Lorsqu’une exigence commerciale complexe a été définie, une entreprise est alors prête à trouver un fournisseur pour répondre aux exigences. La première étape pour trouver un fournisseur consiste à créer et à envoyer une demande de proposition (DP). Le document de la DP doit contenir en détail tous les aspects des exigences commerciales et ce que la Société exige d’un fournisseur potentiel pour satisfaire aux exigences spécifiées dans la DP., Le fournisseur produira une soumission en fonction de sa compréhension des exigences spécifiées dans la DP, et les soumissions concurrentes seront évaluées pour produire soit la sélection du fournisseur gagnant, soit une liste restreinte de fournisseurs qui feront ensuite des présentations à la société.
définition du document de demande de propositions
le document de DP est crucial pour obtenir un fournisseur capable de répondre aux exigences commerciales d’un client., Si le document présente des lacunes, que ce soit en raison d’exigences ambiguës, d’exigences manquantes ou d’exigences déraisonnables imposées au fournisseur, le processus de DP entraînera des soumissions incomplètes ou, dans certains cas, aucune soumission. Les fournisseurs ne sont pas tenus de soumettre des soumissions à chaque DP qu’ils reçoivent, et même s’ils peuvent satisfaire aux exigences de la DP, ils peuvent ne pas avoir la capacité de fournir les exigences en temps opportun. Le plus tard est souvent trouvé lorsqu’un client envoie des appels d’offres à des fournisseurs plus petits qui peuvent être des leaders dans leur domaine, mais qui n’ont pas les moyens ou la capacité de répondre aux besoins du client.,
chaque appel d’offres sera différent en fonction des exigences qui ont été définies et des besoins spécifiques du client. Même au sein d’une même entreprise, un document de DP peut différer en fonction des exigences principales. Pour certains appels d’offres, l’accent peut être mis sur le prix, tandis que d’autres peuvent se concentrer sur les délais de livraison ou les exigences de qualité pour les articles nécessaires.
Caractéristiques spécifiques du Document de DP
certaines caractéristiques du document de DP sont requises., Par exemple, chaque DP devrait avoir une date et une heure précises à laquelle le client exige que tous les fournisseurs potentiels aient soumis une soumission. Si des offres sont soumises après cette date, elles doivent être rejetées. Si un fournisseur ne peut pas soumettre une offre à temps, cela pourrait indiquer un problème possible avec l’organisation et peut-être des problèmes de livraison.
Cependant, le client doit donner des fournisseurs suffisamment de temps pour soumettre une offre., Si les exigences sont particulièrement complexes, les fournisseurs peuvent avoir besoin de constituer une équipe d’intervention pour ventiler les exigences en domaines qu’ils peuvent comprendre, puis assembler une offre. Si le délai défini dans la DP est trop court, les réponses peuvent être précipitées et les fournisseurs peuvent deviner la complexité du projet, plutôt que de le comprendre pleinement. Cela entraînera des soumissions inexactes et un processus de DP gaspillé.
le document de DP devrait indiquer le processus si les fournisseurs ont des questions supplémentaires sur les exigences spécifiées dans la DP., Les fournisseurs ne devraient pas être autorisés à appeler le client, car cela peut conduire à ce qu’un fournisseur reçoive des informations supplémentaires qui lui donnent un avantage concurrentiel. Il est préférable d’organiser une conférence téléphonique afin que les représentants de chaque fournisseur peut demander et écouter les questions adressées au client. Cela garantit une équité dans le processus d’appel d’offres.
un document de DP doit également spécifier clairement le format de la réponse de la DP du fournisseur. Si cela n’est pas clairement défini, des réponses seront envoyées dans des formats différents et il serait impossible de comparer les offres des fournisseurs., Le format de réponse doit indiquer ce qui est exigé du fournisseur dans chaque section, comme les références, les curriculum vitae des membres potentiels de l’équipe, un document indiquant aux fournisseurs la compréhension des exigences et un format pour la tarification. Si chaque fournisseur respecte le bon format de réponse, cela facilitera la comparaison des offres.,
