Como iniciar um serviço de planejamento de eventos

as opiniões expressas pelos colaboradores do Empreendedor são suas.Nota do Editor: Este artigo foi publicado desde o início do seu próprio negócio de planeamento de eventos (Entrepreneur Press, 2015).a indústria de eventos especiais cresceu enormemente na última década. De acordo com pesquisas recentes conduzidas pelo Dr. Joe Goldblatt, CSEP (Certificado Profissional de eventos especiais), o gasto para eventos especiais em todo o mundo é de US $500 bilhões por ano., Goldblatt é o fundador da International Special Events Society (ISES), o diretor fundador do Programa de gestão de Eventos na Universidade George Washington, e co-autor do Dicionário Internacional de gestão de eventos. “Basta dizer que o mercado é grande o suficiente para apoiar e sustentar seu esforço”, diz Goldblatt. “Se você está trabalhando em uma área de eventos especiais, há muitas direções em que você pode expandir. Se você está apenas entrando na profissão de eventos especiais, há um mercado lucrativo à sua espera em muitas frentes.,”

De acordo com Goldblatt de pesquisa, os lucros na indústria continuam a subir. Apenas alguns anos atrás, Goldblatt diz, a margem de lucro média para um empreendedor de planejamento de Eventos foi de cerca de 15 por cento. Seus estudos mais recentes, no entanto, mostram margens de lucro podem ser até 40 por cento., Ele atribui a boa saúde da indústria a vários fatores, incluindo a melhoria da economia e a tendência da América corporativa para terceirizar suas funções de planejamento de reuniões. Uma vez que você não é uma licitação de inicialização tecnológica para programadores, você pode começar sem muito dinheiro.relacionado com: Como iniciar uma empresa com (quase) sem dinheiro

o que é o planeamento de eventos?

esta questão divide-se em duas questões: de que tipo de eventos estamos a falar? E, o que é o planejamento de eventos?primeiro o mais importante., Em geral, especial, eventos ocorrem para os seguintes fins:

• Celebrações (feiras, desfiles, casamentos, reuniões, aniversários)
• Educação (conferências, reuniões, formaturas)
• Promoções (lançamentos de produtos, políticos, comícios, desfiles de moda)
• Comemorações (memoriais, cívica eventos)

Esta lista não é exaustiva, mas, como os exemplos ilustram, eventos especiais podem ser relacionadas com o negócio, puramente social ou em algum lugar no meio.agora passamos à segunda questão: o que é o planejamento de eventos?,ng pesquisa

Criação de um evento de design

Encontrar um site

Organizar para alimentar, decoração e entretenimento

Planejamento de transporte de e para o evento

Envio de convites para os participantes

Organizar as necessárias acomodações para os participantes

Coordenar as actividades do pessoal do evento

Supervisão no site

Realização de avaliações do evento

Como muitas dessas atividades de sua empresa se engaja em dependerá do tamanho e do tipo de um evento particular, que, por sua vez, dependem de especialização que você escolher.,por que as pessoas contratam planejadores de eventos?

esta pergunta tem uma resposta simples: os indivíduos muitas vezes acham que eles não têm a experiência e tempo para planejar eventos eles mesmos. Os planeadores independentes podem intervir e dar a estes eventos especiais a atenção que merecem.quem se torna Organizador de eventos?

planejadores são muitas vezes pessoas que tiveram seu início em um aspecto particular de eventos especiais. O empresário Martin Van Keken tinha uma empresa de catering bem sucedida antes de decidir planear eventos inteiros. Muitos outros planejadores têm histórias semelhantes., Isso explica por que os planejadores muitas vezes não só coordenar eventos inteiros, mas pode, além disso, fornecer um ou mais serviços para esses eventos.

planificadores de Eventos também podem ter iniciado eventos de planejamento para outras empresas antes de decidir entrar no negócio por si mesmas. Joyce Barnes-Wolff planejou eventos internos para uma cadeia de varejo por 11 anos e, em seguida, trabalhou para outra empresa de planejamento de eventos antes de atacar por conta própria.

tornar-se certificado

considere obter um diploma ou certificado de uma universidade local em planejamento de eventos ou gestão., Uma lista de colégios e universidades que oferecem oportunidades educacionais neste campo está disponível a partir do Meeting Professionals International (MPI).

também considere trabalhar para se tornar um CSEP (Profissional Certificado de eventos especiais) ou CMP (Organizador de reuniões certificado). Estas designações são dadas pelas ISES e MPI, respectivamente. Muitas corporações, e alguns membros do público em geral, procuram essas designações quando contratam planejadores. Devido à pesquisa e estudo que é necessário para se tornar um CSEP ou CMP, os clientes sabem que esses planejadores são profissionais.,

mercado alvo

o mercado empresarial

em termos gerais, existem dois mercados para serviços de planeamento de eventos: empresarial e social. O termo “empresa” inclui não só empresas, mas também instituições de caridade e organizações sem fins lucrativos. Instituições de caridade e organizações sem fins lucrativos são anfitriãs de gala, recepções e competições atléticas, entre outros eventos, para expandir sua base de apoio público e arrecadar fundos., Milhares desses eventos ocorrem a cada ano, e embora os grandes requerem experiência especializada de planejamento de Eventos, você pode encontrar eventos locais menores para começar.introdução mercado-alvo custos de arranque operações receitas e facturação Marketing e recursos mais artigos sobre planeamento de eventos mais empresas anfitriãs Feiras comerciais, convenções, piqueniques de empresas, festas de fim de semana e reuniões para membros do pessoal, membros do conselho ou accionistas., Existe um enorme mercado para este tipo de eventos. De acordo com o estudo de significado econômico de 2012 do Convention Industry Council, 1,83 milhões de reuniões corporativas/empresariais, feiras comerciais, convenções, etc. só nos EUA.

o mercado Social

eventos sociais incluem casamentos, aniversários, festas de aniversário, bar e bat mitzvahs, doces 16 festas, festas infantis, reuniões e assim por diante. Você pode decidir lidar com todos esses eventos ou apenas se especializar em um ou mais deles.,espera-se que o mercado de eventos sociais, especialmente aniversários e aniversários, continue a aumentar nos próximos anos, à medida que os baby boomers amadurecem. Este grupo tem filhos se casando, pais celebrando aniversários de ouro, e seus próprios aniversários de casamento de prata para comemorar.

custos de arranque

quanto dinheiro irá necessitar para iniciar a sua actividade de planeamento de eventos? Isso irá depender do custo de vida na área que o seu negócio serve e se você trabalha a partir de casa ou alugar espaço de escritório., Também dependerá, em menor grau, das suas próprias escolhas de gosto e estilo de vida.

tenha em mente que, enquanto trabalhar em casa irá manter os seus custos baixos, você não pode começar nenhum, mas o menor dos negócios de planejamento de eventos em um aperto de mão.

Esta tabela lista os custos iniciais para dois hipotética de eventos-serviços de planeamento., O primeiro negócio é baseado em casa e não tem funcionários. O negócio de ponta ocupa 1000 metros quadrados de espaço de escritório. O proprietário / gerente desta empresa emprega um planeador Júnior a tempo inteiro e um contabilista a tempo parcial, bem como empregados temporários que lidam com o trabalho administrativo e que podem ajudar a preparar-se para vários eventos. Ambos os proprietários tirarão os seus rendimentos do lucro líquido antes de impostos. Anualmente, essas empresas arrecadarão US $ 85.000 e US $ 250.000, respectivamente. A tabela de inicialização lista os custos de pré-abertura para as empresas.,

operações

poucos, se houver, planificadores de eventos têm 9 a 5 trabalhos. Pela sua própria natureza, o planeamento de eventos tende a envolver noites, fins-de-semana, férias e, por vezes, até épocas específicas. Quanto tempo você deve se comprometer a trabalhar dependerá, mais uma vez, da especialização que você escolher.como regra geral, os eventos sociais envolvem mais fins de semana e feriados do que os Eventos Corporativos. Algumas áreas do país e alguns tipos de eventos têm estações “on” e “off”., No entanto, independentemente da sua especialização (com excepção das festas para crianças pequenas), pode contar em trabalhar pelo menos algumas noites à medida que coordena e supervisiona os eventos. O planejamento desses eventos, no entanto, será feito principalmente durante o horário comercial.

Aqui estão as principais tarefas que você estará concluindo como um planejador de eventos:

• Pesquisa., A melhor maneira de reduzir o risco (Qualquer que seja o tipo) é fazer sua lição de casa. Para grandes eventos, a pesquisa pode significar garantir que há uma demanda para o evento através da realização de pesquisas, entrevistas ou pesquisa em grupo de foco. Se você é novo na indústria de planejamento de eventos, a pesquisa pode, em vez disso, significar descobrir tudo o que você pode sobre fornecedores e fornecedores. Pesquisa também pode significar falar com outros planejadores que produziram eventos semelhantes ao que você está trabalhando. Ou você pode encontrar-se lendo sobre questões de costume e etiqueta, especialmente se você não está familiarizado com um tipo particular de Evento.,

qualquer tipo de evento que você está planejando, a pesquisa deve incluir perguntar ao seu cliente um monte de perguntas e anotar as respostas. Entrevistar um cliente pode não ser o que você pensa imediatamente como pesquisa. No entanto, fazer muito poucas perguntas, ou não ouvir adequadamente as respostas de um cliente, pode comprometer o sucesso do evento que você planeja.

• Design. Sua criatividade vem mais em jogo na fase de design do planejamento de eventos, durante o qual você esboça o “sentir” geral e “olhar” do evento., Este é o momento de pensar, quer sozinho, quer com os seus empregados. Também é hora de sair e olhar através de seu arquivo de idéia. Tens um, não tens? Se não, leia e tome notas.) Não se esqueça de consultar seu caderno para as respostas do cliente para as perguntas que você fez na fase de pesquisa. Estas respostas, especialmente a que diz respeito ao orçamento do evento, irão ajudá-lo a verificar cuidadosamente cada ideia para a viabilidade, de preferência antes de sugerir ao cliente.proposta., Depois de entrevistares o cliente e fazeres uma análise preliminar, deves ter informação suficiente para preparar uma proposta. Esteja ciente de que a produção de uma proposta é demorada e potencialmente cara, especialmente se você incluir fotografias ou esboços. Note – se que apenas as grandes empresas que produzem eventos de ponta podem dar-se ao luxo de fornecer aos clientes propostas gratuitas. Você deve receber uma taxa de consulta (ela sugere cerca de US $150), que pode ser aplicada para o evento de um cliente se ele ou ela contratá-lo.organização., Durante esta fase de decisão-intensivo, você vai alugar o site, contratar vendedores e cuidar de mais detalhes do que você pode acreditar possível. Vais estar ao telefone até a tua orelha ficar dormente. Mas antes de fazer qualquer coisa disso, certifique-se de que você tem uma pessoa de contato (ou o cliente ou alguém agindo em nome do cliente) com quem você vai discutir todas as decisões principais. Ter um indivíduo designado ajuda a garantir que as linhas de comunicação sejam mantidas abertas. Além disso, os eventos sociais, em particular, por vezes sofrem da síndrome de “demasiados cozinheiros”., Ter um contato designado ajuda você a evitar ser pego no meio de desentendimentos entre participantes do evento.

de um modo geral, quanto maior for o evento, maior será o tempo necessário para o planear. Estão previstas convenções importantes com anos de antecedência. Embora você pode não estar organizando eventos em tão grande escala, você precisa permitir pelo menos alguns meses para eventos como piqueniques corporativos, reuniões ou grandes festas.coordenação. Depois de ter feito os planos iniciais, volte sua atenção para cada uma das atividades que fazem parte do evento global., Neste ponto, seu objetivo é garantir que todos estejam no mesmo comprimento de onda. Boas habilidades de comunicação são importantes. Certifique-se de que todos os fornecedores têm pelo menos uma idéia geral do Calendário Geral de eventos. Ainda mais importante, os vendedores devem ser claros sobre o que se espera deles, e quando. Os horários de chegada do Fornecedor devem aparecer nos contratos, mas verificar esses horários de qualquer maneira. Este é um período de” verificação e verificação”. Certifique-se que todos os seus funcionários sabem os seus papéis.avaliação. O óbvio, e em um sentido o mais importante, Teste do sucesso de um evento é a satisfação do cliente., O objetivo, é claro, é acabar com um cliente que vai cantar seus louvores para cima e para baixo da rua, gritando-o a partir dos telhados. Este é o cliente que vai contratá-lo novamente, e que vai fornecer essa famosa publicidade boca-a-boca para você.

Existem várias outras formas de avaliar o sucesso de um evento., Você pode contratar um evento de planejamento consultor; ter alguém que hospeda extremamente bem-sucedida partes observar o seu evento; plano de uma mesa redonda pós-evento discussão com seus funcionários; obter feedback de outros profissionais da indústria que trabalham no evento, como o fornecedor ou barman; ou inquérito hóspedes durante ou após o evento.

Receitas & Faturamento

O objetivo no preço de um serviço é para marcar o seu trabalho e os custos de material, o suficiente para cobrir as despesas gerais e gerar um lucro aceitável., Os proprietários de Empresas pela primeira vez muitas vezes falham porque eles, sem saber, Preço seus serviços muito baixo. De acordo com o especialista da indústria e autor Dr. Joe Goldblatt, as taxas são normalmente determinadas por três fatores:

• segmento de mercado servido. Os eventos sociais têm uma estrutura de taxas diferente dos eventos corporativos. Na indústria de eventos sociais, os planejadores normalmente recebem uma taxa por seus serviços, mais uma porcentagem de algumas ou todas as taxas do Fornecedor. Os dois fluxos de renda produzem receita suficiente para um lucro., No setor de eventos corporativos, no entanto, os planejadores normalmente cobram uma taxa por seus serviços, mais uma taxa de manuseio por cada item que contratam. Por exemplo, um planejador compra flores de uma florista, marca-as (Geralmente 15 por cento) e cobra que montante para o cliente. Outra possibilidade é uma taxa fixa, ou” taxa de projeto”, muitas vezes usado quando o evento é grande e a corporação quer ser dado um” não exceder ” figura.localização geográfica. As taxas são mais elevadas no nordeste dos Estados Unidos, Por exemplo, do que no sudeste. Esta diferença reflecte a variação do custo de vida., Além disso, as áreas do país que têm estações bem definidas em e fora de Estação baseiam os seus preços em parte em que estação eles estão.experiência e reputação do organizador do evento. Se você está apenas começando na indústria, é razoável cobrar menos por seus serviços de planejamento, enquanto você ganha experiência.

Como, pode perguntar, as taxas de serviço acima mencionadas são calculadas? Os planejadores de eventos entrevistados price-for-service (O custo total para o cliente) usando um método “cost-plus”., Eles contratam mão de obra, suprimentos e materiais envolvidos na produção de um evento e cobram aos seus clientes uma taxa de serviço de cerca de 10 a 20 por cento do custo total do evento, com 15 por cento sendo uma média aproximada.

Marketing e recursos

a publicidade impressa abrange uma vasta gama, desde uma publicidade de Páginas Amarelas gratuitas ou baratas até um anúncio numa publicação nacional brilhante que custa dezenas de milhares de dólares. Ainda hoje na era online, A maioria dos planejadores concordam que um anúncio nas Páginas Amarelas faz bom sentido de Negócio., Um anúncio de linha, simplesmente listando o seu nome comercial, é muitas vezes fornecido gratuitamente quando você conectar o seu telefone (se você tem uma linha fixa).

Você também pode optar por um anúncio de exibição. Estes são os maiores, limitado anúncios nas Páginas Amarelas. Há uma taxa por estes. Se você escolher um espaço de anúncio maior, certifique-se de incluir o seu logotipo. Você também pode querer considerar a publicidade em seu jornal local. Muitos artigos publicam periodicamente (Talvez trimestralmente) secções especiais para noivas e noivos., Estes são bons veículos para promover o seu negócio de planejamento de eventos, se você planeja fazer qualquer Consultoria de casamento.

Dallas planejador de David Granger, concorda. O problema, ele observa, é que os clientes precisam ver o que você faz, e um anúncio de palavra não vai conseguir isso. Ele recomenda trabalhar em rede e fazer amigos na indústria., Assim, ele diz: “as pessoas conhecem-te, confiam em ti. Querem honestidade e integridade.”

A rede pode ajudar o seu negócio de duas maneiras. Se as pessoas já o conhecem e sabem que Serviços você oferece, eles podem encaminhar negócios para você ou usar o seu serviço eles mesmos. Além disso, trabalhar em rede com hotéis, catering e assim por diante lhe dará a oportunidade de conhecer algumas das pessoas cujos serviços você pode precisar como você planeja eventos.embora a criação de redes e o boca-a-boca sejam as estratégias industriais mais comuns para a aquisição de clientes, as formas tradicionais de publicidade têm o seu uso., Um cartão ou brochura distintivos enviados para uma lista de correio ou para empresas locais podem atrair novos clientes. Um pequeno anúncio em uma revista de negócios local pode ajudar a construir reconhecimento de nome. Um site na internet pode permitir que você atraia clientes que não respondem a outras formas de mídia.,um Evans

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Eventos Especiais: Criando e Sustentando um Novo Mundo para a Celebração pelo Dr., Existem centenas de tipos de software de planeamento de eventos, que vão desde pacotes baratos e básicos a software desenvolvido para o planeamento e gestão de Convenções e feiras em grande escala. Este software varia em preço de US $100 a milhares de dólares., À medida que a sua empresa cresce, terá de determinar os tipos de software de que necessitará. Confira Capterra para uma completa discriminação de produtos de software de gerenciamento de eventos de topo, como Eventbrite, Regpack, eventos de Granadine, SimpleTix, e muitos outros.