When a complex business requirement has been defined a company is then ready to find a vendor to fulfill the requirements. O primeiro passo para encontrar um fornecedor é criar e enviar um pedido de proposta (RFP). O documento RFP deve conter em detalhe todos os aspectos da exigência de negócio, e o que a empresa exige de um fornecedor potencial para cumprir os requisitos especificados no RFP., O fornecedor irá produzir uma oferta com base na sua compreensão dos requisitos especificados na RFP, e as ofertas concorrentes serão avaliadas para produzir tanto a seleção do fornecedor vencedor ou uma lista curta de vendedores que, em seguida, entregarão apresentações para a empresa.
definir o documento de pedido de proposta
o documento RFP é crucial para obter um fornecedor que possa cumprir os requisitos de Negócio de um cliente., Se o documento for defeituoso, quer por requisitos ambíguos, requisitos em falta ou requisitos irracionais para o vendedor, então o processo RFP levará a propostas incompletas, ou em alguns casos, nenhuma oferta. Os fornecedores não são obrigados a apresentar propostas a cada PFR que recebem, e mesmo que pudessem cumprir os requisitos do PFR, eles podem não ter a capacidade de entregar os requisitos em tempo hábil. O mais recente é freqüentemente encontrado quando um cliente envia RFP’s para fornecedores menores que podem ser líderes em seu campo, mas não têm os meios ou capacidade para atender as necessidades do cliente.,
cada PFR será diferente com base nos requisitos que foram definidos e nas necessidades específicas do cliente. Mesmo dentro da mesma empresa, um documento RFP pode diferir em foco, dependendo dos Requisitos primários. Para alguns RFPs, o foco pode ser no preço, enquanto outros podem se concentrar em prazos de entrega ou os requisitos de qualidade para os itens necessários.
características específicas do documento RFP
Existem algumas características do documento RFP que são necessárias., Por exemplo, cada PFR deve ter uma data e hora específicas em que o cliente exige que todos os potenciais fornecedores tenham apresentado uma proposta. Se as propostas forem apresentadas após essa data, devem ser rejeitadas. Se um vendedor não pode apresentar uma oferta a tempo, então isso poderia indicar um possível problema com a organização e talvez preocupações de entrega.
No entanto, o cliente deve dar aos vendedores tempo suficiente para apresentar uma proposta., Se os requisitos são particularmente complexos, os vendedores podem precisar montar uma equipe de resposta para quebrar os requisitos em áreas que eles podem entender e, em seguida, montar uma oferta. Se a linha do tempo definida no PFR é muito curta, as respostas podem ser apressadas e os fornecedores podem estar adivinhando a complexidade do projeto, ao invés de entendê-lo completamente. Isto levará a propostas imprecisas e a um processo de PFR desperdiçado.
o documento RFP deve indicar o processo se os vendedores tiverem perguntas adicionais sobre os requisitos especificados no RFP., Os vendedores não devem ser autorizados a ligar para o cliente, uma vez que isso pode levar a que um fornecedor receba informações adicionais que lhes dê uma vantagem competitiva. É melhor organizar uma chamada de conferência para que os representantes de cada fornecedor possam fazer e ouvir perguntas dirigidas ao cliente. Isto garante uma equidade no processo de licitação.
um documento RFP também deve especificar claramente o formato da resposta RFP dos fornecedores. Se isto não estiver claramente definido, serão enviadas respostas que se encontram em formatos diferentes e seria impossível comparar as ofertas do vendedor., O formato de resposta deve identificar o que é exigido do Fornecedor em cada seção, tais como referências, currículos de potenciais membros da equipe, um documento com os vendedores Entendendo os requisitos, e um formato para o preço. Se cada fornecedor aderir ao formato de resposta correto, isso tornará mais fácil uma comparação das ofertas.,
