È venerdì pomeriggio. Hai fatto il check-in con il tuo team, i tuoi progetti sono in arrivo e sei pronto per la prossima settimana. Il tuo weekend sembra luminoso.
Improvvisamente, il tuo capo arriva alla tua scrivania con notizie entusiasmanti. Sarai a capo del prossimo grande progetto multi-team con un cliente chiave, e il calcio d’inizio è la prossima settimana. Questa è una grande notizia, ma ora questo spettro incombe sul tuo weekend. Dovrai organizzare il progetto AL PIÙ presto, ma con così tanti stakeholder coinvolti, da dove inizi?,
Il processo di pianificazione del progetto può essere complicato, soprattutto perché i progetti diventano più complessi. Secondo Forbes, il 25% dei progetti tecnologici fallisce a titolo definitivo, il che è una triste statistica per i leader dei progetti. La buona notizia è che non c’è bisogno di essere un esperto di gestione del progetto — o sacrificare il vostro fine settimana — per pianificare un kickoff progetto di successo in un breve lasso di tempo. Hai solo bisogno di capire i 8 semplici passi di come scrivere un piano di progetto.,
Come scrivere un piano di progetto in 8 semplici passaggi Step
Passo 1: Spiegare il progetto agli stakeholder chiave, definire gli obiettivi e ottenere il buy-in iniziale
Il primo passo in qualsiasi progetto è definire “cosa” e “perché”. Le principali parti interessate hanno l’influenza e l’autorità per determinare se un progetto ha successo e i loro obiettivi devono essere soddisfatti. Anche se il progetto proviene dal CEO stesso, hai ancora bisogno del loro buy-in.
Utilizzare questa conversazione iniziale per allinearsi, definire gli obiettivi e determinare il valore del progetto., In questa parte del processo di pianificazione del progetto, discutere le esigenze, le aspettative e stabilire le linee di base per l’ambito del progetto, il budget e la tempistica. Questo crea una solida base per il piano di lavoro del progetto. Considerare l’utilizzo di un modello di piano di progetto per iniziare. Venngage offre oltre 30 modelli di piano di progetto per visualizzare la vostra strategia e garantire il successo del progetto.
Domande che dovresti considerare di rivedere con le parti interessate:
- Come scriviamo un piano di progetto che si allinea agli obiettivi aziendali?
- Cosa si aspettano le parti interessate?, Cosa ci si aspetta da loro?
- Come misurerai il successo?
- Quali sono le tue risorse?
- Quali risorse o risultati sono attesi da questo progetto?
Passo 2: Elencare gli obiettivi, allineare gli OKR e delineare il progetto
Secondo i dirigenti, la mancanza di obiettivi chiari rappresenta il 37% del fallimento del progetto. Senza obiettivi chiari, scoprirai che i requisiti, le attività e le scadenze impostate per il tuo piano di lavoro del progetto non hanno nulla che li ancorino., Ma ora che hai un elenco di esigenze chiave degli stakeholder e il loro buy-in, inizia ad assegnarli a obiettivi e OKR. Gli OKR sono una tecnica di pianificazione e impostazione degli obiettivi resa famosa da Intel e Google. Il tuo progetto dovrebbe allinearsi con gli OKR del tuo team e della tua azienda.
Prova a scrivere gli obiettivi del progetto in una scheda del piano di progetto e collegali ai requisiti degli stakeholder che affrontano. Da lì, costruisci la struttura, le pietre miliari e le attività necessarie per raggiungere quegli obiettivi., Le pietre miliari possono definire i punti di check-in in tutto il progetto in modo che tutti siano chiari su come appaiono i progressi, quali sono le aspettative e quando verranno misurati.
Passo 3: Creare un documento di ambito di progetto
Ora che avete il progetto delineato, le attività allineate con gli obiettivi, e buy-in da parte del team, è il momento di creare un documento di ambito di progetto in dettaglio gli elementi di progetto che hai elencato nel passaggio 2.
Guarda ogni deliverable e definisci la serie di attività che devono essere completate per realizzarle ciascuna., Per ogni attività, determinare la quantità di tempo che ci vorrà, le risorse necessarie, e chi sarà responsabile per l’esecuzione. Finalizza e registra i dettagli del progetto in modo che ognuno abbia un’unica fonte di verità. Rendi il documento facilmente condivisibile, come nel tuo strumento di gestione del progetto, al fine di ridurre la possibilità di costosi problemi di comunicazione.,
Mentre la preparazione della documentazione dell’ambito del progetto e il calcolo del valore guadagnato dovrebbero essere prassi standard, 1 project manager su 4 intervistati nell’indagine sullo stato di gestione del progetto di Wellingstone ha dichiarato di “mai” o “a volte” preparare documenti di ambito standard. La creazione di uno assicura che si distinguono dalla folla e aiuta tutti a rimanere sulla stessa pagina.
Passaggio 4. Crea un programma dettagliato del progetto
Con i tuoi obiettivi, attività e traguardi già delineati per te, è ora di iniziare a collegare il tuo progetto a un programma., Un diagramma di Gantt è uno strumento utile che consente di visualizzare facilmente la timeline del progetto. Si tratta di una timeline interattiva che offre una visione completa dei progressi del progetto, dell’ambito di lavoro e delle dipendenze.
Le dipendenze sono attività che devono essere completate prima che possano iniziare altre attività. Come si traccia le attività, utilizzare sottoattività per aiutare a suddividere quelli più grandi in quelli più piccoli. Questo può fare segnalazione (è possibile controllare la nostra guida su come scrivere un rapporto di gestione del progetto!) e la gestione delle risorse più facile., Definiamo ciascuno:
- Compiti: i singoli compiti che le persone devono svolgere per raggiungere i tuoi obiettivi.
- Subtasks: Non più di un paio di giorni ciascuno, questi aiutano a prendere un compito e scomporlo nei passaggi più piccoli che completeranno il compito più grande.
- Milestones: fasi principali o eventi nel progetto che aiutano a rompere il progetto. Utilizzare le pietre miliari come punti di check-in in tutto il progetto.
Suggerimento pro: Vuoi un piccolo segreto?, Come li si imposta, aggiungere cuscini per attività chiave, in modo da avere spazio di manovra per esercitazioni antincendio o colli di bottiglia imprevisti — per esempio se un cliente ha bisogno di tempo in più per la revisione o un membro del team chiama in malattia. In un mondo perfetto, alcuni compiti potrebbero richiedere un giorno. Quindi forse ne fai due nel tuo piano. Non c’è bisogno di dare ogni compito un cuscino però. Pesare i rischi e aggiungerlo dove ha più senso. Futuro vi ringrazierà.
Passo 5: Definire i ruoli, le responsabilità e le risorse
Le risorse sono le persone, le attrezzature o i soldi necessari per completare un progetto., Una volta selezionati i tuoi strumenti e ottenuto un budget, non dimenticare la tua gente. Anche le persone che già sanno come scrivere un piano di lavoro del progetto e lo hanno fatto cento volte possono sottovalutare le loro esigenze di lavoro.
Un grafico RACI ti aiuta a determinare in modo specifico chi farà cosa per il tuo progetto. È una matrice di tutti i compiti di un progetto, in coppia con chi è responsabile (assegnato a completare il lavoro), responsabile (ha sì/no/potere di veto), consultato (deve approvare o contribuire) e informato (deve conoscere l’azione o la decisione)., Trova tutto quello che c’è da sapere sui grafici RACI qui.
Quando inizi ad assegnare compiti, assicurati di prendere in considerazione la larghezza di banda. Chiarire le responsabilità e le aspettative di ogni persona. Tieni presente che il 95% dei lavoratori dichiara di lavorare contemporaneamente su più team o progetti e, se i progetti non sono allineati, i carichi di lavoro diventano troppo stressanti per i team., Lo stress fa sì che circa il 50% dei lavoratori inizi a cercare un altro lavoro e il 25% a lasciare del tutto il loro attuale lavoro, secondo il nostro recente rapporto sull’epidemia di stress.
Mentre pianifichi il tuo progetto, considera come filtrare le richieste in arrivo che influiscono sulla timeline o sul budget del progetto. Sapere come calcolare il valore guadagnato per monitorare il livello di lavoro completato su un progetto rispetto al piano è imperativo., Per i project manager, strumenti come Wrike Resource possono aiutarti a visualizzare le attività per il tuo progetto dal punto di vista del flusso di lavoro del team, offrendo visibilità e flessibilità per bilanciare i carichi di lavoro.
Passo 6: Definire il processo di comunicazione e check-in
Secondo McKinsey, i dipendenti trascorrono quasi il 20% della settimana lavorativa alla ricerca e alla raccolta di informazioni. Aggiungendo a ciò, la comunicazione inefficiente e la collaborazione sono due delle principali cause di stress sul posto di lavoro., Quando le parti interessate devono scavare tra le pagine di e-mail o chiedere costantemente aggiornamenti, si sentono frustrati e la motivazione diminuisce.
Riduci la frustrazione ospitando tutti i pezzi del progetto, come risorse, conversazioni, attività, date di scadenza, aggiornamenti, reporting, in un’unica posizione, come uno strumento di collaborazione. In questo modo è facile tenere traccia dei progressi, condividere gli aggiornamenti e apportare modifiche. Definire come tutti dovrebbero comunicare in tutto il progetto e tenerlo in un unico strumento in modo che tutti possano accedere alle informazioni.,
Passo 7: Pianifica che non vada come previsto
Anche se sei un esperto e sai già come scrivere un piano di progetto, la verità è che tutti i progetti hanno colpi di scena — questo è ciò che li rende divertenti. Ti sei dato un po ‘ di respiro durante il processo di pianificazione, hai fatto in modo che tutti conoscessero il loro ruolo e hai impostato la comunicazione.
Ma prima di iniziare, siediti e identifica potenziali problemi come le prossime vacanze per i membri del team, le vacanze o i team esterni che potrebbero essere coinvolti., Impostare una chiara catena di comando e elencare i contatti chiave all’interno del progetto. Comunicare in anticipo sui rischi in modo che l’intero team possa essere pronto ad affrontarli insieme.
Passo 8: Organizza una festa di lancio!
Ogni progetto di successo ha bisogno di un kick-off. Fissare un rapido incontro con le principali parti interessate e avere un ordine del giorno chiaro. Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di ottenere tutti sulla stessa pagina con obiettivi, ruoli, processo e timeline. La tua agenda dovrebbe includere tutto ciò su cui ti sei concentrato nei passaggi precedenti:
- Definire gli obiettivi del progetto e il valore che portano.,
- Elenca le risorse che il progetto dovrebbe fornire.
- Disegna la connessione tra i requisiti degli stakeholder e le attività del progetto.
- Mostra la timeline (diagramma di Gantt) del progetto in modo che tutti possano vedere le dipendenze e conoscere le date previste.
- Descrivere i ruoli e le responsabilità di ogni stakeholder.
- Esamina come e dove tutti comunicheranno durante tutto il progetto, dove possono andare per informazioni — come il tuo documento scope — e chi chiamare per domande.
- Discuti i rischi e assicurati che il team sia preparato.,
- Ottenere che l’impegno finale!
Suggerimento bonus: non devi ricominciare da zero ogni volta! Ora che sai come scrivere un piano di progetto che jives con il tuo team, è possibile copiare il piano di progetto in un modello da utilizzare ancora e ancora. Man mano che cresci, puoi creare più modelli per tipi specifici di piani di lavoro del progetto. Cominciamo subito, con questi modelli di piano di progetto di esempio gratuito.
Arrivare alla”Fine ”
Sembra che il tuo weekend sia stato salvato! Non c’e ‘ di che., Ora sei autorizzato con il processo di pianificazione del progetto e, dopo questo, avrai un semplice modello di piano di progetto per aiutarti a portare il tuo prossimo progetto al successo-e il prossimo dopo. In effetti, tutti questi progetti complessi diventeranno così facili, forse inizierai a sentirti come se fossi in vacanza. Giusto?
Ora che hai imparato come scrivere un piano di progetto, ecco i migliori suggerimenti per la gestione del progetto per aiutare il tuo team a lavorare in modo più efficiente.
