É sexta-feira à tarde. Contactaste a tua equipa, os teus projectos estão no alvo, e estás preparado para a próxima semana. O teu fim-de-semana está brilhante.de repente, o seu chefe chega à sua secretária com notícias emocionantes. Você vai liderar o próximo grande projeto multi-equipe com um cliente chave, e o início é na próxima semana. Isto são óptimas notícias, mas agora este espectro aparece no teu fim-de-semana. Você terá que organizar o projeto o mais rápido possível, mas com tantas partes interessadas envolvidas, por onde você começa?,o processo de planeamento do projecto pode ser complicado, especialmente à medida que os projectos se tornam mais complexos. De acordo com a Forbes, 25% dos projetos tecnológicos falham completamente, o que é uma estatística sombria para os líderes de projetos. A boa notícia é que você não precisa ser um especialista em gerenciamento de projetos — ou sacrificar seu fim de semana — para planejar um início de projeto bem sucedido em um curto espaço de tempo. Você só precisa entender os 8 passos simples de como escrever um plano de projeto.,
como escrever um plano de projecto em 8 passos fáceis …
Passo 1: explicar o projecto aos principais interessados, definir objectivos e obter o buy-in inicial
o primeiro passo em qualquer projecto é definir o “o que” e “porquê”. As principais partes interessadas têm influência e autoridade para determinar se um projecto é bem sucedido e os seus objectivos devem ser cumpridos. Mesmo que o projecto venha do próprio CEO, ainda precisas da entrada deles.
Use esta conversa inicial para se alinhar, definir objetivos e determinar o valor do projeto., Nesta parte do processo de planejamento do projeto, discutir necessidades, expectativas e estabelecer linhas de base para o escopo do projeto, orçamento e cronologia. Isto cria uma base sólida para o seu plano de trabalho do projecto. Considere a utilização de um modelo de plano de projeto para começar. A Venngage oferece mais de 30 modelos de plano de projecto para visualizar a sua estratégia e garantir o sucesso do seu projecto.como é que escrevemos um plano de projecto que se alinha com os objectivos da empresa?o que esperam as partes interessadas?, O que se espera deles?como medirá o sucesso?quais são os seus recursos?que activos ou prestações são esperados deste projecto?
Passo 2: enumerar os objectivos, alinhar os OKRs e delinear o projecto
de acordo com os líderes executivos, a falta de objectivos claros representa 37% da falha do projecto. Sem objetivos claros, você vai descobrir que os requisitos, tarefas e prazos que você estabeleceu para o seu plano de trabalho do projeto não têm nada ancorando-os., Mas agora que você tem uma lista de principais necessidades de stakeholder e seu buy-in, começar a atribuí-los a metas e OKRs. Os OKRs são uma técnica de planejamento e fixação de objetivos feita famosa pela Intel e Google. O seu projecto deve alinhar-se com o OKRs da sua equipa e empresa.
tente escrever os objetivos do projeto em um conselho de plano de projeto e conectá-los aos requisitos das partes interessadas que eles abordam. A partir daí, construir a estrutura, Marcos e tarefas necessárias para alcançar esses objetivos., Marcos podem definir pontos de check-in ao longo do projeto para que todos sejam claros sobre como o progresso se parece, quais são as expectativas, e quando eles serão medidos.
Passo 3: Criar um documento de âmbito do projecto
Agora que tem o projecto delineado, as suas tarefas alinhadas com os objectivos e o buy-in da equipa, é altura de criar um documento de âmbito do projecto que descreva detalhadamente os elementos do projecto que indicou na Etapa 2.
olhar para cada entrega e definir a série de tarefas que devem ser completadas para realizar cada uma., Para cada tarefa, determine a quantidade de tempo que levará, os recursos necessários, e quem será responsável pela execução. Finalizar e gravar os detalhes do projeto para que todos tenham uma única fonte de verdade. Torne o documento facilmente compartilhável, como em sua ferramenta de gerenciamento de projetos, a fim de reduzir a chance de falha de comunicação dispendiosa.,enquanto preparavam a documentação relativa ao âmbito do projecto e calculavam o valor ganho deveria ser prática corrente, 1 em cada 4 gestores de projecto inquiridos no inquérito sobre o estado de gestão do projecto de Wellingstone disseram que “nunca” ou “por vezes” preparavam documentos normalizados para a definição do âmbito do projecto. Criar um garante que você se destaca da multidão e ajuda todos a permanecer na mesma página.
Passo 4. Crie um cronograma detalhado do projeto
com seus objetivos, tarefas e Marcos já delineados para você, é hora de começar a ligar o seu projeto em um cronograma., Um gráfico Gantt é uma ferramenta útil que o ajuda a visualizar facilmente a linha temporal do seu projeto. É uma linha do tempo interativa que lhe dá uma visão completa do progresso do projeto, escopo de trabalho e dependências.
as Dependências são tarefas que precisam ser concluídas antes que outras tarefas possam começar. À medida que você planeja as tarefas, use sub-tarefas para ajudá-lo a dividir as maiores em menores. Isso pode fazer relatórios (você pode verificar o nosso guia sobre como escrever um relatório de gestão de projeto!) e gestão de recursos mais fácil., Vamos definir cada:
- Tarefas: as tarefas individuais que as pessoas precisam realizar para alcançar seus objetivos.Subtasks
- : não mais do que alguns dias cada, estes ajudam você a fazer uma tarefa e dividi-la em pequenos passos que irão completar a tarefa maior.marcos importantes: fases ou eventos importantes do seu projecto que ajudam a desmantelar o projecto. Use Marcos como pontos de check-in durante todo o projeto.
Dica Pro: Quer entrar num pequeno segredo?, À medida que você os configura, adicione almofadas para tarefas — chave, então você tem espaço para exercícios de incêndio ou estrangulamentos inesperados-por exemplo, se um cliente precisa de tempo extra para rever ou um membro da equipe chama por doença. Num mundo perfeito, algumas tarefas podem levar um dia. Então, talvez faça dois no seu plano. Não é preciso dar uma almofada a cada tarefa. Pesar os riscos e adicioná-lo onde faz mais sentido. No futuro, vais agradecer-te.
Passo 5: Definir os papéis, responsabilidades e recursos
recursos são as pessoas, equipamentos ou dinheiro necessários para completar um projeto., Depois de ter selecionado suas ferramentas e obtido um orçamento, não se esqueça de seu povo. Mesmo as pessoas que já sabem como escrever um projeto plano de trabalho e têm feito isso centenas de vezes pode subestimar suas necessidades de trabalho.
um gráfico RACI ajuda a determinar especificamente quem fará o quê para o seu projecto. É uma matriz de todas as tarefas de um projeto, emparelhado com quem é responsável (designado para completar o trabalho), responsável (tem sim/não/poder de veto), consultado (precisa aprovar ou contribuir), e informado (precisa saber sobre a ação ou decisão)., Encontra aqui tudo o que precisas de saber sobre os mapas RACI.
quando você começa a atribuir tarefas, certifique-se de levar em consideração a largura de banda. Clarificar as responsabilidades e expectativas de cada pessoa. Tenha em mente que 95% dos trabalhadores relatam trabalhar em mais de uma equipe ou projeto simultaneamente e se os projetos não estão alinhados, cargas de trabalho se tornam muito estressantes para as equipes., O Stress faz com que cerca de 50% dos trabalhadores comecem a procurar outro emprego e 25% abandonem completamente os seus empregos actuais, de acordo com o nosso recente relatório sobre a epidemia de Stress.
à medida que planeia o seu projecto, considere como irá filtrar os pedidos recebidos que afectam a linha temporal ou o orçamento do projecto. Saber como calcular o valor ganho para monitorar o nível de trabalho realizado em um projeto contra o plano é imperativo., Para gerentes de projetos, ferramentas como o Wrike Resource podem ajudá-lo a visualizar as tarefas para o seu projeto a partir de uma perspectiva de fluxo de trabalho de equipe, dando-lhe a visibilidade e flexibilidade para equilibrar cargas de trabalho.
Passo 6: definir a comunicação e o processo de check-in
de acordo com a McKinsey, os funcionários gastam cerca de 20% da semana de trabalho em busca e coleta de informações. Além disso, a comunicação e a colaboração ineficientes são duas das principais causas do stress no local de trabalho., Quando os stakeholders têm que pesquisar páginas de E-mails ou constantemente pedir atualizações, eles ficam frustrados e a motivação mergulha.
mitigar a frustração, alojando todas as peças do projeto — como ativos, conversas, tarefas, datas — limite, atualizações, relatórios-em um único local, como uma ferramenta de colaboração. Isso torna fácil acompanhar o progresso, compartilhar atualizações e fazer edições. Defina como todos devem se comunicar ao longo do projeto e mantê-lo em uma ferramenta para que todos possam acessar informações.,
Passo 7: Plano para ele não correr como planeado
Mesmo que você seja um especialista, e já sabe como escrever um plano de projecto, a verdade é que todos os projetos têm voltas e mais voltas — que é o que os torna divertido. Deu a si próprio algum espaço para respirar durante o processo de programação, garantiu que todos soubessem o seu papel, e criou comunicações.
mas antes de lançar, sente-se e identifique potenciais problemas, como as próximas férias para os membros da equipa, férias ou equipas externas que possam estar envolvidas., Criar uma cadeia de comando clara e listar os contactos chave dentro do projecto. Comunique antecipadamente sobre os riscos para que toda a equipe possa estar preparada para enfrentá-los juntos.Passo 8: organize uma festa de lançamento!
cada projecto bem sucedido necessita de um arranque. Estabeleça uma reunião rápida com as principais partes interessadas e tenha uma agenda clara. Seu objetivo deve ser colocar todos na mesma página com objetivos, papéis, processos e cronologia. A sua agenda deve incluir tudo aquilo em que se concentrou nos passos acima:
- defina os objectivos do projecto e o valor que eles trazem.,liste os activos que o projecto deverá entregar.Desenha a ligação entre os requisitos das partes interessadas e as tarefas do projecto.
- mostra a linha temporal (gráfico Gantt) do projecto para que todos possam ver dependências e conhecer as datas esperadas.descreva os papéis e responsabilidades de cada parte interessada.
- reveja como e onde todos irão se comunicar ao longo do projeto, onde eles podem ir para obter informações-como o seu documento de escopo-e quem chamar para perguntas.discuta os riscos e assegure-se de que a equipa está preparada.,obter esse compromisso final!dica de bónus: não tem de começar do zero todas as vezes! Agora que você sabe como escrever um plano de projeto que jive com sua equipe, você pode copiar seu plano de projeto em um modelo para usar de novo e de novo. À medida que você cresce, você pode criar vários modelos para tipos específicos de planos de trabalho do projeto. Vamos começar de imediato, com estes modelos de projeto de amostra grátis.
chegar ao “fim”
parece que o seu fim de semana está salvo! De nada., Você está agora habilitado com o processo de planejamento do projeto e, depois disso, você terá um modelo de plano de projeto simples para ajudá — lo a liderar o seu próximo projeto para o sucesso-e o próximo depois disso. Na verdade, todos esses projetos complexos se tornarão tão fáceis, talvez você comece a se sentir como se estivesse de férias. Certo?
Agora que você dominou como escrever um plano de projeto, aqui estão as dicas de gerenciamento de projetos de topo para ajudar sua equipe a trabalhar de forma mais eficiente.
