50 Simples Pedido De Cotação (Modelos de Formulários)

pedido de orçamento também conhecido como uma RFQ é um tipo de documentação, onde uma entidade pede uma cotação de fornecedores para a realização de projetos específicos de tarefas. O modelo de pedido de cotação fornece todas as informações sobre os requisitos do projeto. Nele, o fornecedor iria discriminar os custos para cada fase do projeto., Isto permite à entidade que pediu o documento compará-lo com as outras ofertas de diferentes fornecedores.

Pedido de Cotações

o Que é a solicitação de cotação documento?,

quando uma empresa solicitadora sabe exatamente de que quantidade e qualidade de Serviços precisa, pedirá um pedido de modelo de cotação de diferentes fornecedores conhecidos como licitantes. As empresas utilizariam um modelo RFQ para adquirir serviços ou produtos off-the-shelf. A utilização de tal documento permitiria à empresa solicitadora comparar facilmente ofertas diferentes de uma vasta gama de fornecedores.quando necessário, uma empresa solicitadora enviará um pedido de cotação a muitos fornecedores que solicitem a apresentação das suas propostas de preços., Por exemplo, uma empresa quer comprar 300 computadores com velocidades de processamento específicas e tamanhos de disco rígido.

A empresa teria então de fazer um modelo RFQ e enviá-lo para diferentes fornecedores. Uma vez que precisam de um tipo específico de produto, é mais fácil para eles comparar as cotações que recebem dos proponentes.

tipicamente, um pedido de modelo de cotação contém quatro secções. Inclui as condições de pagamento, os factores que influenciarão a selecção da proposta, um prazo para a apresentação da proposta e outras informações relevantes necessárias para a contrapartida da proposta., After considering all of the quotes given by the vendors, the soliciting company will award the contract to the rightful vendor.

Request For Quote Templates

Quando usar o pedido de orçamento?

fazer uso do formulário de pedido de cotação torna o processo de solicitação mais fácil e eficiente., Isto porque a empresa solicitadora receberia apenas algumas respostas que incluem As citações ou estimativas dos potenciais fornecedores.

Quando você está considerando menos citações, isso significa uma redução no tempo de avaliação. Você só teria que considerar as cotações fornecidas por licitantes qualificados comparados em vez de a partir de um pool de licitantes não qualificados e qualificados.

uma citação que você recebeu em resposta ao pedido de citação que você deu não é considerada uma oferta. Isso significa que você não pode usar o documento como um contrato vinculativo., Ele contém apenas informações relevantes que você pode usar para fazer uma escolha a respeito de qual licitante ir com para as suas necessidades.

o Que é o RFQ processo?

o pedido de modelo de cotação é apenas uma aparência do processo RFQ., Este processo é uma operação muito comum que é realizada por Gerente de suprimentos e compras a cada dia. Embora seja comum, existem diferentes maneiras de executar o processo RFQ. Não importa como você planeja realizar o processo, você precisa seguir estas quatro fases principais:

• preparação
  esta é a primeira e a parte mais significativa do processo RFQ, portanto, você nunca deve apressar este passo. Ao longo de todo o processo, você deve gastar pelo menos metade do tempo nesta fase e a outra metade nas outras 3 fases., Durante esta fase, você precisa ser capaz de visualizar todo o processo RFQ do início ao fim. Ter este “grande quadro” em sua mente vai ajudá-lo a se concentrar em seu objetivo final.existem diferentes tipos de Rfq, tais como convidado, aberto, leilão reverso ou licitação selada. A maior parte das empresas gere as suas RFQ, convidando apenas os fornecedores pré-qualificados. Normalmente, você só convidaria 3 a 8 licitantes, dependendo da categoria.depois de ter determinado o tipo de RFQ que gostaria de executar, é hora de começar a preparar a documentação necessária., Os documentos utilizados para um RFQ são os que você enviaria para os participantes da oferta. Existem diferentes tipos de documentos que você pode preparar, mas os mais comuns incluem:
  Um convite, juntamente com uma descrição de sua empresa, os projetos, e outras informações relevantes de fundo. Além disso, exponha claramente o propósito do seu RFQ neste documento.
  os Termos e Condições Gerais para dar aos licitantes uma estrutura a seguir quando eles estão pensando em colocar uma licitação. Indicar claramente se os proponentes podem negociar as condições ou não.
  a pricing template for the bidders to follow., Fornecer este documento tornará mais fácil para você comparar as citações e determinar qual seria a melhor escolha para a sua empresa. Se você acha que é necessário, você também pode colocar um pedido para os fornecedores para dividir os preços de seus produtos ou serviços nos elementos de custo. Apenas certifique-se de definir a repartição de preços destes elementos de custo em seu modelo de preços.
  Um questionário junto com os requisitos para pré-qualificação. Estes são importantes para que seus licitantes saibam as qualificações exatas que eles precisam atender para que você vai considerá-los e sua oferta., Mais uma vez, os requisitos de pré-qualificação podem variar de acordo com a categoria.
  The awarding selection weights and criteria. Você quer manter a transparência ao longo de seu processo RFQ. Além disso, você quer que os participantes entendam o processo facilmente para evitar confusão. Portanto, você precisa incluir esta informação para tornar todos os licitantes conscientes. Distribuir esta informação também pode ajudar a reduzir quaisquer disputas que possam surgir depois de ter escolhido um vencedor.,
  depois de reunir toda a documentação que você precisa, você pode agora enviar todo o grupo de documentação RFQ para os potenciais participantes.
• Gestão
  durante todo o processo RFQ, certifique-se de tratar todos os participantes igualmente. Isso significa compartilhar todas as mesmas informações com todos eles e fazer as mesmas perguntas a todos os participantes.nunca divulgue qualquer informação relevante dada por seus licitantes, pois isso é contra a ética profissional., Se você quiser garantir total confidencialidade, existem alguns tipos de sistemas de E-procurement que têm uma funcionalidade de “oferta selada” que impede qualquer um de ver as ofertas completas. Em seguida, o sistema de licitação só se tornará público após o fim do prazo.
  Nos casos em que você não atingiu os objetivos de preço que você precisa na primeira rodada, você pode optar por ter uma segunda rodada que também é conhecido como um leilão reverso. Desta vez, porém, você só consideraria um número menor de participantes., Mas desta vez, você deve fornecer aos participantes o seu alvo de preço para dar-lhes uma melhor idéia do que você está procurando.
• Awarding
  This is the next most important step in the whole RFQ process. Durante esta fase, você tem que decidir sobre qual licitante você vai escolher. Neste momento, todo o esforço que colocastes na fase de preparação tornar-se-á muito valioso. Se você forneceu aos licitantes um modelo de preços, então é mais fácil para você comparar as licitações uns com os outros.,ao tomar a decisão final, é melhor envolver um grupo de pessoas em vez de decidir por conta própria. Por exemplo, você pode convidar alguns de seus stakeholders internos e permitir que eles usem critérios pré-definidos para a adjudicação da oferta.
  componha um memorando que inclui a informação sobre quantas propostas no total você recebeu, quantas dessas foram as propostas qualificadas, suas razões para desqualificar qualquer uma das propostas, os critérios de adjudicação, como cada um dos membros da Comissão de adjudicação votou, e a decisão final.,fechando depois de escolher o licitante final, Contate-os e marque uma reunião. Durante esta reunião, você pode finalizar os detalhes, fechar o negócio, e assinar o contrato escrito. Se você incluiu todos os documentos relevantes em sua documentação RFQ, esta fase não deve ser muito complicada. Caso contrário, poderá ter de passar por algumas negociações antes de chegar a um acordo final.

é uma boa prática informar todos os seus participantes sobre a sua escolha e não apenas o licitante que você escolheu como vencedor., No entanto, você só deve compartilhar as notícias após a fase de fechamento, e você já assinou o contrato de fechamento. Ao fazer isso, você pode manter suas opções abertas até que você tenha chegado a um acordo final com as melhores condições possíveis para você e o licitante.

RFQ Modelos

as desvantagens de um pedido de cotação

um modelo RFQ tem muitos benefícios. No entanto, este documento também vem com algumas desvantagens que você precisa saber sobre. Por um lado, uma vez que a empresa solicitadora seleccionará os proponentes, isto limita a concorrência. Isto, por sua vez, pode resultar em algumas irregularidades devido às respostas seletivas.além disso, o pedido seletivo pode levar à exclusão de certos vendedores e empresas., Por exemplo, mesmo se você vender o mesmo serviço ou produto, mas a um preço mais baixo, solicitar empresas pode nem mesmo entrar em contato com você para um RFQ.como mencionado anteriormente, uma resposta a uma RFQ não serve como um contrato vinculativo. Tens de ter muito cuidado ao lidar com o licitante. Se você escolher um licitador, certifique-se de chegar a um contrato ou uma ordem de compra que ambos irão assinar. Só porque o licitante que você quer escolher respondeu ao seu RFQ, isso não significa que você tenha um acordo feito., Para finalizar o contrato primeiro, obter tudo por escrito, e obter a assinatura para fechar o negócio feito oficialmente.