Qu’est-ce que la Documentation de processus |le Guide facile de la Documentation de processus

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, sa complexité augmente. Il y a plus d’étapes, plus de personnes et plus de choses impliquées qui ne sont pas toujours organisées de la manière la plus efficace.

repenser le fonctionnement de votre entreprise peut sembler intimidant, mais cela vous procurera forcément des gains d’efficacité majeurs. La documentation du processus est la première étape vers cela!

Ce guide facile pour la documentation du processus vous aidera à le faire correctement.

lisez la suite pour trouver;

• Qu’est-ce que la Documentation de processus?,
• pourquoi le faire: L’Importance de la Documentation de processus
• comment documenter un processus
• trucs et astuces: meilleures pratiques de Documentation de processus
• Qu’y a-t-il pour vous: Avantages de la Documentation de processus
• modèles D’organigramme de processus Easy Starter

Qu’est-ce que la Documentation de processus?

la documentation du processus fournit une description détaillée de la façon d’exécuter un processus métier.,

Il comprend tous les types de documents qui prennent en charge un processus, comme

• politiques
• listes de contrôle
• tutoriels
• formulaires
• captures d’écran
• liens vers d’autres applications
• cartes de processus

il sert de guide pour aider les employés à tous les niveaux, y compris les décideurs et les parties prenantes, à comprendre rapidement les processus de l’entreprise.

Pourquoi Faire? : L’Importance de la Documentation des processus

documenter un processus vous aidera à réaliser 5 choses clés:

1) aide à améliorer les processus., Identifiez les goulots d’étranglement et les inefficacités en documentant les processus exacts. Vous verrez rapidement quels processus vous devez améliorer ou éliminer.

2) Aide à former les employés. Vous pouvez utiliser les documents de processus pour aider les nouveaux employés à comprendre leurs rôles et à se familiariser avec les processus auxquels ils seront impliqués. Même les employés expérimentés peuvent toujours se référer à ces documents chaque fois qu’ils veulent s’assurer qu’ils exécutent correctement le processus.

3) aide à préserver les connaissances de l’entreprise. Gardez une trace des processus connus seulement de quelques personnes spécialisées dans leur réalisation., De cette façon, même quand ils partent, les nouveaux arrivants peuvent reprendre le travail facilement.

4) aide à atténuer les risques et à maintenir la cohérence opérationnelle.

5) la documentation détaillée des processus est également un élément essentiel des brevets et des secrets commerciaux.

qui est impliqué dans la Documentation du processus

il y a 3 rôles clés de propriété dans la documentation du processus. Dans certains cas, la même personne peut jouer les trois rôles.

comment documenter les processus

L’utilisation d’une méthode étape par étape pour documenter un processus vous aidera à le faire rapidement.,

Étape 1: Identifiez et nommez le processus

déterminez quel processus vous allez documenter en premier. Déterminer son objectif (pourquoi et comment le processus va bénéficier de l’organisation) et fournir une brève description du processus.

Étape 2: Définir la portée du processus

fournissez une brève description de ce qui est inclus dans le processus et de ce qui est hors de la portée du processus, ou de ce qui n’y est pas inclus.

Étape 3: expliquer les limites du processus

où le processus commence-t-il et se termine-t-il? Quelles sont les causes de il pour commencer? Et comment savez-vous quand c’est fait?, Obtenez ces limites bien définies.

Étape 4: identifier les résultats du processus

établir ce qui sera produit par le processus ou quel résultat le processus atteindra une fois terminé.

Étape 5: identifiez les entrées du processus

énumérez les ressources nécessaires pour effectuer chacune des étapes du processus.

Étape 6: brainstormer les étapes du processus

Rassemblez toutes les informations sur les étapes du processus du début à la fin. Commencez par ce qui déclenche le processus ou démarrez à la fin du processus et suivez les étapes jusqu’au point de départ.,

la séance de brainstorming devrait impliquer ceux qui sont directement responsables des tâches du processus ou quelqu’un ayant une connaissance approfondie de celui-ci, car ils peuvent fournir des données précises.

Étape 7: organisez les étapes séquentiellement

prenez la liste des étapes que vous avez inventées et placez-les dans un ordre séquentiel pour créer un flux de processus.

gardez le nombre d’étapes au minimum et si une étape comprend plus d’une tâche, listez-les sous l’étape principale.

Étape 8: Décrivez qui est impliqué

décidez de chaque personne qui sera responsable des tâches du processus. Définir leurs rôles., Gardez à l’esprit de mentionner leur titre d’emploi plutôt que leur nom.

soyez également attentif à ceux qui feraient référence au document. Écrivez – le de manière à ce que tout employé ayant une connaissance raisonnable puisse le lire et le comprendre.

Étape 9: visualisez le processus

Il s’agit d’améliorer la clarté et la lisibilité de votre documentation. À l’aide d’un organigramme de processus, visualisez soigneusement les étapes de processus que vous avez identifiées précédemment.

Étape 10: notez les Exceptions au flux de processus Normal

un processus métier peut ne pas toujours suivre le même flux pour diverses raisons., Mentionnez ces exceptions et les mesures qui seront prises pour y remédier.

étape 11: ajouter des points de contrôle et des mesures

identifiez les endroits où les risques pourraient survenir dans le processus et ajoutez des points de contrôle pour aider le propriétaire du processus lors de la surveillance du processus.

Établir des mesures pour déterminer l’efficacité du processus et d’aider à l’améliorer.

étape 12: examinez et testez le processus

Rassemblez toutes les personnes impliquées et examinez l’organigramme du processus que vous avez mappé. Existe-il des étapes manquantes? Tout est dans l’ordre? Une fois cela fait, testez le processus et voyez si vous avez manqué quelque chose.,

trucs et astuces: meilleures pratiques de Documentation des processus

• gardez le document simple et concis. Alors qu’il devrait être techniquement précis, il doit être facile à suivre.

• Avoir un plan en place pour mettre à jour les documents quand/si le processus de changement. Assurez-vous de les revoir au moins une fois par an.

• Ou attribuer un propriétaire de processus qui peuvent faire des examens réguliers et d’informer des changements.

• conservez une documentation distincte pour chaque processus différent afin d’éviter toute confusion.,

• pour documenter les processus pour la première fois, éviter de couvrir l’ensemble de l’organisation à la fois. Démarrer à partir d’un processus unique au sein d’un ministère ou d’un processus commun à l’ensemble de l’organisation.

• stockez les documents dans un endroit facile d’accès pour quiconque les Recherche.

• assurez-vous qu’il est facile d’être révisé en cas de besoin, et la nouvelle version peut être facilement distribué à tous les participants.

• avoir des documents stockés en ligne dans un emplacement central via un outil de documentation de processus., Cela aidera automatiquement avec les deux meilleures pratiques mentionnées ci-dessus.

• utilisez des exemples appropriés, des graphiques, un codage couleur, des captures d’écran, plusieurs plates-formes, etc. en tant que de besoin.

• assurez-vous que la documentation du processus est conforme aux normes existantes de votre organisation.

• Si vous mettez en évidence le flux de processus dans un format verbal, équilibrez – le toujours avec des graphiques-un organigramme de processus.

• ajoutez des swimlanes à vos organigrammes de processus métier pour distinguer différents rôles de processus, délais, etc.,

• créez un guide de documentation de processus, que tout le monde peut désigner comme un modèle standard pour documenter un processus.

• utilisez le matériel documentaire existant, les dossiers, les entrevues, les études de cas, les journaux de terrain du personnel du projet et les connaissances des employés pour recueillir des informations pour la documentation du processus.

Qu’y a-t-il pour vous: Avantages de la Documentation du processus

• aidez à mettre tout le monde sur la même page en fournissant une vue commune des étapes du processus. Une vue commune est nécessaire pour la cohérence.,

• Lorsqu’il existe une documentation de processus claire, les modifications apportées aux processus peuvent être apportées en temps opportun et de manière simple.

• aide à identifier les conditions idéales pour une collaboration et une performance efficaces.

• aide à identifier les goulots d’étranglement et les inefficacités dans les processus (même dans les procédures « bien raffinées”) qui pourraient autrement passer inaperçus.

• un processus clairement documenté permet de gagner du temps et d’éviter les erreurs en supprimant toute confusion et en fournissant des instructions claires.

• réduit les coûts et les dépenses inutiles de ressources.,

• Contribue à améliorer la qualité globale des processus et de la qualité des résultats.

• aide à augmenter la productivité et la satisfaction des employés.

• comme il est clairement enregistré comment les processus doivent être effectués, il est plus facile d’externaliser le travail.

• La documentation des processus permet également d’automatiser facilement les processus en cas de besoin.,

modèles de Documentation de processus Easy Starter

fondamentalement, le mappage de processus permet de représenter les informations documentées telles que les étapes de processus, les rôles de processus, les entrées et les sorties dans une image simplifiée.

Voici des modèles d’organigramme de processus / modèles de mappage de processus que vous pouvez rapidement modifier en ligne avec des informations sur vos processus organisationnels. Cliquez sur le modèle pour l’ouvrir dans L’éditeur Creately.,

Modèle 1

Modèle 2

Modèle 3

Modèle 4

Commentaires sur le Guide Facile à la Documentation de Processus

Ce processus de documentation guide couvre tout ce que vous devez savoir afin de documenter un processus correctement., Suivez les étapes de documentation du processus décrites ci-dessus et utilisez les modèles d’organigramme du processus pour garantir un processus de documentation de qualité.

dans notre communauté, vous pouvez trouver plus de modèles d’organigrammes de processus.

dans notre prochain guide, nous discuterons des techniques d’amélioration des processus qui vous aideront à rationaliser facilement vos processus métier.