50 Semplice Richiesta Di Preventivo Modelli (& Forme)

Una richiesta di preventivo noto anche come una RICHIESTA di preventivo è un tipo di documentazione, dove un’entità chiede un preventivo da fornitori per la realizzazione di progetti specifici di attività. Il modello di richiesta di preventivo fornisce tutte le informazioni sui requisiti del progetto. In esso, il fornitore dovrebbe dettagliare i costi per ogni fase del progetto., Ciò consente all’entità che ha richiesto il documento di confrontarlo con le altre offerte di fornitori diversi.

la Richiesta di Preventivi

che Cosa è la richiesta di preventivo del documento?,

Quando una società sollecitante sa esattamente quale quantità e qualità dei servizi di cui ha bisogno, chiederà una richiesta di modello di preventivo da diversi fornitori noti come offerenti. Le aziende utilizzerebbero un modello di RFQ per acquisire servizi o prodotti off-the-shelf. L’uso di tale documento consentirebbe alla società che sollecita di confrontare facilmente offerte diverse da una vasta gamma di fornitori.

Quando necessario, una società sollecitante invierà una richiesta di preventivo a molti fornitori che chiedono di dare le loro offerte di prezzo., Ad esempio, un’azienda desidera acquistare 300 computer con velocità di elaborazione specifiche e dimensioni del disco rigido.

La società dovrebbe quindi creare un modello di RFQ e inviarlo a diversi fornitori. Poiché hanno bisogno di un tipo specifico di prodotto, è più facile per loro confrontare le quotazioni che ricevono dagli offerenti.

In genere, un modello di richiesta di preventivo contiene quattro sezioni. Esso comprende i termini di pagamento, i fattori che influenzeranno la selezione dell’offerta, un termine per la presentazione dell’offerta e altre informazioni pertinenti necessarie per il corrispettivo dell’offerta., After considering all of the quotes given by the vendors, the soliciting company will award the contract to the rightful vendor.

Request For Quote Templates

Quando utilizzare la richiesta di preventivo?

L’utilizzo del modulo di richiesta preventivo rende il processo di sollecitazione più semplice ed efficiente., Questo perché la società sollecitando riceverebbe solo alcune risposte che includono le quotazioni o le stime dei potenziali fornitori.

Quando si considerano meno citazioni, ciò significa una riduzione del tempo di valutazione. Dovresti solo considerare le quotazioni fornite dagli offerenti qualificati confrontate anziché da un pool di offerenti non qualificati e qualificati.

Un preventivo che hai ricevuto in risposta alla richiesta di preventivo che hai fornito non è considerato un’offerta. Ciò significa che non è possibile utilizzare il documento come contratto vincolante., Esso contiene solo informazioni rilevanti che è possibile utilizzare per fare una scelta per quanto riguarda quale offerente di andare con per le vostre esigenze.

che Cosa è la RICHIESTA di preventivo del processo?

Il modello di richiesta di preventivo è solo un aspetto del processo RFQ., Questo processo è un’operazione molto comune che viene eseguita ogni giorno dal responsabile della fornitura e degli acquisti. Comune come è però, ci sono diversi modi per eseguire il processo RFQ. Non importa come si prevede di eseguire il processo, è necessario seguire queste quattro fasi principali:

• Preparazione
  Questa è la prima e la parte più significativa del processo RFQ, quindi, non si dovrebbe mai affrettare questo passaggio. Durante l’intero processo, dovresti dedicare almeno la metà del tempo a questa fase e l’altra metà alle altre 3 fasi., Durante questa fase, è necessario essere in grado di visualizzare l’intero processo RFQ dall’inizio alla fine. Avere questa “grande immagine” nella tua mente ti aiuterà a concentrarti sul tuo obiettivo finale.
  Ci sono diversi tipi di RFQ come invitato, aperto, asta inversa o offerta sigillata. La maggior parte delle aziende esegue le loro richieste di offerta invitando solo i fornitori che hanno prequalificato. Di solito, inviteresti solo da 3 a 8 offerenti a seconda della categoria.
  Dopo aver determinato il tipo di RFQ che si desidera eseguire, è il momento di iniziare a preparare la documentazione richiesta., I documenti utilizzati per una richiesta di offerta sono quelli che invieresti ai partecipanti all’offerta. Ci sono diversi tipi di documenti che si possono preparare, ma quelli più comuni includono:
  Un invito con una descrizione della vostra azienda, i progetti, e altre informazioni di base rilevanti. Inoltre, disponi chiaramente lo scopo della tua richiesta di offerta in questo documento.
  I termini e le condizioni generali per dare agli offerenti una struttura da seguire quando stanno pensando di fare un’offerta. Indicare chiaramente se gli offerenti possono negoziare i termini o meno.
  Un modello di prezzo per gli offerenti da seguire., Fornendo questo documento sarà più facile per voi per confrontare le quotazioni e determinare quale sarebbe la scelta migliore per la vostra azienda. Se si pensa che sia necessario, è anche possibile inserire una richiesta per i fornitori di dividere i prezzi dei loro prodotti o servizi negli elementi di costo. Assicurati di definire la ripartizione dei prezzi di questi elementi di costo nel tuo modello di prezzo.
  Un questionario con i requisiti per la pre-qualificazione. Questi sono importanti in modo che i tuoi offerenti conoscano le qualifiche esatte di cui hanno bisogno per incontrare così li considererai e la loro offerta., Anche in questo caso, i requisiti per la pre-qualificazione possono variare a seconda della categoria.
  La selezione assegnazione pesi e criteri. Si desidera mantenere la trasparenza in tutto il processo di richiesta di offerta. Inoltre, vuoi che i partecipanti capiscano facilmente il processo per evitare confusione. Pertanto, è necessario includere queste informazioni per rendere tutti gli offerenti consapevoli. La distribuzione di queste informazioni può anche aiutare a ridurre eventuali controversie che possono sorgere dopo aver scelto un vincitore.,
  Dopo aver messo insieme tutta la documentazione necessaria, è ora possibile inviare l’intero gruppo di documentazione RFQ ai potenziali partecipanti.
• Gestione
  Durante l’intero processo di RFQ, assicurarsi di trattare tutti i partecipanti allo stesso modo. Ciò significa condividere tutte le stesse informazioni con tutti loro e porre le stesse domande a tutti i partecipanti.
  Non perdere mai informazioni rilevanti fornite dai tuoi offerenti in quanto ciò è contrario all’etica professionale., Se si vuole garantire la totale riservatezza, ci sono alcuni tipi di sistemi di e-procurement che hanno una funzionalità “offerta sigillata” che impedisce a chiunque di vedere le offerte completate. Quindi il sistema di offerta diventerà pubblico solo dopo che la scadenza è passata.
  Nei casi in cui non hai raggiunto gli obiettivi di prezzo necessari nel primo round, puoi scegliere di avere un secondo round che è anche noto come asta inversa. Questa volta però, si potrebbe prendere in considerazione solo un numero minore di partecipanti., Ma questa volta, dovresti fornire ai partecipanti il tuo obiettivo di prezzo per dare loro un’idea migliore di ciò che stai cercando.
• Assegnazione
  Questo è il prossimo passo più importante nell’intero processo RFQ. Durante questa fase, devi decidere quale offerente sceglierai. In questo momento, tutto lo sforzo che avevi messo nella fase di preparazione diventerà molto prezioso. Se hai fornito agli offerenti un modello di prezzo, è più facile confrontare le offerte tra loro.,
  Quando si prende la decisione finale, è meglio coinvolgere un gruppo di persone piuttosto che decidere da soli. Ad esempio, puoi invitare alcuni dei tuoi stakeholder interni e consentire loro di utilizzare criteri predefiniti per assegnare l’offerta.
  Componi un memo che include le informazioni su quante offerte in totale hai ricevuto, quante di queste erano le offerte qualificate, i tuoi motivi per squalificare una qualsiasi delle offerte, i criteri di aggiudicazione, il modo in cui ciascuno dei membri del comitato di aggiudicazione ha votato e la decisione finale.,
• Chiusura
  Dopo aver scelto l’offerente finale, contattarli e impostare una riunione. Durante questa riunione, è possibile finalizzare i dettagli, chiudere l’accordo e firmare il contratto scritto. Se hai incluso tutti i documenti pertinenti nella tua documentazione RFQ, questa fase non dovrebbe essere troppo complicata. In caso contrario, potrebbe essere necessario sottoporsi ad alcuni negoziati prima di raggiungere un accordo finale.

È buona norma informare tutti i partecipanti sulla scelta e non solo l’offerente che hai scelto come vincitore., Tuttavia, dovresti condividere le notizie solo dopo la fase di chiusura e hai già firmato il contratto di chiusura. In questo modo, è possibile mantenere le opzioni aperte fino a quando sei arrivato a un accordo finale con le migliori condizioni possibili per voi e l’offerente.

RFQ Modelli

Gli aspetti negativi di una richiesta di preventivo

Un modello di RFQ ha molti vantaggi. Tuttavia, questo documento viene fornito con un paio di aspetti negativi che è necessario conoscere. Per uno, dal momento che la società sollecitante selezionerà gli offerenti, questo limita la concorrenza. Questo, a sua volta, può causare alcune irregolarità a causa delle risposte selettive.

Inoltre, la richiesta selettiva può portare all’esclusione di determinati fornitori e società., Ad esempio, anche se vendi lo stesso servizio o prodotto ma a un prezzo inferiore, le aziende che sollecitano potrebbero non contattarti nemmeno per una richiesta di offerta.

Come già detto, una risposta a un RFQ non funge da contratto vincolante. Devi stare molto attento quando hai a che fare con l’offerente. Se si sceglie un offerente, assicurarsi di venire con un contratto o un ordine di acquisto che entrambi si firmerà. Solo perché l’offerente che si desidera scegliere ha risposto alla tua richiesta di offerta, ciò non significa che hai un affare fatto., Per finalizzare il contratto prima, ottenere tutto per iscritto, e ottenere la firma per chiudere l’affare fatto ufficialmente.