Come essere più produttivi: 18 consigli per aiutarti (da non perdere l’ultimo!)

Prima di leggere un altro articolo su come essere più produttivi o massimizzare la produttività in ogni secondo di ogni giorno, ricorda questo: sii gentile con te stesso e con i tuoi errori.

Non puoi aspettarti di essere più produttivo durante la notte.,

Probabilmente hai passato anni a coltivare le tue abitudini di lavoro-sia buone che cattive, consciamente o inconsciamente-e quelle non cambieranno immediatamente.

Piccoli aggiustamenti possono portare a cambiamenti più duraturi, ma questi possono richiedere tempo e disciplina. Sembra davvero facile quando stai leggendo un articolo di produttività come questo per pensare che sia facile. Ma non lo e’. Non sto scrivendo questo da un punto di vista esperto, ma da un collega nella lotta contro la distrazione.

Quindi sii paziente e gentile attraverso le patch ruvide e riprova.,

Come Essere Più Produttivi: 18 Suggerimenti

Parte I: il Lavoro & Efficienza	Parte II: Mente, Corpo, & Anima
1. Crea una lista di cose da fare ragionevole	10. Identifica i tuoi schemi di lavoro personali
2. Impostare piccoli obiettivi per le attività	11. Scopri le tue 2 ore di punta
3. Concentrati su un obiettivo alla volta	12. Buttare via le cose e declutter
4., Smettere di multi-tasking	13. Camminare o esercitare
5. Trova un metodo per delegare e seguire	14. Stop
6. Creare un dashboard proattivo	15. Essere responsabili verso un’altra persona
7. Scegli un compito e poi farlo	16. Chiedere aiuto
8. Seguire la regola 2 pizza per le riunioni	17. Ottieni luce solare
9. Raggruppare attività simili	18., Ottenere tutto caldo e tenero

Come essere Più Produttivi: Parte I – Lavoro & Efficienza

1. Fai una lista ragionevole di cose da fare…

…e non sopraffarti. Le liste delle cose da fare spesso falliscono perché le rendiamo troppo complesse o le attività sono disuguali. Alcuni compiti richiederanno molto tempo, altri non ci vorranno affatto. Questo crea uno squilibrio nel modo in cui distribuiamo il nostro tempo., Quello che succede allora è che la nostra lista di cose da fare diventa quindi uno strumento di procrastinazione. Si’, esatto. Perché poi facciamo le cose facili e poi diventiamo davvero distratti sulle cose difficili.

Non mentire, l’hai già fatto prima. Quindi devi gestire meglio la tua lista di cose da fare.

Imposta piccoli obiettivi per le attività.

Con ogni nuovo progetto o assegnazione, l’ambito potrebbe sembrare troppo grande. Ma una volta che inizi a scomporlo e a realizzare ciò che può essere realizzato, noterai come ogni parte si basa sull’altra.,

Una delle cose più semplici e pratiche che puoi fare è suddividere il tuo progetto in obiettivi più piccoli.

• Quali sono i pezzi e le risorse necessarie?
• Con chi devi parlare per primo?

Rompere pezzi chiave di informazioni prima di impostare le scadenze, e quindi stimare quanto tempo ti ci vorrà per realizzare.

Comprendere l’ambito di ciò che viene chiesto, mettere in atto i passaggi e quindi stimare il tempo necessario ti aiuterà a comprendere ciò che viene chiesto. A volte quello che sembra un grande progetto non ci vorrà molto tempo, o viceversa.,

Concentrati su un obiettivo alla volta.

Abbiamo appena parlato di come dovresti prendere l’abitudine di fissare piccoli obiettivi per le attività. Ora passiamo a concentrarsi su uno alla volta. Speriamo che delineando il vostro progetto in anticipo nella sezione prima consente di sapere quali attività sono più importanti, ma come fa la vostra organizzazione a determinare ciò che è importante? In definitiva spetta al tuo team decidere, ma puoi tenere traccia di OKR, KPI e altre metriche per indicare la produttività.

Qualunque sia la priorità della tua azienda, è il tuo lavoro da eseguire. Prova la regola 90-90-1. Funziona anche se stai gestendo una squadra.,

Ecco cosa fare: Commit i primi 90 minuti della vostra giornata per 90 giorni per il compito più importante. Suggerito da HR guru, Robin Sharma, si concentrerà le vostre priorità prima che la giornata anche davvero ottiene andando.

È anche molto pratico. Non è spendere tutto il tuo tempo ogni giorno su una sola cosa.

È anche possibile impostare progetti per concentrarsi su questo obiettivo e per assicurarsi che si allinea con i vostri obiettivi aziendali complessivi.

Smettere di multi-tasking.

Mentre siamo sul tema di concentrarsi su un compito o un obiettivo alla volta, parliamo di multitasking., È facile distrarsi e cercare di lavorare su più attività, ma la realtà è che ti rende MENO produttivo.

La costante commutazione dei compiti ci rende più stanchi e riduce la produttività. Sta prendendo energia cerebrale per cambiare e cambiare spesso. Non siamo più produttivi, stiamo sfiorando la superficie delle cose. Il moderno ambiente di lavoro non ti supporterà nella tua ricerca di essere più concentrato-è praticamente un compito impossibile quando Slack, Skype e Salesforce si stanno impegnando per la nostra attenzione.

Ecco una citazione da una persona più accreditata di me., Un comportamento neuroscientifico professore Daniel Levitin a McGill dice:

” Che il passaggio viene fornito con un costo biologico che finisce per farci sentire stanchi molto più rapidamente che se sosteniamo l’attenzione su una cosa.”E sai cos’altro? La caffeina non ci aiuterà necessariamente. In realtà, probabilmente abbiamo solo bisogno di fare una pausa per un po ‘ invece People La gente mangia di più, prendono più caffeina. Spesso ciò di cui hai veramente bisogno in quel momento non è la caffeina, ma solo una pausa. Se non stai facendo pause regolari ogni due ore, il tuo cervello non trarrà beneficio da quella tazza di caffè in più.”

Ahi., Non dirlo al mio barista preferito.

Per interrompere davvero il multi-tasking, potresti aver bisogno di app per impedirti di fare clic. Questo manterrà le distrazioni a bada, soprattutto per noi consumatori costanti.

Trova un metodo per delegare e seguire.

Una cosa è dare al tuo team compiti e progetti; un’altra cosa è assicurarsi che finiscano il lavoro e lo facciano. Poi passarlo per le approvazioni è un altro pezzo della torta che devi affrontare.

Trovare un metodo affidabile per monitorare i progetti del tuo team renderà il tuo lavoro più efficiente., Strumenti di collaborazione e software di gestione dei progetti come Workzone possono sicuramente aiutare con questo, ma devi anche impegnarti a utilizzare strumenti come questo in modo da non deludere i tuoi colleghi colleghi. Ma la tua parte individuale è importante anche in questo. Quanto più si aggiorna e follow-up con i prossimi passi, sarà aiutare i vostri colleghi di lavoro rimanere in pista, anche.

Crea un dashboard proattivo.

Questa idea è di Noah Kagan, il fondatore di AppSumo. Essenzialmente, questo è un elenco di attività misurabile., Se stai notando che un determinato compito sta avendo un grande effetto sulla nostra attività o è un compito necessario che devi continuare a fare, quindi elencare il numero di volte che è necessario eseguire tale compito ogni settimana. L’obiettivo qui è quello di registrare gli input, non solo i risultati.

Questo è particolarmente utile per il marketing. Se sai che hai bisogno di twittare o scrivere un certo numero di post di LinkedIn, puoi elencarli e assicurarti di fare quel numero per la settimana., Ecco un esempio della mia dashboard proattiva:

Guarda questo video da Noah Kagan per afferrare il tuo modello di dashboard proattivo.

Un altro modo per utilizzare un dashboard proattivo consiste nell’utilizzare il software di gestione dei progetti del team durante le riunioni del team per monitorare i progressi nei progetti.

Scegli un’attività e poi fallo.

Questo è molto difficile perché a volte i nostri progetti non sono un lavoro di 30 minuti o un’ora. Potrebbero essere necessarie 8 ore o più giorni. Qual è la risposta allora?, Dividerlo in un compito e poi fare che un compito al suo completamento. Ma quanto tempo dovrebbe essere? E cosa c’è di ragionevole? Penso che la maggior parte dei nostri giorni siano suddivisi in segmenti di ore. Che poi è davvero 45 a 50 minuti. Abbiamo riunioni che iniziano all’ora o prendiamo un’ora di pranzo o programmiamo una chiamata per un’ora. Lavorare costantemente per 45 minuti su una cosa ha senso, ma è molto difficile.

La tecnica del Pomodoro suggerisce blocchi di tempo di 25 minuti, con brevi pause di 5 minuti, seguite da pause più lunghe in seguito.,

Pomodoro ti aiuta a eliminare le interruzioni e ti aiuta a stimare quanto tempo un determinato compito vi porterà. Leggi di più sulla tecnica del Pomodoro in questo articolo.

Seguire la regola 2 pizza per le riunioni.

Le riunioni possono sicuramente rallentare lo slancio, specialmente quando c’è una folla enorme di 30 persone da “brainstorming.”Sappiamo come va. Le stesse persone che parlano sempre parleranno. Quelli silenziosi rimarranno in silenzio.,

Se devi ordinare più di 2 pizze per sfamare la squadra con cui stai incontrando, allora è troppo grande. Non ci sarà abbastanza discussione. Non saranno espresse abbastanza idee. Invece se hai una squadra composta da sole persone che mangerebbero due pizze, emergeranno idee più vibranti. Più persone non necessariamente uguale idee migliori o azione più veloce. Rallenta notevolmente le cose.

Le persone sono meno interessate e si sentono meno responsabili personalmente se l’idea si blocca e ristagna. La responsabilità è persa.

Raggruppa attività simili.,

Quando passiamo da un’attività all’altra, creiamo naturalmente attrito. Avvio e arresto. Apertura e chiusura. Inizio e fine. Tutti quei piccoli momenti si sommano e rompono la nostra concentrazione. Poi ci distraiamo e dimentichiamo perché stavamo anche rivedendo qualcosa in primo luogo. Ma il modo per ridurre il passaggio tra le attività è quello di raggruppare quelli simili insieme. Non rispondere a una sola e-mail e poi andare avanti. Rispondere a tutti loro e poi non tornare fino a diverse ore più tardi. O batch tutte le vostre email insieme.,

Come essere più produttivi: Parte II – Mente, Corpo,& Anima

Identifica i tuoi schemi di lavoro personali.

Monitorare il tuo tempo, anche se nessuno ti sta chiedendo può aiutarti a capire le tue abitudini di lavoro e l’ora del giorno in cui finisci di lavorare con maggior successo. Questo potrebbe effettivamente tenere la chiave su come essere più produttivi perché imparare dai tuoi modelli ti permetterà di concentrarti su dove sei (e non sei) più produttivo.,

Monitorare il tuo tempo in modo efficiente, sapendo quali sono le tue abitudini tecnologiche, da quando controlli la tua email a quanto spesso controlli i tuoi siti Web preferiti o i social media possono influenzare la tua giornata lavorativa in grande stile. Scopri le estensioni del browser come la libertà che limitano il tempo sui siti di social o siti non di lavoro. Ci vuole disciplina!!

Riorganizzando alcune di queste cose, potresti essere in grado di fare di più. Monitorare il tuo tempo per una settimana o due ti aiuterà a vedere dove passi il tuo tempo e ti aiuterà a stimare meglio i tuoi obiettivi da #1 un po ‘ meglio la prossima volta., La prossima volta che ti viene chiesto di ripetere un’attività, avrai una migliore percezione della quantità di tempo necessaria.

Noterai anche aree problematiche, dove tendi ad essere meno produttivo, o identifichi alcune stranezze di pianificazione che puoi aggirare, come riunioni settimanali o appuntamenti o anche quando quel collega viene a chattare per alcuni minuti.

Un metodo che può aiutare è un diario bullet. Questa è la mia ripartizione preferita di come farlo accadere, completo di simboli!,

Suggerimento bonus: usa il software di gestione dei progetti per rimanere in cima ai progetti Vedi Workzone in action

Scopri le tue 2 ore di punta.

Alcuni di noi sono persone mattiniere, alcuni di noi sono nottambuli. Con il moderno ambiente aziendale che cambia, ci possono essere modi per accogliere la vostra energia naturale più che mai.

Forse “l’ufficio” non si apre fino alle 9 del mattino, ma la tua energia creativa di picco è dalle 5 alle 7 del mattino., Personalmente, mi trovo più produttivo quando la maggior parte delle persone si sta esaurendo la loro giornata, intorno alle 16: 00 alle 19: 00 e poi dopo le 20: 00. Spesso, prenderò volutamente un po ‘ di quel tempo o pianificherò più compiti meno strategici durante le ore in cui non sono così impegnato. È suggerito che dovremmo trovare almeno 2 ore al giorno per immergerci nel lavoro strategico più duro e lasciare le altre ore per riunioni o compiti meno urgenti.

Potrai anche identificare i modelli e quando si potrebbe impegnarsi in “lavoro profondo” o l’idea di lavoro mirato per lunghi periodi di tempo., Questo è un concetto di produttività da Georgetown professor Cal Newport. Alcuni lavori (come rispondere alle e-mail) sono superficiali, mentre altri (come inventare nuovi concetti di campagna o un intenso fotoritocco) potrebbero aver bisogno di tempo più mirato o “lavoro profondo.”

Buttare via roba e declutter.

Sapevi che il tuo ambiente fisico influisce sul tuo lavoro e sulla tua produttività? E non intendo solo se lavori in un ufficio” figo ” o no. A seconda della vostra azienda e il vostro ruolo in azienda, che è in gran parte fuori dal vostro controllo. Ma puoi controllare il tuo spazio di lavoro.,

Ti aiuta ad essere più produttivo quando non devi cacciare e beccare per qualunque cosa sia mancante. Risparmierai tempo non facendolo. Potrai anche ottenere più chiarezza e messa a fuoco per le attività a portata di mano. Scopri ulteriori suggerimenti qui.

Trova il tempo per camminare o fare esercizio.

Ho lavorato nei parchi degli uffici, nei quartieri degli affari del centro e da casa. E in ogni posto, cerco di trovare il tempo per camminare almeno una volta al giorno. Potrebbe essere intorno al parcheggio, in fondo alla strada o nel parco, ed è più rinfrescante di qualsiasi altra cosa sui social media.,

Non si tratta di rimanere in forma o perdere peso, non che quelle siano cose cattive. Ma l’esercizio fisico può aiutarti a essere più produttivo perché aumenta la tua prontezza. Poiché aumenta il flusso di sangue e la salute cardiovascolare, sarai meno ansioso, più concentrato e più capace di affrontare lo stress.

14. Ferma Stop

reflect e rifletti. Quando sei responsabile di ottenere più progetti fuori dalla porta, devi fare un passo indietro e vedere cosa funziona, cosa non lo è, cosa deve essere prioritario e cosa deve essere cambiato., Costruire in tempo per rivedere non è perdere tempo, ma ottimizza il tuo lavoro andando avanti. Per ulteriori informazioni sulla riflessione post-progetto, controlla questo post.

Sii responsabile nei confronti di un’altra persona.

Per quelli che lavorano in team, questo sembra ovvio. L’utilizzo di un sistema di gestione del progetto automatizzato ti avviserà dell’attività successiva quando è terminata. Ma potrebbe essere necessario la responsabilità sulle attività quotidiane troppo. Ad esempio se hai raggiunto gli obiettivi nella dashboard proattiva (vedi#…) o hai dedicato un altro tempo al brainstorming strategico o alla creazione di campagne.,

Trova qualcuno di cui ti fidi che ti supporterà e non ti picchierà per il tuo fallimento. Hai bisogno di un incoraggiatore. Questo potrebbe essere il tuo supervisore, ma più che probabile è un collega che può aiutarti a rimanere in pista. E forse puoi aiutare anche loro.

Chiedi aiuto su cose che non capisci.

Se sei orgoglioso (come me!), non ti piace chiedere aiuto su cose che ti senti come si dovrebbe essere in grado di fare. Questo si manifesta nella mia vita prendendo troppo tempo cercando di formattare un foglio Excel o creare la presentazione Powerpoint perfetta. Invece, le persone intelligenti chiedono aiuto., E in realtà sono visti dai loro colleghi come più intelligenti.

Per non parlare, questo potrebbe risparmiare tonnellate di tempo nel lungo periodo. Sì, all’inizio potrebbe essere difficile distribuire qualche minuto in più qua e là per guardare un video o chiamare una linea di supporto, ma alla fine ti aiuterà a essere più efficiente con quelle attività.

Ottenere la luce del sole.

Ora che più lavoratori si sono spostati in ambienti remoti, questo suggerimento di produttività è più rilevante che mai. Secondo uno studio del professore della Cornell University, Dott., Alan Hedge nel 2018 intitolato Daylight & Lo studio sul posto di lavoro: come la luce naturale migliora la salute, il benessere e la produttività dei lavoratori, aumenterai la tua produttività e la tua vigilanza con più luce naturale. Perché pensi che gli uffici con finestre siano così richiesti? Colpisce anche i tempi dell’orologio circadiano che poi influisce sulla tua veglia e stanchezza.,

“I lavoratori negli uffici con luce naturale ottimizzata hanno riportato un calo del 51% nell’incidenza di affaticamento degli occhi e un calo del 63% nell’incidenza di mal di testa, entrambi i quali possono sminuire la produttività.”

Daylight & Lo studio sul posto di lavoro: come la luce naturale migliora la salute, il benessere e la produttività dei lavoratori.

Lavoravo in edifici per uffici dove mi trovavo anche al centro del pavimento o bloccato in una sala conferenze senza finestra. Inoltre, dove vivo si farebbe buio presto nel periodo invernale, inclusa l’ultima parte della giornata lavorativa., Non bene. Cosa potevo fare? Ho comprato un lightbox per portare un bagliore extra al mio spazio di lavoro. Provalo se sei in una posizione simile.

18. Guarda le immagini di animali coccolosi (?)

Questo è un po ‘ folle e potresti non crederci, ma condividere e guardare le immagini di immagini di animali carini aumenta effettivamente l’attenzione e la produttività. Non mi credi? Questa è scienza hardcore. Se hai un problema con questo, allora hai un problema con la scienza stessa (j/k). Ma per davvero – uno studio giapponese ha misurato le prestazioni dopo aver guardato simpatici animali. Sì, in realtà hanno fatto questo.,

Ecco una citazione dallo studio: “I risultati mostrano che i partecipanti hanno eseguito attività che richiedono un’attenzione focalizzata più attentamente dopo aver visualizzato immagini carine.”

Riesci a crederci? Qui questo ti aiuterà:

Conclusione

Quindi, come essere più produttivi? Hai letto ora che non esiste un modo sicuro per aumentare la produttività. Aumentare la produttività è altamente personalizzato e forse non tutti questi suggerimenti avrebbe funzionato per voi o il vostro team., Forse una combinazione di identificare le ore di punta e aumentare la responsabilità farebbe miracoli.

Tuttavia, un modo per ottenere il vostro team più produttivo è l’utilizzo di software di gestione del progetto progettato per la piena adozione attraverso la formazione illimitata e una mano di persone che si prendono cura. Contattateci per ottenere il vostro team sulla stessa pagina e fornire più progetti in tempo.

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