Se si possiede una versione di Microsoft Office che include l’Accesso (di Office Professional 2010 è la versione più recente), ma hai mai usato, sei affacciato su un potente strumento per l’organizzazione e l’analisi dei dati aziendali. Ti mostrerò come sfruttare al meglio questo programma di database relazionale.
Hai bisogno di accedere se hai Excel?,
Quando si lavora con elenchi semplici, non si ha motivo di utilizzare Access, perché Excel offre strumenti di base per attività come l’ordinamento, il filtraggio e il calcolo dei valori. Quando si lavora con dati complessi, tuttavia, Access è il programma da utilizzare. Sebbene sia possibile memorizzare anche dati complessi in forma di elenco in Excel, in genere ciò comporta una grande duplicazione dei dati e il rischio di errori di inserimento dei dati. Inoltre, l’archiviazione dei dati in forma di elenco richiede l’utilizzo di strumenti Excel speciali, come le tabelle pivot, in modo da poter analizzare e visualizzare i dati in modo significativo., Questo non è il caso di Access.
Ecco una situazione del mondo reale che coinvolge dati complessi che è un buon candidato per essere archiviati e gestiti in Access piuttosto che in Excel: diciamo che la tua azienda ha bisogno di mantenere i record su quali dipendenti sono stati assegnati beni aziendali, come smartphone, computer, tablet o videoproiettori. Ogni dipendente può avere un numero qualsiasi di queste risorse in loro possesso, ed è necessario memorizzare una descrizione e un numero ID per ogni dispositivo elettronico che un dipendente ha (non è necessario limitare i dati ai dispositivi elettronici, ovviamente).,
Se si dovesse creare questo sistema di registrazione come un elenco in Excel, lo si farebbe in uno dei due modi. Innanzitutto, è possibile allocare una riga in un foglio di lavoro per ciascun dipendente e dedicare coppie di colonne su tale riga per contenere la descrizione e l’ID per ogni risorsa assegnata al dipendente. Se una persona avesse 15 dispositivi, ad esempio, creeresti 30 colonne di questo tipo. Se una persona avesse solo un pezzo, allora avresti bisogno solo di due colonne., Poiché la quantità di dati memorizzati per ciascun dipendente varierebbe, cercare un particolare elemento nel foglio di lavoro non sarebbe facile. Inoltre, non sarebbe facile visualizzare i dati se qualcuno avesse un sacco di attrezzature, in quanto sarebbe necessario impostare più colonne di quelle che si adatterebbero comodamente nella finestra di Excel.
L’altro modo per organizzare i dati in Excel è allocare una riga nel foglio di lavoro a ciascun dispositivo elettronico, ma questa configurazione è altrettanto ingombrante, anche se per motivi diversi. In questo caso, è necessario ripetere il nome e il numero di ciascun dipendente per ciascun dispositivo in loro possesso., Ciò significa che si sarebbe ripetutamente inserendo i dati dei dipendenti, e si finirebbe con un sacco di dati duplicati memorizzati nel file Excel. E poiché il foglio di calcolo sarebbe ingombrante con cui lavorare, c’è la possibilità che nel tempo tu o un collega inseriate alcuni dati dei dipendenti in modo errato. Si potrebbe finire con quello che sembra due dipendenti diversi, per esempio, semplicemente perché qualcuno è entrato un record per “Bill Smith” e qualcun altro ha creato un secondo record per la stessa persona come “Billy Smith.”
Per tali scenari, Access è uno strumento di gran lunga superiore a Excel., In Access, si creerebbe una tabella (un elenco) di dipendenti, con ogni record contenente il nome e il numero ID del dipendente. In una seconda tabella (un altro elenco), devi inserire la descrizione e il numero ID per ogni dispositivo, più il numero ID per qualsiasi dipendente è in possesso di tale elemento. Gli unici dati duplicati in questa disposizione è il numero ID dipendente, che serve a collegare i due elenchi. Questo è ciò che è noto come un database relazionale, e Access rende tale database molto facile da creare.
Come creare un database in Access
Per prima cosa, avvia Access e scegli File, Nuovo., Dal momento che costruirai questo database da zero, scegli Database vuoto.
Table1 apparirà sullo schermo. Clicca su Clicca per aggiungere, e inserire i dettagli per i primi due dipendenti fittizi: Digitare James, premere Invio per passare alla colonna successiva, e digitare Smith., Premere Invio due volte per passare alla seconda colonna della seconda riga e digitare Peta, premere Invio e digitare Harrison.
La tabella non ha intestazioni di colonna a questo punto ed è necessario modificare il design in modo da poter utilizzare i numeri ID dipendenti. Per apportare queste modifiche, fare clic sul menu a discesa Visualizza nella scheda Home della barra degli strumenti della barra multifunzione e selezionare Vista progettazione. Quando viene visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome, digitare Dipendenti come nome della tabella (nella scheda sotto la barra dei menu) e fare clic su OK.,
Una volta in modalità Vista progetto, digitare EmployeeNumber al posto del nome del campo ‘ID’. Premere il tasto Tab e nell’elenco a discesa Tipo di dati scegliere Numero. Cambia ‘Field1’ per leggere FirstName e ‘Field2’ per leggere LastName.,
Tornare alla visualizzazione del foglio dati facendo clic su Visualizza, Vista foglio dati. Fare clic su Sì quando viene richiesto di salvare la tabella e digitare i numeri 2011 e 2045 nella prima colonna della tabella.
Una volta completata la tabella, salvarla facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla scheda Dipendenti e facendo clic su Salva.
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