérifié avec votre équipe, vos projets sont sur la cible, et vous êtes prêt pour la semaine prochaine. Votre week-end radieux.
Soudain, votre patron vient à votre bureau avec de nouvelles passionnantes. Vous dirigerez le prochain grand projet multi-équipes avec un client clé, et le coup d’envoi est la semaine prochaine. C’est une excellente nouvelle, mais maintenant, ce spectre plane sur votre week-end. Vous devrez organiser le projet dès que possible, mais avec autant de parties prenantes impliquées, par où commencer?,
le processus de planification des projets peut être délicat, d’autant plus que les projets deviennent plus complexes. Selon Forbes, 25% des projets technologiques échouent carrément, ce qui est une statistique lamentable pour les chefs de projet. La bonne nouvelle est que vous n’avez pas besoin d’être un expert en gestion de projet — ou de sacrifier votre week — end-pour planifier un lancement de projet réussi dans un court laps de temps. Vous avez juste besoin de comprendre les 8 étapes simples de la rédaction d’un plan de projet.,
comment rédiger un plan de projet en 8 étapes faciles
Étape 1: expliquer le projet aux principales parties prenantes, définir les objectifs et obtenir l’adhésion initiale
la première étape de tout projet consiste à définir le « quoi” et le « pourquoi”. Les principaux intervenants ont l’influence et le pouvoir de déterminer si un projet est réussi, et leurs objectifs doivent être atteints. Même si le projet vient du PDG lui-même, vous avez toujours besoin de leur adhésion.
utilisez cette conversation initiale pour vous aligner, définir des objectifs et déterminer la valeur du projet., Dans cette partie du processus de planification du projet, discutez des besoins, des attentes et établissez des niveaux de référence pour la portée, le budget et le calendrier du projet. Cela crée une base solide pour votre plan de travail de projet. Envisagez d’utiliser un modèle de plan de projet pour commencer. Venngage propose plus de 30 modèles de plans de projet pour visualiser votre stratégie et assurer la réussite de votre projet.
les Questions que vous devriez envisager d’examiner avec les parties prenantes:
- Comment écrire un plan de projet qui s’aligne avec les objectifs de l’entreprise?
- qu’attendent les parties prenantes?, Ce qu’on attend d’eux?
- Comment mesurerez-vous le succès?
- Quels sont vos ressources?
- Quels sont les actifs ou les livrables attendus de ce projet?
Étape 2: énumérer les objectifs, aligner les okr et décrire le projet
selon les dirigeants, l’absence d’objectifs clairs explique 37% des échecs du projet. Sans objectifs clairs, vous constaterez que les exigences, les tâches et les délais que vous définissez pour votre plan de travail de projet n’ont rien qui les ancre., Mais maintenant que vous avez une liste des besoins clés des parties prenantes et leur adhésion, commencez à les attribuer aux objectifs et aux okr. Les okr sont une technique de planification et d’établissement d’objectifs rendue célèbre par Intel et Google. Votre projet doit s’aligner sur les okr de votre équipe et de votre entreprise.
essayez d’écrire les objectifs du projet dans un tableau de plan de projet et connectez-les aux exigences des parties prenantes qu’ils répondent. À partir de là, construisez la structure, les jalons et les tâches nécessaires pour atteindre ces objectifs., Les jalons peuvent définir des points d’enregistrement tout au long du projet afin que chacun soit clair sur les progrès, les attentes et le moment où ils seront mesurés.
Étape 3: Créer un document de portée de projet
maintenant que vous avez le projet décrit, vos tâches alignées sur les objectifs et l’adhésion de l’équipe, il est temps de créer un document de portée de projet détaillant les éléments du projet que vous avez énumérés à l’étape 2.
examinez chaque livrable et définissez la série de tâches qui doivent être accomplies pour accomplir chacun., Pour chaque tâche, déterminez le temps qu’elle prendra, les ressources nécessaires et qui sera responsable de l’exécution. Finalisez et enregistrez les détails du projet afin que chacun ait une seule source de vérité. Rendez le document facilement partageable, comme dans votre outil de gestion de projet, afin de réduire les risques de mauvaise communication coûteuse.,
bien que la préparation de la documentation sur la portée du projet et le calcul de la valeur acquise devraient être une pratique courante, 1 gestionnaire de projet sur 4 interrogé dans le cadre de L’enquête sur L’État de la gestion de projet de Wellingstone a déclaré qu’il ne préparait « jamais” ou « parfois” des documents En créer un vous permet de vous démarquer de la foule et aide tout le monde à rester sur la même longueur d’onde.
Étape 4. Créez un calendrier de projet détaillé
avec vos objectifs, tâches et jalons déjà définis pour vous, il est temps de commencer à brancher votre projet dans un calendrier., Un diagramme de Gantt est un outil pratique qui vous aide à visualiser facilement la chronologie de votre projet. Il s’agit d’une chronologie interactive qui vous donne une vue complète de l’avancement du projet, de la portée du travail et des dépendances.
les Dépendances sont des tâches qui doivent être accomplies avant que d’autres tâches peuvent commencer. Lorsque vous tracez des tâches, utilisez des sous-tâches pour vous aider à diviser les plus grandes en plus petites. Cela peut faire des rapports (vous pouvez consulter notre guide sur la façon de rédiger un rapport de gestion de projet!) et la gestion des ressources plus facile., Définissons chacune:
- tâches: les tâches individuelles que les gens doivent effectuer pour atteindre vos objectifs.
- sous-Tâches: pas plus de quelques jours chacune, celles-ci vous aident à prendre une tâche et à la décomposer en étapes plus petites qui termineront la tâche plus grande.
- jalons: phases ou événements majeurs de votre projet qui aident à briser le projet. Utilisez les jalons comme points d’enregistrement tout au long du projet.
Conseil de Pro: vous voulez un petit secret?, Lorsque vous les configurez, ajoutez des coussins aux tâches clés, de sorte que vous avez une marge de manœuvre pour les exercices d’incendie ou les goulots d’étranglement inattendus — par exemple si un client a besoin de plus de temps pour examiner ou si un membre de l’équipe appelle malade. Dans un monde parfait, certaines tâches peuvent prendre un jour. Alors peut-être que vous en faites deux dans votre plan. Pas besoin de donner à chaque tâche un coussin bien. Pesez les risques et ajoutez-les là où cela a le plus de sens. Futur vous vous remercierez.
Étape 5: Définir les rôles, les responsabilités et les ressources
Les ressources sont les personnes, l’équipement ou l’argent nécessaires à la réalisation d’un projet., Une fois que vous avez sélectionné vos outils et obtenu un budget, n’oubliez pas vos employés. Même les gens qui savent déjà écrire un plan de travail de projet et l’ont fait cent fois peuvent sous-estimer leurs besoins en main-d’œuvre.
un graphique RACI vous aide à déterminer précisément qui fera quoi pour votre projet. Il s’agit d’une matrice de toutes les tâches d’un projet, associée aux responsables (chargés de terminer le travail), responsables (ayant un droit de veto/oui/non), consultés (doivent approuver ou contribuer) et informés (doivent connaître l’action ou la décision)., Trouvez tout ce que vous devez savoir sur les graphiques RACI ici.
Comme vous commencez à assigner des tâches, assurez-vous de prendre en considération la bande passante. Clarifier les responsabilités et les attentes de chaque personne. Gardez à l’esprit que 95% des travailleurs déclarent travailler sur plusieurs équipes ou projets simultanément et que si les projets ne sont pas alignés, les charges de travail deviennent trop stressantes pour les équipes., Le Stress amène environ 50% des travailleurs à commencer à chercher un autre emploi et 25% à quitter complètement leur emploi actuel, selon notre récent rapport sur L’épidémie de Stress.
lorsque vous planifiez votre projet, réfléchissez à la façon dont vous filtrerez les demandes entrantes qui ont un impact sur le calendrier ou le budget du projet. Il est impératif de savoir comment calculer la valeur acquise pour surveiller le niveau de travail effectué sur un projet par rapport au plan., Pour les chefs de projet, des outils tels que Wrike Resource peuvent vous aider à visualiser les tâches de votre projet du point de vue du flux de travail de l’équipe, vous donnant la visibilité et la flexibilité nécessaires pour équilibrer les charges de travail.
Étape 6: définir le processus de communication et d’enregistrement
selon McKinsey, les employés passent près de 20% de la semaine de travail à chercher et à recueillir des informations. En plus de cela, une communication et une collaboration inefficaces sont deux des principales causes de stress sur le lieu de travail., Lorsque les parties prenantes doivent fouiller dans des pages d’e-mails ou Demander constamment des mises à jour, elles sont frustrées et la motivation diminue.
atténuez la frustration en hébergeant tous les éléments du projet — comme les actifs, les conversations, les tâches, les dates d’échéance, les mises à jour, les rapports — dans un seul emplacement, comme un outil de collaboration. Cela facilite le suivi des progrès, le partage des mises à jour et les modifications. Définissez comment chacun doit communiquer tout au long du projet et conservez-le dans un seul outil afin que tout le monde puisse accéder à l’information.,
Étape 7: planifiez que cela ne se passe pas comme prévu
même si vous êtes un expert et savez déjà comment écrire un plan de projet, la vérité est que tous les projets ont des rebondissements — c’est ce qui les rend amusants. Vous vous êtes donné une certaine marge de manœuvre pendant le processus de planification, vous vous êtes assuré que tout le monde connaissait son rôle et vous avez mis en place la communication.
Mais avant de vous lancer, asseyez-vous et identifiez les problèmes potentiels tels que les vacances à venir pour les membres de l’équipe, les vacances ou les équipes externes qui pourraient être impliquées., Configurez une chaîne de commandement claire et répertoriez les contacts clés au sein du projet. Communiquez dès le départ sur les risques afin que toute l’équipe puisse être prête à les affronter ensemble.
Étape 8: lancer une soirée de lancement!
tout projet réussi a besoin d’un coup d’envoi. Organisez une réunion rapide avec les principales parties prenantes et établissez un ordre du jour clair. Votre objectif devrait être de mettre tout le monde sur la même page avec les objectifs, les rôles, le processus et la chronologie. Votre agenda devrait inclure tout ce sur quoi vous vous êtes concentré dans les étapes ci-dessus:
- définissez les objectifs du projet et la valeur qu’ils apportent.,
- énumérez les actifs que le projet DEVRAIT fournir.
- établissez le lien entre les exigences des parties prenantes et les tâches du projet.
- affiche la chronologie (diagramme de Gantt) du projet afin que tout le monde puisse voir les dépendances et connaître les dates attendues.
- décrire les rôles et les responsabilités de chaque intervenant.
- examinez comment et où tout le monde communiquera tout au long du projet, où ils peuvent aller pour obtenir des informations — comme votre document de portée — et qui appeler pour les questions.
- discutez des risques et assurez-vous que l’équipe est prête.,
- obtenez cet engagement final!
astuce Bonus: vous n’avez pas à partir de zéro à chaque fois! Maintenant que vous savez comment écrire un plan de projet que jives avec votre équipe, vous pouvez copier votre plan de projet dans un modèle à utiliser encore et encore. Au fur et à mesure de votre croissance, vous pouvez créer plusieurs modèles pour des types spécifiques de plans de travail de projet. Commençons tout de suite, avec ces modèles de plan de projet d’échantillon gratuit.
Arriver à « La Fin”
on dirait que votre week-end est sauvé! Vous êtes les bienvenus., Vous êtes maintenant habilité avec le processus de planification de projet et, après cela, vous aurez un modèle de plan de projet simple pour vous aider à mener votre prochain projet à la réussite — et le prochain après cela. En fait, tous ces projets complexes deviendront si faciles, peut-être que vous commencerez à vous sentir comme si vous étiez en vacances. Droit?
maintenant que vous maîtrisez la rédaction d’un plan de projet, voici les meilleurs conseils de gestion de projet pour aider votre équipe à travailler plus efficacement.
