Lorsqu’une entreprise achète des biens et des services à un fournisseur ou à un créancier à crédit qui doit être remboursé dans un court laps de temps, l’écriture comptable est appelée comptes créditeurs (AP). Sur un bilan, il apparaît sous passifs courants. Dans une entreprise, un service AP est responsable des paiements dus par la société aux fournisseurs et autres créanciers.
dans cet article, vous découvrirez également:
Quel est le rôle des comptes créditeurs?,
Qu’est-ce que le processus des comptes créditeurs?
Qu’est-ce qui est inclus dans les comptes créditeurs?
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Quel est le rôle des comptes créditeurs?
Les services des comptes fournisseurs sont responsables de plus que de payer les factures et les factures entrantes., Les comptes créditeurs sont généralement leur propre département dans les grandes entreprises, mais dans les petites entreprises, les tâches de comptes créditeurs et débiteurs sont généralement combinées.
alors que la taille de l’entreprise détermine en fin de compte le rôle des comptes fournisseurs, AP remplit au moins trois fonctions de base en plus de payer les factures.
frais de voyage D’Affaires
Les grandes entreprises ou les entreprises qui ont besoin de personnel pour voyager peuvent avoir leur département Pa gérer leurs frais de voyage. La gestion des voyages par le département AP peut inclure la réservation préalable d’une compagnie aérienne, d’une location de voiture et d’un hôtel., Selon les contrôles d’une entreprise, le compte à payer peut traiter les demandes et distribuer des fonds pour couvrir les frais de voyage. Après un voyage d’affaires, Pa serait alors responsable du règlement des fonds distribués par rapport aux fonds réellement dépensés ou du traitement des demandes de remboursement de voyage.
paiements internes
Les Comptes fournisseurs sont responsables de la distribution des paiements de remboursement internes, du contrôle et de l’administration de la petite caisse et du contrôle de la distribution des certificats d’exonération de la taxe de vente.,
Les employés doivent produire un rapport de journal manuel, des reçus ou les deux pour justifier les demandes de remboursement. Les petites dépenses telles que les frais de port Divers, les fournitures de bureau ou le déjeuner de réunion d’entreprise sont traitées comme de la petite caisse. AP gère souvent une offre de certificats d’exemption de taxe de vente émis aux gestionnaires pour s’assurer que les achats d’entreprise admissibles n’incluent pas les frais de taxe de vente.
paiements des fournisseurs
comptes fournisseurs organise et maintient les coordonnées des fournisseurs, les conditions de paiement et les informations W-9 de L’Internal Revenue Service manuellement ou à l’aide d’une base de données informatique., Selon les contrôles internes d’une entreprise, un service AP gère les bons de commande préapprouvés ou les comptes créditeurs vérifient les achats après un achat. Le département AP gère également les rapports d’analyse du vieillissement de fin de mois qui permettent à la direction de savoir combien l’entreprise doit actuellement.
autres Fonctions
le service des comptes fournisseurs travaille également à réduire les coûts en reconnaissant les détails et en élaborant des stratégies pour économiser de l’argent. Un exemple est si une facture est payée dans une période de réduction que de nombreux fournisseurs fournissent., AP est également un contact direct entre une entreprise et ses représentants de fournisseurs. De solides relations d’affaires entre les deux pourraient profiter à l’entreprise et un fournisseur pourrait offrir des conditions de crédit assouplies.
Qu’est-ce que le processus des comptes créditeurs?
le service des comptes fournisseurs aura un ensemble de procédures à suivre avant d’effectuer un paiement au fournisseur. Des directives définies sont essentielles en raison de la valeur et du volume des transactions pendant n’importe quelle période de temps.,
le processus implique:
réception de la facture: si des marchandises ont été achetées, la facture aide à retracer la quantité de ce qui a été reçu. La validité de la facture peut également être connue pendant cette période.
examiner les détails de la facture: assurez-vous que la facture comprend le nom du fournisseur, l’autorisation, la date et les exigences vérifiées et correspondantes au bon de commande.
Mise à jour des enregistrements Une fois la facture reçue: les comptes du Grand Livre doivent être mis à jour en fonction des factures reçues et une entrée de dépenses est généralement requise., L’approbation de la direction pourrait être requise à ce stade, la hiérarchie des approbations étant attachée à la valeur de la facture.
paiement en temps opportun: tous les paiements doivent être traités avant ou à leur date d’échéance sur une facture, comme convenu entre un fournisseur et une société d’achat. Les documents requis doivent être préparés et vérifiés. Les détails saisis sur le chèque, les coordonnées bancaires du fournisseur, les bons de paiement, la facture originale et le bon de commande doivent être examinés. Une autorisation de gestion pourrait également être requise à ce stade.,
pour s’assurer que la trésorerie et les actifs d’une entreprise sont en sécurité, le processus des comptes fournisseurs devrait comporter des contrôles internes pour:
- empêcher de payer une facture frauduleuse
- empêcher de payer une facture inexacte
- empêcher de payer une facture fournisseur deux fois
- assurez-vous que toutes les factures fournisseurs sont comptabilisées
Qu’est-ce qui est inclus dans les comptes fournisseurs?
Les Comptes créditeurs figurent au bilan d’une entreprise en tant que passif à court terme et sont un ensemble de crédits à court terme accordés par les fournisseurs et les créanciers pour les biens et services reçus par une entreprise., Un service AP s’occupe également des paiements internes pour les dépenses d’affaires, les déplacements et la petite caisse.
