Se você possuir uma versão do Microsoft Office que inclui o Acesso (Office Professional 2010 é a versão mais atual), mas que você nunca usou, você está com vista para uma poderosa ferramenta para organizar e analisar dados de negócio. Vou mostrar-lhe como aproveitar ao máximo este programa de base de dados relacional.
você precisa de acesso se você tem Excel?,
quando você está trabalhando com listas simples, você não tem nenhuma razão para usar o Access, porque o Excel oferece ferramentas básicas para Tarefas como ordenação, filtragem e valores de computação. Quando você está trabalhando com dados complexos, no entanto, o acesso é o programa a usar. Embora você pudesse armazenar dados complexos na forma de lista no Excel, fazendo isso normalmente resulta em uma grande quantidade de duplicação de dados e o risco de erros de entrada de dados. Além disso, armazenar dados em forma de Lista requer que você use ferramentas especiais do Excel, tais como tabelas pivot, Para que você possa analisar e ver os dados de uma forma significativa., Não é o caso do acesso.
Aqui está uma situação do mundo real envolvendo dados complexos que é um bom candidato para ser armazenado e gerenciado no Access em vez de no Excel: digamos que seu negócio precisa manter registros sobre quais funcionários foram atribuídos ativos da empresa, tais como smartphones, Computadores, tablets, ou projetores de vídeo. Cada empregado pode ter qualquer número desses ativos em sua posse, e você precisa armazenar uma descrição e um número de identificação para cada dispositivo eletrônico que um empregado tem (você não precisa limitar seus dados a dispositivos eletrônicos, é claro).,
Se você criar esse sistema de manutenção de registos como uma lista no Excel, você poderia fazer isso de duas maneiras. Primeiro, você pode alocar uma linha em uma planilha para cada empregado e dedicar pares de colunas ao longo dessa linha para conter a descrição e ID para cada ativo que o empregado foi atribuído. Se uma pessoa tivesse 15 dispositivos, por exemplo, faria 30 colunas assim. Se uma pessoa tivesse apenas uma peça, precisaria de apenas duas colunas., Porque a quantidade de dados armazenados para cada empregado variaria, Procurando um item particular na planilha não seria fácil. Também não seria fácil ver os dados se alguém tivesse um monte de equipamentos, como você teria que configurar mais colunas do que iria caber confortavelmente na janela do Excel.
a outra maneira de organizar os dados no Excel é alocar uma linha na planilha para cada dispositivo eletrônico, mas esta configuração é tão complicada, embora por diferentes razões. Neste caso, você precisa repetir o nome de cada empregado e número de empregado para cada dispositivo em sua posse., Isso significa que você estaria inserindo repetitivamente os dados do empregado, e você acabaria com um monte de dados duplicados armazenados no arquivo Excel. E como a planilha seria difícil de trabalhar, há uma chance de que ao longo do tempo você ou um colega Digite alguns dados de funcionários incorretamente. Você pode acabar com o que se parece com dois funcionários diferentes, por exemplo, simplesmente porque alguém entrou em um registro de “Bill Smith” e alguém criou um segundo registro para a mesma pessoa que “Billy Smith.”
para tais cenários, o Access é uma ferramenta muito superior ao Excel., No Access, você criaria uma tabela (uma lista) de funcionários, com cada registro contendo o nome do empregado e número de identificação. Numa segunda tabela (outra lista), você introduz a descrição e o número de identificação para cada dispositivo, mais o número de identificação para qualquer empregado que esteja na posse desse item. O único duplicado de dados neste arranjo é o número de identificação do empregado, que serve para ligar as duas listas. Isto é o que é conhecido como um banco de dados relacional, e o Access torna esse banco de dados muito fácil de criar.
como criar uma base de dados no Access
primeiro, iniciar o acesso e escolher o ficheiro, Novo., Como vai construir esta base de dados do zero, escolha a base de dados em branco.
Table1 irá aparecer na tela. Clique em clicar em Adicionar, e digite detalhes para os dois primeiros funcionários fictícios: digite James, pressione Enter para se mover para a próxima coluna, e digite Smith., Pressione Enter duas vezes para se mover para a segunda coluna da segunda linha, e digite Peta, pressione Enter, e digite Harrison.
a tabela não tem cabeçalhos de colunas neste ponto, e você precisa alterar o desenho para que você possa usar os números de identificação do empregado. Para fazer estas alterações, carregue no menu Ver na página pessoal da barra de fitas e seleccione a opção desenhar. Quando a janela Gravar Como aparecer, escreva os empregados como o nome da tabela (na página por baixo da barra de menu) e carregue em OK.,
Once in Design View mode, type Employenumber in place of the ‘ID’ field name. Carregue na tecla Tab e, na lista do tipo de dados, escolha o número. Mudar o ‘campo 1’ para o primeiro nome e o ‘campo 2’ para o último nome.,
Return to Datasheet View, clicando em View, Datasheet View. Clique Sim quando solicitado para salvar a tabela, e digite os números 2011 e 2045 na primeira coluna da tabela.
Uma vez que a tabela esteja completa, salve-a clicando com o botão direito na página de funcionários e clicando em Gravar.
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