How To Be More Productive: 18 Top Tips To Help You (Don’t Miss The Last One!)

Antes de ler mais um artigo sobre como ser mais produtivo ou maximizar a produtividade em cada segundo de cada dia, lembre-se: Seja gentil com você mesmo e seus erros.você não pode esperar ser mais produtivo da noite para o dia.,você provavelmente passou anos cultivando seus hábitos de trabalho–tanto bons quanto ruins, conscientemente ou subconscientemente–e esses não vão mudar imediatamente.pequenos ajustes podem levar a mudanças mais duradouras, mas podem levar tempo e disciplina. Parece muito fácil quando você está lendo um artigo de produtividade como este para pensar que é fácil. Mas não é. Não estou a escrever isto do ponto de vista de um perito, mas de um colega de trabalho na luta contra a distracção.por isso, seja paciente e gentil através dos patches rudimentares e tente de novo.,

Como Ser Mais Produtivo: 18 Dicas

Parte I: Trabalho & Eficiência	Parte II: Mente, Corpo, & Alma
1. Faça uma lista de Tarefas razoável	10. Identificar os seus padrões de trabalho pessoal
2. Definir pequenos objetivos para as tarefas	11. Calcule as suas 2 horas de pico
3. Foco em um objetivo de cada vez	12. Deitar coisas fora e declutter
4., Parar de tarefas múltiplas	13. Caminhada ou exercício
5. Encontrar um método para delegar e acompanhar	14. Stop
6. Criar um painel de instrumentos pró-activo	15. Ser responsável perante outra pessoa
7. Escolha uma tarefa e, em seguida, fazê-lo	16. Peça ajuda
8. Seguir a regra de 2 pizzas para reuniões	17. Obtém a luz solar
9. Agrupar tarefas semelhantes em conjunto	18., Obter toda quente e fofinho

Como ser Mais Produtivo: Parte I – Trabalho & Eficiência

de 1. Faz uma lista de coisas a fazer razoável…

…e não se sobrecarregue. As listas de tarefas muitas vezes falham porque as tornamos demasiado complexas ou porque as tarefas são desiguais. Algumas tarefas demorarão muito tempo, outras não demorarão nada. Isto cria um desequilíbrio na forma como distribuímos o nosso tempo., O que acontece então é que a nossa lista de tarefas se torna então uma ferramenta de procrastinação. Sim, isso mesmo. Porque depois fazemos as coisas fáceis, e depois distraímo-nos com as difíceis.não mintas, já fizeste isso antes. Então, precisas de gerir melhor a tua lista de coisas a fazer.

definir pequenas metas para as tarefas.

com cada novo projeto ou atribuição, o escopo pode parecer muito grande. Mas uma vez que você começa a quebrá-lo e perceber o que pode ser realizado, você vai notar como cada parte se constrói sobre o outro.,

uma das coisas mais fáceis e práticas que você pode fazer é dividir o seu projeto em objetivos menores. quais são as peças e os activos necessários? com quem precisas de falar primeiro?

separe as principais partes de informação antes de definir as linhas de tempo, e depois estimar o tempo que irão levar a cumprir.

entender o escopo do que está sendo perguntado, colocar os passos no lugar, e, em seguida, estimar o tempo necessário irá ajudá-lo a obter uma compreensão do que está sendo perguntado. Às vezes, o que parece ser um grande projecto não leva muito tempo, ou vice-versa.,

foco em um objetivo de cada vez.

acabamos de falar sobre como você deve começar no hábito de definir pequenas metas para as tarefas. Agora vamos concentrar-nos num de cada vez. Esperançosamente delineando seu projeto antes do tempo na seção antes permite que você saiba quais as tarefas mais importantes, mas como sua organização determina o que é importante? Em última análise, cabe a sua equipe decidir, mas você pode rastrear OKRs, KPIs e outras métricas para indicar produtividade.seja qual for a prioridade da sua empresa, o seu trabalho é executar. Tenta a regra 90-90-1. Também funciona se estiver a gerir uma equipa.,

Aqui está o que você faz: comprometa os primeiros 90 minutos do seu dia por 90 dias para a tarefa mais importante. Sugerida pelo guru da HR, Robin Sharma, vai focar as tuas prioridades antes do dia começar mesmo.também é muito prático. Não é gastar todo o teu tempo todos os dias numa única coisa.

Você também pode configurar projetos para se concentrar neste único objetivo e para se certificar de que ele alinha com seus objetivos globais da empresa.pare de multitarefa.

enquanto estamos no tópico de focar em uma tarefa ou objetivo de cada vez, vamos falar sobre multitarefas., É fácil distrair-se e tentar trabalhar em múltiplas tarefas, mas a realidade é que isso o torna menos produtivo.a constante mudança de tarefas está nos deixando mais cansados e reduzindo a produtividade. Está a consumir energia cerebral para mudar e mudar tantas vezes. Não estamos a ser mais produtivos, estamos a deslizar sobre a superfície das coisas. O ambiente de trabalho moderno não irá apoiá–lo na sua busca de ser mais focado-é virtualmente uma tarefa impossível quando Slack, Skype e Salesforce estão apostando por nossa atenção.

Aqui está uma citação de uma pessoa mais credenciada do que eu., Um comportamento neurociência professor Daniel Levitin em McGill diz: “essa mudança vem com um custo biológico que acaba nos fazendo sentir cansados muito mais rapidamente do que se mantivermos a atenção em uma coisa.”E sabes que mais? A cafeína não nos ajuda necessariamente. Na verdade, provavelmente só precisamos de fazer uma pausa por um tempo em vez disso…as pessoas comem mais, tomam mais cafeína. Muitas vezes o que você realmente precisa naquele momento não é cafeína, mas apenas uma pausa. Se você não estiver fazendo pausas regulares a cada duas horas, seu cérebro não vai se beneficiar com essa xícara extra de café.”ai., Não digas à minha empregada de bar favorita.

para realmente parar de multitarefa, você pode precisar de aplicativos para bloqueá-lo de clicar em cima. Isso manterá as distrações à distância, especialmente para nós consumidores constantes.

encontrar um método para delegar e acompanhar.

uma coisa é dar a sua equipe tarefas e projetos; outra coisa é ter certeza de que eles terminam o trabalho e fazê-lo. Em seguida, passá-lo para aprovação é outro pedaço da torta que você tem que enfrentar. encontrar um método fiável para acompanhar os projectos da sua equipa tornará o seu trabalho mais eficiente., Ferramentas de colaboração e software de gerenciamento de projetos como Workzone podem definitivamente ajudar com isso, mas você também tem que se comprometer a usar ferramentas como esta para que você não decepcione seus colegas colegas de trabalho. Mas a tua parte individual também é importante nisto. Quanto mais você atualizar e acompanhar com os próximos passos, vai ajudar seus colegas de trabalho a manter-se no caminho, também.

crie um painel proativo. esta ideia é de Noah Kagan, o fundador do AppSumo. Essencialmente, esta é uma lista de Tarefas mensuráveis., Se você está percebendo que uma determinada tarefa está tendo um grande efeito em nosso negócio ou é uma tarefa necessária que você precisa continuar fazendo, em seguida, listar o número de vezes que você precisa fazer essa tarefa a cada semana. O objetivo aqui é registrar entradas, não apenas resultados.

isto é especialmente útil para os comerciantes. Se você sabe que você precisa tweet ou escrever um certo número de posts LinkedIn, então você pode listá-los e certifique-se de fazer esse número para a semana., Aqui está um exemplo do meu proativa painel de controle:

Assista a este vídeo de Noah Kagan para pegar o seu próprio proativa modelo do painel.

outra maneira de usar um painel proativo é usando o software de gerenciamento de projetos de sua equipe durante reuniões de equipe para acompanhar o progresso em projetos.

Escolha uma tarefa e depois faça-a.isto é muito difícil porque às vezes os nossos projectos não são um trabalho de 30 minutos ou uma hora. Pode demorar 8 horas ou vários dias. Então qual é a resposta?, Dividi-la numa tarefa e depois fazer essa tarefa até à sua conclusão. Mas quanto tempo vai demorar? E o que é razoável? Acho que a maioria dos nossos dias estão divididos em segmentos de hora. O que significa 45 a 50 minutos. Temos reuniões que começam à hora ou fazemos uma hora de almoço ou marcamos uma chamada para uma hora. Trabalhar de forma consistente durante 45 minutos numa coisa faz sentido, mas é muito difícil.

A técnica de Pomodoro sugere blocos de tempo de 25 minutos, com intervalos de 5 minutos curtos, seguidos de intervalos mais longos mais tarde.,

Pomodoro ajuda-o a eliminar interrupções e ajuda-o a estimar quanto tempo uma determinada tarefa o levará. Leia mais sobre a técnica Pomodoro neste artigo.

Siga a regra 2 pizza para as reuniões.

reuniões definitivamente podem abrandar o impulso, especialmente quando há uma multidão enorme de 30 pessoas para “brainstorm”.”Sabemos como é. As mesmas pessoas que falam sempre vão falar. Os silenciosos ficarão em silêncio.,se você tem que pedir mais de 2 pizzas para alimentar a equipe com quem está se reunindo, então é muito grande. Não haverá discussão suficiente. Não serão expressas ideias suficientes. Em vez disso, se você tiver uma equipe composta de apenas pessoas que comeriam duas pizzas, ideias mais vibrantes surgirão. Mais pessoas não igualam necessariamente melhores ideias ou acções mais rápidas. Atrasa consideravelmente as coisas.

As pessoas estão menos interessadas e sentem-se menos responsáveis pessoalmente se a ideia parar e estagnar. A responsabilidade está perdida.

agrupar tarefas similares em conjunto.,

quando trocamos entre tarefas, naturalmente criamos atrito. A começar e a parar. Abrir e fechar. Início e fim. Todos esses pequenos momentos somam-se e quebram a nossa concentração. Depois distraímo-nos e esquecemo-nos porque estávamos a rever uma coisa. Mas a forma de reduzir a troca entre tarefas é agrupar tarefas semelhantes. Não respondas a apenas um e-mail e depois segue em frente. Responde a todos eles e não voltes até várias horas depois. Ou juntar todos os teus E-mails.,

How to be More Productive: Part II-Mind, Body, & Soul

Identify your personal work patterns.

rastreando o seu tempo, mesmo que ninguém esteja pedindo isso pode ajudá-lo a entender seus hábitos de trabalho e a hora do dia em que você termina o trabalho com mais sucesso. Isso pode realmente manter a chave em como ser mais produtivo, porque aprender com seus padrões irá permitir que você se concentre em onde você é (e não é) mais produtivo.,

rastrear o seu tempo de forma eficiente, sabendo quais são os seus hábitos tecnológicos, desde o momento em que verifica o seu e-mail até à frequência com que verifica os seus sites favoritos ou as redes sociais podem afectar o seu dia de trabalho de uma forma importante. Confira as extensões do navegador como Freedom que limitam o tempo em sites sociais ou sites não-trabalhados. Isto requer disciplina!!ao re-organizar algumas dessas coisas, você pode ser capaz de fazer mais. Acompanhar o seu tempo por uma ou duas semanas vai ajudá-lo a ver onde você passa o seu tempo, e vai ajudá-lo a estimar melhor os seus objetivos de #1 um pouco melhor da próxima vez., Da próxima vez que lhe pedirem para repetir uma tarefa, terá uma melhor noção da quantidade de tempo necessário.

Você também vai notar áreas problemáticas, onde você tende a ser menos produtivo, ou identificar certas peculiaridades de agendamento que você pode trabalhar–tais como reuniões semanais ou compromissos ou mesmo quando um colega vem para conversar por alguns minutos.um método que pode ajudar é um diário de bala. Este é o meu colapso favorito de como fazer isso acontecer, completo com símbolos!,

Bonus tip: Use project management software to stay on top of projects See Workzone in action

Figure out your 2 peak hours. alguns de nós são pessoas matinais, alguns de nós são corujas nocturnas. Com o ambiente de Negócios Moderno mudando, pode haver maneiras de acomodar sua energia natural mais do que nunca. talvez “o escritório” não abra antes das 9 da manhã, mas a sua energia criativa máxima é das 5 da manhã às 7 da manhã., Pessoalmente, acho-me mais produtivo quando a maioria das pessoas está a acabar o seu dia, por volta das 16: 00 às 19: 00 e depois das 20: 00. Muitas vezes, tiro parte desse tempo de propósito ou agendo tarefas menos estratégicas durante horas em que não estou tão comprometida. Sugere-se que devemos encontrar pelo menos 2 horas por dia para mergulhar no trabalho estratégico mais difícil, e deixar as outras horas para reuniões ou tarefas menos urgentes.

Você também vai identificar padrões e quando você poderia se envolver em “trabalho profundo” ou a idéia de trabalho focado por períodos de tempo mais longos., Este é um conceito de produtividade do Professor Cal Newport de Georgetown. Alguns trabalhos (como responder emails) são rasos, enquanto outros (como criar novos conceitos de campanha ou edição de fotos intensas) podem precisar de tempo mais focado ou “Trabalho profundo”.”

deitar coisas fora e declutter.sabia que o seu ambiente físico impacta o seu trabalho e a sua produtividade? E não me refiro apenas se trabalhares num escritório” fixe ” ou não. Dependendo da sua empresa e do seu papel na empresa, isso está fora do seu controlo. Mas podes controlar o teu espaço de trabalho., ele ajuda você a ser mais produtivo quando você não tem que caçar e bicar para o que quer que essa coisa que falta é. Pouparás tempo se não fizeres isso. Você também terá mais clareza e foco para suas tarefas em mãos. Veja mais dicas aqui.Encontre tempo para andar ou fazer exercício.trabalhei em parques de escritórios, em bairros comerciais da baixa e em casa. E em todos os lugares, tento arranjar tempo para andar pelo menos uma vez por dia. Pode ser perto do parque de estacionamento, ao fundo da rua, ou no parque, e é mais refrescante do que qualquer outra coisa nas redes sociais.,não se trata de ficar em forma ou perder peso, não que essas coisas sejam más. Mas o exercício pode ajudá-lo a ser mais produtivo porque aumenta a sua vigilância. Como aumenta o fluxo sanguíneo e a saúde cardiovascular, ficará menos ansioso, mais concentrado e mais capaz de lidar com o stress.

14. Parar …

… e reflectir. Quando você é responsável por colocar vários projetos fora da porta, você tem que dar um passo atrás e ver o que está funcionando, o que não está, o que precisa ser priorizado e o que precisa ser mudado., Construir a tempo de rever não é perder tempo, mas otimiza o seu trabalho avançando. Para mais sobre a reflexão pós-projeto, confira este post.ser responsável perante outra pessoa.

para aqueles que trabalham em equipes, isso parece óbvio. Usando um sistema automatizado de gerenciamento de projeto irá notificá-lo da próxima tarefa quando estiver terminado. Mas você pode precisar de responsabilidade em tarefas diárias também. Como se você cumprisse os objetivos no seu painel de controle proativo (ver #…), ou passasse outro tempo em brainstorming estratégico ou organizando campanhas.,

encontre alguém em quem confie que irá apoiá-lo e não bater-lhe para o seu fracasso. Precisas de um encorajador. Este pode ser o teu supervisor, mas é mais do que provável que seja um colega que te possa ajudar a manter-te no caminho certo. E talvez também possa ajudá-los.peça ajuda em coisas que não entende. se você é orgulhoso (como eu!), you don’t like to ask for help on things you feel like you should be able to do. Isso se manifesta em minha vida, levando muito tempo tentando formatar uma folha de Excel ou criar a apresentação Powerpoint perfeita. Em vez disso, pessoas inteligentes pedem ajuda., E eles são vistos por seus colegas como sendo mais espertos. para não mencionar, isto pode poupar-lhe toneladas de tempo a longo prazo. Sim, pode ser difícil, no início, dispersar alguns minutos extras aqui e ali para assistir um vídeo ou chamar uma linha de suporte, mas no final, ele vai ajudá-lo a ser mais eficiente com essas tarefas.luz solar.agora que mais trabalhadores mudaram para ambientes remotos, esta dica de produtividade é mais relevante do que nunca. De acordo com um estudo do professor da Universidade Cornell, Dr., Alan Hedge em 2018 intitulado Daylight & the Workplace Study: How natural light improves worker health, wellness and productivity, you will boost your productivity and alerta with more natural light. Porque achas que os escritórios com janelas têm tanta procura? Também afeta o tempo do relógio circadiano que, em seguida, afeta a sua vigília e fadiga.,trabalhadores em escritórios com luz natural otimizada relataram uma queda de 51 por cento na incidência do eyestrain e uma queda de 63 por cento na incidência de dores de cabeça, ambos os quais podem diminuir a produtividade.”

Daylight & the Workplace Study: How natural light improves worker health, wellness and productivity.costumava trabalhar em edifícios de escritórios onde também me encontrava no meio do chão ou preso numa sala de conferências sem janela. Além disso, onde vivo, escureceria cedo no inverno, incluindo a última parte do dia de trabalho., Melhor. O que podia fazer? Comprei uma caixa de luz para trazer um brilho extra para o meu espaço de trabalho. Tenta se estiveres numa posição semelhante.

18. Olha para fotos de animais fofinhos.)

isto é meio louco e você pode não acreditar, mas compartilhar e olhar para fotos de fotos de animais bonitos realmente aumenta a atenção e produtividade. Não acreditas em mim? Isto é ciência hardcore. Se você tem um problema com isso, então você tem um problema com a própria ciência (j/k). Mas a sério – um estudo japonês mediu o desempenho depois de olhar para animais giros. Sim, eles fizeram mesmo isto.,

Aqui está uma citação do estudo: “os resultados mostram que os participantes realizaram tarefas que requerem atenção focada mais cuidadosamente após a visualização de imagens giras.dá para acreditar? Aqui, isso irá ajudá-lo a:

Conclusão

Então, como ser mais produtivo? Você leu agora que não há nenhuma maneira segura de aumentar a produtividade. O aumento da produtividade é altamente personalizado e possivelmente nem todas essas dicas funcionariam para você ou sua equipe., Talvez uma combinação de identificar o seu horário de pico e aumentar a responsabilidade faça maravilhas.

no entanto, uma maneira de tornar a sua equipa mais produtiva é usando software de gestão de projectos concebido para a adopção completa através de formação ilimitada e uma mão de ajuda de pessoas que se preocupam. Contacte-nos para colocar a sua equipa na mesma página e entregar mais projectos a tempo.

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