¿Qué tan efectiva es tu lista de tareas? ¿Te ayuda a planificar tu día? Ayuda a priorizar? ¿O es una lista interminable de cosas que te sientes culpable por no haber hecho todavía y ahora no vas a hacer ninguna de ellas?
una buena lista de tareas debe servirle. No deberías estar a su merced.
una buena lista de tareas le dará forma a su día y le ayudará a concentrarse en las cosas que son más importantes para usted. Entonces, ¿cómo lo haces? Sus tareas deben ser concisas y específicas. No puedes tratar de meterte demasiado en un día., También es necesario hacer más de una lista.
con las estrategias adecuadas, una lista de tareas pendientes puede ayudarte a lograr objetivos más grandes. Se trata de identificar esos objetivos y dividirlos en sus partes componentes. Cuando las piezas son lo suficientemente pequeñas, pueden terminar en su lista de tareas diarias.
esto es lo que necesitas saber para que tu lista de tareas funcione para ti.
elija la aplicación correcta (o Use Paper)
el primer paso para hacer una mejor lista de tareas es decidir dónde guardarla, ¡y no hay nada malo con paper! Si una lista de papel funciona para ti, genial., Una simple hoja de cálculo o documento de procesamiento de texto también está bien.
dicho esto, las aplicaciones de tareas pendientes tienen varias ventajas sobre el papel:
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Las aplicaciones tienen recordatorios integrados.
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Las listas digitales son más fáciles de editar.
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no puedes perder una lista digital guardada en la nube.
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Puede cambiar la forma en que ve sus tareas, como por prioridad, por fecha de vencimiento o alfabéticamente.
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pueden ser colaborativos; puedes asignar tareas a otras personas y recibir notificaciones cuando las completen.,
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Puedes elegir una aplicación de Lista de tareas con características que te motiven, ya sea un diseño hermoso o una experiencia gamificada.
¿Qué aplicación es la mejor? Hay tantas aplicaciones de Lista de tareas para elegir. Podrías perder un día entero explorando todas las opciones. He probado muchos de ellos, y los que más recomiendo son Todoist, Any.do, Asana, y cosas.
elige algo que te hable., Algunas otras opciones que son geniales en ciertas circunstancias son Google Tasks para integrarse con las aplicaciones de G Suite, Microsoft para hacer si usas Microsoft Office o Windows 10, Habitica si te gusta la gamificación, y OmniFocus para aquellos que agregan mucho detalle a sus tareas. Trello es técnicamente una aplicación kanban, pero es una buena opción si eres una persona muy visual.
Hay tantos otros. Si nada de esto te gusta, pregúntale a tus amigos qué usan.
hacer más de una lista
muy pocas personas que son buenas listas de tareas pendientes tienen solo una., Todas las grandes aplicaciones de tareas pendientes le permiten hacer múltiples listas. Comience con algunos que son fáciles y obvios, como el trabajo, Personal y doméstico.
También puedes hacer una lista de cosas que te gustaría hacer algún día.
tener más de una lista te ayuda a concentrarte. Cuando estás en el trabajo, no quieres distraerte con tu lista personal. Cuando estás en casa, no quieres estar agobiado pensando en tus responsabilidades laborales.
¿Qué más necesitas? Una lista de compras? ¿Una lista de tareas para niños? Puede agregar nuevas listas o cambiarles el nombre en cualquier momento.,
agregar nuevas tareas lo más rápido posible
Cuando una nueva tarea aparezca en su cabeza, escríbala en su lista de tareas pendientes lo más rápido posible. Cuando agrega tareas a su lista de tareas pendientes tan pronto como piensa en ellas, le impide pensar en ellas. Una vez que está escrito, ya no necesitas recordarlo.
si tu aplicación de tareas pendientes tiene algún tipo de atajo de teclado para agregar una nueva tarea, apréndelo. Si tu aplicación tiene un acceso directo de teléfono móvil, configúralo.
Asignar Fechas de Vencimiento
Cuando una tarea tiene una fecha de vencimiento, agregarlo. Las fechas de vencimiento le ayudan a priorizar.,
no todas las tareas necesitan una fecha de vencimiento dura y rápida, pero a veces ayuda agregarlas en su aplicación de todos modos. La asignación de fechas de vencimiento es efectiva por dos razones.
segundo, al dar fechas de vencimiento a las tareas, estás efectivamente planificando tu semana, lo cual es una excelente estrategia de gestión del tiempo.
Revise sus listas de tareas diarias
comience todos los días echando un vistazo a su lista de tareas «hoy» y evaluando si es razonable. Entonces revísalo.
Si tienes demasiadas tareas programadas para hoy y sabes que no las tendrás todas, te estás preparando para el fracaso.,
limítese a 3 y 5 tareas diarias
en promedio, marque entre tres y cinco tareas por día. Si inadvertidamente he programado 12 tareas para el día, sé que no llegaré a todas, lo que significa que tengo que volver a priorizar y cambiar algunas fechas de vencimiento. Si detecto este problema potencial antes de que comience mi día, puedo ajustarme en lugar de sentirme estresado por todas esas tareas que me hubiera gustado hacer y no hice.
¿Cuál es su límite de tareas diarias? Depende del tipo de tareas que escriba y de lo difícil que sea completarlas., Con el tiempo, si realiza un seguimiento de cuántas tareas marca Cada día (las mejores aplicaciones para hacer lo hacen por usted), aprenderá su máximo. Una vez que conozca su máximo, puede limitar sus tareas diarias a un número razonable.
cuanto más termines todas tus tareas del día, mejor Te sentirás sobre tus listas de tareas pendientes en general. Ese sentimiento positivo alimenta una sensación de productividad.
ponga tareas en su lista de tareas pendientes, no metas y objetivos
lo que escriba en su lista de tareas pendientes importa. Ponga tareas en sus listas, en lugar de objetivos y metas., Para hacer eso, tienes que saber la diferencia entre ellos.
Los objetivos son logros generales o resultados deseados. Suelen ser difíciles de cuantificar. Un ejemplo es » llegar a ser fluido en Hindi.»Poner eso en tu lista de tareas no sería muy efectivo.
Los objetivos son marcadores en el camino para alcanzar una meta. Es mucho más fácil confundirlos con tareas porque los objetivos son más específicos y cuantificables. Un ejemplo de un objetivo podría ser » tener una conversación en Hindi sobre mis películas favoritas.»
¿Qué son las tareas? Las tareas son las acciones que se toman para alcanzar un objetivo., Rompe un objetivo y tendrás tus tareas. Muy a menudo son eventos individuales (aunque pueden repetirse). Una tarea podría ser «aprender tres nuevos verbos Hindi» o » estudiar durante 30 minutos.»
Las tareas-no las metas u objetivos – son las que pertenecen a una lista de tareas pendientes.
Mantenga sus metas y objetivos separados
en un mundo perfecto, las tareas que realice cada día estarán en la búsqueda de sus metas más grandes. Si no, ¿por qué pierdes el tiempo haciéndolos? Necesitas saber cuáles son tus metas, pero no necesitas escribirlas en tu lista de tareas pendientes.
escribe tus metas y objetivos en otro lugar., Si tu lista de tareas pendientes tiene una sección de notas, ponlas allí. Si lleva un diario, puede escribir sus metas y revisarlas trimestralmente o anualmente. Consulte sus metas de vez en cuando, pero no deje que lo distraigan de las cosas específicas que necesita hacer hoy.
mire su lista de tareas a menudo
Una lista de tareas efectiva lo guía durante todo el día. Míralo al principio de la semana para planificar tu tiempo. Mira al principio del día para revisar su plan para el día., Míralo después del almuerzo para saber en qué más necesitas concentrarte el resto del día.
Cuando te sientes perdido en una tarea o necesitas un descanso de ella, mira tu lista de tareas pendientes para algo pequeño y fácil (una tarea menos exigente que no requiere un alto enfoque) que puedas abordar mientras tanto.
cuanto más mires tu lista, más confiarás en ella. Cuanto más confíes en él, menos tendrás que recordar qué tareas debes hacer. Cuanto menos tengas que recordar, más liberarás tu mente para enfocarte en la tarea en cuestión.,
haga que su lista de tareas pendientes sea escaneable
si observa su lista de tareas pendientes a menudo, como creo que debería, rápidamente se dará cuenta de lo útil que es ver lo que necesita de un vistazo.
Use un lenguaje ajustado o taquigrafía para escribir sus tareas. Muchas aplicaciones tienen calificaciones de prioridad o estrellas que puedes agregar que te permiten resaltar tareas cruciales. Codifica con colores tus tareas si eso ayuda. Aplique iconos que le den más información sobre la tarea, como si requiere una llamada telefónica o está relacionada con la atención médica., No importa lo rápido que mires tu lista de tareas pendientes, deberías poder obtener mucha información sobre lo que debes hacer.
el corazón de la productividad
una gran lista de tareas está en el corazón de la productividad personal. Es una gran alegría encontrar una aplicación de gestión de tareas y un proceso que funcione para usted. Marcar los elementos en su lista le da una sensación de logro y es un elemento clave para organizarse. Un sistema confiable de tareas pendientes hace la vida más fácil y menos estresante.,
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