Come avviare un servizio di pianificazione di eventi

Nota del redattore: Questo articolo è stato estratto da Start Your Own Event Planning Business (Entrepreneur Press, 2015).

L’industria degli eventi speciali è cresciuta enormemente negli ultimi dieci anni. Secondo una recente ricerca condotta dal Dr. Joe Goldblatt, CSEP (Certified Special Events Professional), la spesa per eventi speciali in tutto il mondo è di billion 500 miliardi all’anno., Goldblatt è il fondatore della International Special Events Society (ISES), il direttore fondatore del programma di gestione degli eventi presso la George Washington University, e co-autore del Dizionario internazionale di Gestione degli eventi. “Basti dire che il mercato è abbastanza grande da supportare e sostenere il tuo sforzo”, afferma Goldblatt. “Se stai lavorando in un’area eventi speciali, ci sono molte direzioni in cui puoi espanderti. Se stai entrando nella professione di eventi speciali, c’è un mercato redditizio che ti aspetta su molti fronti.,”

Secondo Goldblatt di ricerca, profitti in questo settore in continua ascesa. Solo pochi anni fa, Goldblatt dice, il margine di profitto medio per un imprenditore di pianificazione di eventi era di circa il 15 per cento. I suoi studi più recenti, tuttavia, mostrano margini di profitto possono essere fino al 40 per cento., Egli attribuisce la buona salute del settore a diversi fattori, tra cui il miglioramento dell’economia e la tendenza di corporate America di esternalizzare le loro funzioni di meeting-pianificazione. Dal momento che non sei una startup tecnologica che offre ai programmatori, puoi iniziare senza un sacco di soldi.

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Che cosa è la pianificazione degli eventi?

Questa domanda si suddivide in due domande: Di che tipo di eventi stiamo parlando? E, che cosa è la pianificazione di eventi?

Per prima cosa., In generale, eventi speciali verificarsi per i seguenti scopi:

• Celebrazioni (fiere, sfilate, matrimoni, riunioni, compleanni, anniversari)
• Formazione (conferenze, meeting, feste di laurea)
• Promozioni (lancio di prodotti, manifestazioni politiche, sfilate di moda)
• Commemorazioni (monumenti, manifestazioni civiche)

Questa lista non è esaustiva, ma come dimostrano gli esempi illustrano, eventi speciali possono essere business correlati, puramente sociale o da qualche parte in mezzo.

Passiamo ora alla seconda domanda: Cos’è la pianificazione degli eventi?,gn research

Creazione di un evento di design

Trovare un sito

l’Organizzazione per il cibo, arredamento e divertimento

la Pianificazione del trasporto da e per l’evento

Invio di inviti ai partecipanti

Organizzazione di eventuali alloggi per i partecipanti

Coordinare l’attività di personale per eventi

di Sorveglianza presso il sito

la Conduzione di valutazioni dell’evento

Come molte di queste attività il vostro business si impegna nella dipenderà dalla dimensione e il tipo di un evento particolare, che, a sua volta, dipende dalla specializzazione che si sceglie.,

Perché le persone assumono organizzatori di eventi?

Questa domanda ha una risposta semplice: gli individui spesso trovano che non hanno l’esperienza e il tempo per pianificare gli eventi stessi. I pianificatori indipendenti possono intervenire e dare a questi eventi speciali l’attenzione che meritano.

Chi diventa un organizzatore di eventi?

I pianificatori sono spesso persone che hanno avuto il loro inizio in un particolare aspetto di eventi speciali. L’imprenditore Martin Van Keken aveva una società di catering di successo prima di decidere di pianificare interi eventi. Molti altri pianificatori hanno storie simili., Questo spiega perché i pianificatori spesso non solo coordinano interi eventi, ma possono, inoltre, fornire uno o più servizi per tali eventi.

I pianificatori di eventi possono anche aver iniziato a pianificare eventi per altre aziende prima di decidere di entrare in affari per se stessi. Joyce Barnes-Wolff ha pianificato eventi interni per una catena di negozi per 11 anni e poi ha lavorato per un’altra società di pianificazione di eventi prima di colpire da sola.

Diventare certificati

Prendere in considerazione ottenere una laurea o un certificato da un’università locale in pianificazione o gestione di eventi., Un elenco di college e università che offrono opportunità educative in questo campo è disponibile da Meeting Professionals International (MPI).

Considera anche di lavorare per diventare un CSEP (Certified Special Events Professional) o CMP (Certified Meeting Planner). Queste designazioni sono fornite rispettivamente da ISES e MPI. Molte aziende e alcuni membri del pubblico in generale, cercano queste designazioni quando assumono i pianificatori. A causa della ricerca e dello studio necessari per diventare CSEP o CMP, i clienti sanno che questi pianificatori sono professionisti.,

Target Market

Il mercato Corporate

In linea di massima, ci sono due mercati per i servizi di pianificazione di eventi: corporate e social. Il termine “corporate” comprende non solo le aziende, ma anche enti di beneficenza e organizzazioni senza scopo di lucro. Enti di beneficenza e organizzazioni senza scopo di lucro ospitano raccolte di fondi di gala, ricevimenti e gare atletiche, tra gli altri eventi, per espandere la loro base di sostegno pubblico e raccogliere fondi., Migliaia di questi eventi si verificano ogni anno, e anche se quelli di grandi dimensioni richiedono esperienza di pianificazione di eventi specializzati, si possono trovare piccoli eventi locali per iniziare con.

Aziende di fiere, convegni, società di pic-nic, feste e incontri per i membri del personale, i membri del consiglio di amministrazione o degli azionisti., C’è un enorme mercato per questi tipi di eventi. Secondo lo studio di rilevanza economica 2012 del Convention Industry Council, 1,83 milioni di riunioni aziendali / aziendali, fiere, convegni, ecc. ha avuto luogo solo negli Stati Uniti.

Il mercato sociale

Eventi sociali includono matrimoni, compleanni, feste di anniversario, bar e bat mitzvahs, dolce 16 parti, feste per bambini, riunioni e così via. Si può decidere di gestire tutti questi eventi o semplicemente specializzarsi in uno o più di essi.,

Il mercato degli eventi sociali, in particolare compleanni e anniversari, dovrebbe continuare ad aumentare nei prossimi anni, man mano che i baby boomer maturano. Questo gruppo ha figli che si sposano, genitori che celebrano anniversari d’oro e i loro anniversari di nozze d’argento per commemorare.

Costi di avvio

Quanti soldi avrai bisogno per iniziare la tua attività di pianificazione degli eventi? Che dipenderà dal costo della vita nella zona serve il vostro business e se si lavora da casa o affittare spazio ufficio., Dipenderà anche, in misura minore, dal tuo gusto e dalle tue scelte di vita.

Tenete a mente che mentre si lavora da casa non mancherà di tenere bassi i costi, non è possibile avviare qualsiasi, ma il più piccolo di business di pianificazione di eventi su un shoestring.

In questa tabella sono riportati i costi di avvio per due ipotetici eventi-servizi di pianificazione., Il primo business è homebased e non ha dipendenti. Il business di fascia alta occupa 1.000 piedi quadrati di spazio ufficio. Il proprietario / manager di questa attività impiega un pianificatore junior a tempo pieno e un contabile part-time, oltre a dipendenti temporanei che gestiscono il lavoro d’ufficio e che possono aiutare a prepararsi per vari eventi. Entrambi i proprietari trarranno il loro reddito dall’utile netto ante imposte. Ogni anno, queste imprese saranno lordo respectively 85.000 e respectively 250.000, rispettivamente. La tabella di avvio elenca i costi di pre-apertura per le aziende.,

Operazioni

Pochi, se ce ne sono, i pianificatori di eventi hanno da 9 a 5 lavori. Per sua stessa natura, la pianificazione di eventi tende a coinvolgere serate, fine settimana, vacanze e talvolta anche stagioni specifiche. Quanto tempo devi impegnarti a lavorare dipenderà, ancora una volta, dalla specializzazione che scegli.

Come regola generale, gli eventi sociali coinvolgono più fine settimana e festivi rispetto agli eventi aziendali. Alcune aree del paese e alcuni tipi di eventi hanno stagioni “on” e “off”., Tuttavia, non importa quale sia la tua specializzazione (ad eccezione delle feste per bambini piccoli), puoi contare sul lavoro almeno alcune sere mentre coordini e supervisiona gli eventi. La pianificazione di tali eventi, tuttavia, sarà fatta principalmente durante l’orario di lavoro.

Ecco i principali compiti che ti completando come un organizzatore di eventi:

• Ricerca., Il modo migliore per ridurre il rischio (qualunque sia il tipo) è quello di fare i compiti. Per i grandi eventi, la ricerca può significare assicurarsi che ci sia una domanda per l’evento conducendo sondaggi, interviste o ricerca di focus group. Se sei nuovo nel settore della pianificazione degli eventi, la ricerca potrebbe invece significare scoprire tutto ciò che puoi su fornitori e fornitori. La ricerca può anche significare parlare con altri pianificatori che hanno prodotto eventi simili a quello su cui si sta lavorando. Oppure potresti trovarti a leggere su questioni di costume e etichetta, specialmente se non hai familiarità con un particolare tipo di evento.,

Qualunque sia il tipo di evento che stai pianificando, la ricerca dovrebbe includere porre al tuo cliente molte domande e scrivere le risposte. Intervistare un cliente potrebbe non essere quello che pensi immediatamente come ricerca. Tuttavia, fare troppe domande, o non ascoltare adeguatamente le risposte di un cliente, può compromettere il successo dell’evento che pianifichi.

• Disegno. La tua creatività entra maggiormente in gioco nella fase di progettazione della pianificazione dell’evento, durante la quale abbozzi il “feel” e il “look” complessivi dell’evento., Questo è il momento di brainstorming, da soli o con i vostri dipendenti. E ‘ anche il momento di tirare fuori e guardare attraverso il file idea. (Ne hai uno, vero? In caso contrario, continuate a leggere e prendere appunti.) Non dimenticare di consultare il tuo notebook per le risposte del cliente alle domande che hai chiesto in fase di ricerca. Queste risposte, in particolare quella relativa al budget dell’evento, ti aiuteranno a controllare accuratamente ogni idea per la fattibilità, preferibilmente prima di suggerirla al cliente.
• Proposta., Una volta che hai intervistato il cliente e fatto qualche brainstorming preliminare, si dovrebbe avere abbastanza informazioni per preparare una proposta. Essere consapevoli del fatto che la produzione di una proposta è in termini di tempo e potenzialmente costoso, soprattutto se si includono fotografie o schizzi. Si noti che solo le aziende più grandi che producono eventi di fascia alta possono permettersi di fornire ai clienti proposte gratuite. Dovresti ricevere una tassa di consultazione (lei suggerisce circa $150), che può essere applicata all’evento di un cliente se lui o lei ti assume.
• Organizzazione., Durante questa fase ad alta intensità decisionale, potrai affittare il sito, assumere fornitori e prendersi cura di più dettagli di quanto si potrebbe credere possibile. Starai al telefono finche ‘ non ti si intorpidisce l’orecchio. Ma prima di fare tutto questo, assicurati di avere una persona di contatto (il cliente o qualcuno che agisce per conto del cliente) con cui discuterai tutte le decisioni principali. Avere un individuo designato aiuta a garantire che le linee di comunicazione siano mantenute aperte. Inoltre, gli eventi sociali in particolare a volte soffrono della sindrome di “troppi cuochi”., Avere un contatto designato ti aiuta a evitare di essere catturato nel bel mezzo di disaccordi tra i partecipanti all’evento.

In generale, maggiore è l’evento, maggiore è il tempo di consegna necessario per pianificarlo. Le principali convenzioni sono pianificate con anni di anticipo. Anche se non si può organizzare eventi su una scala così grande, è necessario consentire almeno un paio di mesi per eventi come pic-nic aziendali, riunioni o grandi feste.

• Coordinamento. Dopo aver fatto i piani iniziali, rivolgi la tua attenzione a ciascuna delle attività che fanno parte dell’evento generale., A questo punto, il vostro obiettivo è quello di garantire che tutti sono sulla stessa lunghezza d’onda. Buone capacità di comunicazione sono importanti. Assicurati che tutti i fornitori abbiano almeno un’idea generale del programma generale dell’evento. Ancora più importante, i fornitori dovrebbero essere chiari su cosa ci si aspetta da loro e quando. Gli orari di arrivo del fornitore dovrebbero apparire nei contratti, ma verificare comunque tali orari. Questo è un periodo “controlla e ricontrolla”. Assicurarsi che tutti i membri del personale conoscono i loro ruoli.
• Valutazione. L’ovvio, e in un certo senso il più importante, test del successo di un evento è la soddisfazione del cliente., L’obiettivo, ovviamente, è quello di finire con un cliente che canterà le tue lodi su e giù per la strada, gridandolo dai tetti. Questo è il cliente che ti assumerà di nuovo e che fornirà quella famosa pubblicità di passaparola per te.

Esistono diversi altri modi per valutare il successo di un evento., È possibile assumere un consulente di pianificazione di eventi; avere qualcuno che ospita feste di grande successo osservare il vostro evento; pianificare una discussione post-evento tavola rotonda con i dipendenti; ottenere un feedback da altri professionisti del settore che lavorano durante l’evento, come il catering o barista; o ospiti sondaggio a o dopo l’evento.

Reddito &Fatturazione

L’obiettivo nel pricing di un servizio è quello di contrassegnare i costi di manodopera e materiali in modo sufficiente per coprire le spese generali e generare un profitto accettabile., I proprietari di imprese per la prima volta spesso falliscono perché inconsapevolmente valutano i loro servizi troppo bassi. Secondo l’esperto del settore e autore Dr. Joe Goldblatt, tasse sono in genere determinati da tre fattori:

• Segmento di mercato servito. Gli eventi sociali hanno una struttura tariffaria diversa rispetto agli eventi aziendali. Nel settore degli eventi sociali, i pianificatori in genere ricevono una commissione per i loro servizi, più una percentuale di alcune o tutte le commissioni del fornitore. I due flussi di reddito producono entrate sufficienti per un profitto., Nel settore degli eventi aziendali, tuttavia, i pianificatori in genere addebitano una commissione per i loro servizi, oltre a una commissione di gestione per ogni articolo che contraggono. Ad esempio, un pianificatore acquista fiori da un fiorista, li segna (di solito 15 per cento) e le spese che ammontano al cliente. Un’altra possibilità è una tariffa forfettaria, o” tassa di progetto”, spesso utilizzata quando l’evento è grande e la società vuole ricevere una cifra “da non superare”.
• Posizione geografica. Le tasse sono più alti nel nord-est degli Stati Uniti, per esempio, che nel sud-est. Questa differenza riflette la variazione del costo della vita., Inoltre, le aree del paese che hanno ben definite stagioni e fuori stagione basano i loro prezzi in parte sulla stagione in cui si trovano.
• Esperienza e reputazione dell’organizzatore di eventi. Se sei appena agli inizi nel settore, è ragionevole addebitare meno per i tuoi servizi di pianificazione mentre acquisisci esperienza.

In che modo, si può chiedere, vengono calcolate le suddette tariffe per il servizio? Organizzatori di eventi abbiamo intervistato prezzo loro tasse-per-servizio (il costo totale per il cliente) utilizzando un metodo “cost-plus”., Contraggono il lavoro, le forniture e i materiali coinvolti nella produzione di un evento e addebitano ai loro clienti una tassa di servizio di circa il 10-20% del costo totale dell’evento, con il 15% come media approssimativa.

Marketing e risorse

Stampa pubblicità copre una vasta gamma, da un libero—o poco costoso—Pagine gialle pubblicità a un annuncio in una pubblicazione nazionale lucida che costano decine di migliaia di dollari. Ancora oggi nell’era online, la maggior parte dei pianificatori concordano sul fatto che un annuncio nelle pagine gialle ha un buon senso per gli affari., Un annuncio di linea, semplicemente elencando il nome della tua attività, è spesso fornito gratuitamente quando si collega il telefono (se si dispone di una linea di terra).

Si può anche optare per una pubblicità display. Questi sono gli annunci più grandi e delimitati nelle pagine gialle. C’è una tassa per questi. Se scegli uno spazio pubblicitario più ampio, assicurati di includere il tuo logo. Si può anche prendere in considerazione la pubblicità nel vostro giornale locale. Molti giornali periodicamente (forse trimestrali) pubblicano sezioni speciali per spose e futuri sposi., Questi sono buoni veicoli per promuovere la vostra attività di pianificazione di eventi se avete intenzione di fare qualsiasi consulenza di nozze.

Dallas pianificatore di David Granger è d’accordo. Il problema, osserva, è che i clienti devono vedere cosa fai, e un annuncio di parole non lo realizzerà. Egli raccomanda di networking e fare amicizia nel settore., In questo modo, dice, “La gente ti conosce, si fida di te. Vogliono onestà e integrità.”

Networking può aiutare il vostro business in due modi. Se le persone ti hanno incontrato e sanno quali servizi offri, possono fare riferimento a te o utilizzare il tuo servizio da soli. Inoltre, networking con alberghi, ristoratori e così via vi darà la possibilità di incontrare alcune delle persone i cui servizi potrebbe essere necessario come si pianifica eventi.

Sebbene il networking e il passaparola siano le strategie di settore più comuni per l’acquisizione di clienti, le forme tradizionali di pubblicità hanno i loro usi., Una scheda distintivo o opuscolo inviato a una mailing list o alle imprese locali possono attirare nuovi clienti. Un piccolo annuncio in una rivista aziendale locale può aiutare a costruire il riconoscimento del nome. Un sito web su Internet può consentire di attirare i clienti che non rispondono ad altre forme di media.,un Evans

L’attività di Pianificazione di Eventi: Dietro le Quinte dei Segreti del Successo di Eventi Speciali da Judy Allen

la Pianificazione di Eventi: La Guida Definitiva per il Successo di Meeting, Eventi Aziendali, serate di Gala di raccolta fondi, Conferenze, congressi e Altri Eventi Speciali da Judy Allen

The Complete Idiot Guide per la programmazione di Eventi e Riunioni, Seconda Edizione, da Robin Craven e Lynn Johnson Golabowski

Tasca Idiota Guida per la Scelta di una ditta di Catering di Phyllis Cambria e Patty Sachs

Eventi Speciali: la Creazione e il Sostegno di un Nuovo Mondo per la Celebrazione dal Dr., Joe Goldblatt

le Opportunità di istruzione

• Convention Industry Council
• la George Washington University, Turismo e Hospitality Management
• Internazionali, Eventi Speciali, Società

Pianificazione di Eventi Software

Ci sono centinaia di tipi di evento di software per la pianificazione, che vanno da economico e pacchetti di base per il software sviluppato per la pianificazione e la gestione su larga scala convegni e fiere. Questo software varia nel prezzo da thousands 100 a migliaia di dollari., Man mano che la tua azienda cresce, dovrai determinare i tipi di software di cui avrai bisogno. Scopri Capterra per una ripartizione completa dei migliori prodotti software di gestione degli eventi come Eventbrite, Regpack, Grenadine Events, SimpleTix, e molti altri.