Quando una società acquista beni e servizi da un fornitore o creditore a credito che deve essere rimborsato in un breve periodo di tempo, la voce contabile è nota come Contabilità fornitori (AP). In un bilancio, appare sotto passività correnti. In una società, un reparto AP è responsabile per effettuare i pagamenti dovuti dalla società ai fornitori e altri creditori.
In questo articolo imparerai anche:
Qual è il ruolo dei conti da pagare?,
Qual è il processo di contabilità fornitori?
Cosa è incluso nei conti da pagare?
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Qual è il ruolo dei conti da pagare?
I reparti contabilità fornitori sono responsabili di più di un semplice pagamento di fatture e fatture in entrata., Conti da pagare sono di solito il proprio reparto in aziende più grandi, ma nelle imprese più piccole conti da pagare e attività da ricevere sono di solito combinati.
Mentre la dimensione del business determina in ultima analisi il ruolo conti da pagare gioca, AP soddisfa almeno tre funzioni di base, oltre a pagare le bollette.
Spese di viaggio d’affari
Le aziende più grandi o le aziende che richiedono personale per viaggiare possono avere il loro reparto AP gestire le loro spese di viaggio. La gestione dei viaggi da parte del dipartimento AP potrebbe includere fare anticipo compagnia aerea, noleggio auto e prenotazioni alberghiere., A seconda dei controlli di una società, conto da pagare potrebbe processi richieste e distribuisce fondi per coprire le spese di viaggio. Dopo che si è verificato un viaggio d’affari, AP sarebbe quindi responsabile del regolamento dei fondi distribuiti rispetto ai fondi effettivamente spesi o dell’elaborazione delle richieste di rimborso del viaggio.
Pagamenti interni
Accounts Payable è responsabile della distribuzione dei pagamenti di rimborso interni, del controllo e della gestione della piccola cassa e del controllo della distribuzione dei certificati di esenzione dall’imposta sulle vendite.,
I dipendenti devono presentare un rapporto di registro manuale,ricevute o entrambe le richieste di rimborso. Piccole spese come spese di spedizione varie, out-of-pocket forniture per ufficio o riunione aziendale pranzo sono gestiti come piccola cassa. AP gestisce spesso una fornitura di certificati di esenzione dall’imposta sulle vendite rilasciati ai manager per garantire che gli acquisti aziendali qualificati non includano le spese di imposta sulle vendite.
Vendor Payments
Accounts Payable organizza e mantiene le informazioni di contatto del fornitore, i termini di pagamento e le informazioni Internal Revenue Service W-9 manualmente o utilizzando un database informatico., A seconda dei controlli interni di un’azienda, un dipartimento AP gestisce ordini di acquisto pre-approvati o conti da pagare verifica gli acquisti dopo un acquisto. Il dipartimento AP gestisce anche i rapporti di analisi di invecchiamento di fine mese che consentono alla gestione di quanto l’azienda deve attualmente.
Altre funzioni
Il reparto contabilità fornitori lavora anche per ridurre i costi riconoscendo i dettagli e sviluppando strategie per risparmiare denaro aziendale. Un esempio è se una fattura viene pagata entro un periodo di sconto fornito da molti fornitori., AP è anche un contatto diretto tra un’azienda e i suoi rappresentanti dei fornitori. Forti relazioni commerciali tra i due potrebbero avvantaggiare l’azienda e un fornitore potrebbe offrire condizioni di credito rilassate.
Qual è il processo di contabilità fornitori?
Il reparto contabilità fornitori avrà una serie di procedure da seguire prima di effettuare un pagamento fornitore. Le linee guida stabilite sono essenziali a causa del valore e del volume delle transazioni durante qualsiasi periodo di tempo.,
Il processo comporta:
Ricezione della fattura: se le merci sono state acquistate, la fattura aiuta a tracciare la quantità di ciò che è stato ricevuto. La validità del disegno di legge può essere conosciuta anche durante questo periodo.
Rivedere i dettagli della fattura: assicurarsi che la fattura includa il nome del fornitore, l’autorizzazione, la data e i requisiti verificati e corrispondenti all’ordine di acquisto.
Aggiornamento dei record una volta ricevuta la fattura: i conti contabili devono essere aggiornati in base alle fatture ricevute e di solito è necessaria una voce di spesa., L’approvazione manageriale potrebbe essere richiesta in questa fase con la gerarchia di approvazione allegata al valore della fattura.
Effettuare il pagamento tempestivo: tutti i pagamenti devono essere elaborati prima o alla loro data di scadenza su una fattura, come concordato tra un fornitore e una società di acquisto. I documenti richiesti devono essere preparati e verificati. I dettagli inseriti sull’assegno, i dettagli del conto bancario del fornitore, i buoni di pagamento, la fattura originale e l’ordine di acquisto devono essere esaminati. A questo punto potrebbe essere richiesta anche un’autorizzazione manageriale.,
assicurarsi che i contanti dell’azienda e le attività sono sicuro, il processo della contabilità fornitori dovrebbe avere controlli interni per:
- evitare di pagare un fraudolenta fattura
- evitare di pagare un impreciso fattura
- evitare di pagare una fattura fornitore per due volte
- assicurarsi che tutte le fatture del venditore sono contabilizzati
che Cosa È Incluso nei Conti da pagare?
Conti da pagare è sul bilancio di una società come una passività corrente ed è una raccolta di crediti a breve termine esteso da fornitori e creditori per il bene e servizi ricevuti da un business., Un dipartimento AP si occupa anche dei pagamenti interni per spese aziendali, viaggi e piccoli contanti.
