Man mano che la tua azienda cresce, cresce anche la sua complessità. Ci sono più passi, più persone e più cose coinvolte che potrebbero non essere sempre organizzate nel modo più efficiente.
Ripensare a come funziona il tuo business può sembrare scoraggiante, ma è destinato a ottenere maggiori efficienze. La documentazione di processo è il primo passo verso questo!
Questa semplice guida per elaborare la documentazione ti aiuterà a farlo nel modo giusto.
Continua a leggere per trovare;
- Che cos’è la documentazione di processo?,
- Perché farlo: L’importanza della documentazione di processo
- Come documentare un processo
- Tips and Tricks: Process Documentation Best Practice
- Cosa c’è in esso per voi: Vantaggi della documentazione di processo
- Easy Starter Modelli di diagramma di flusso di processo
Che cos’è la documentazione di processo?
La documentazione del processo fornisce una descrizione dettagliata di come eseguire un processo aziendale.,
include tutti i tipi di documenti che supportano il processo, come
- politiche
- liste
- tutorial
- moduli
- screenshot
- collegamenti ad altre applicazioni
- mappe di processo
viene utilizzato come una guida per aiutare i dipendenti a tutti i livelli, compresi i decisori e portatori di interesse, di comprendere rapidamente i processi aziendali.
Perché farlo? : L’importanza della documentazione di processo
Documentare un processo ti aiuterà a raggiungere 5 cose chiave:
1) Aiuta a migliorare i processi., Identificare i colli di bottiglia e le inefficienze documentando i processi esatti. Potrai vedere rapidamente quali processi che è necessario migliorare o sbarazzarsi di.
2) Aiuta a formare i dipendenti. È possibile utilizzare i documenti di processo per aiutare i nuovi dipendenti a comprendere i loro ruoli di lavoro e familiarizzare con i processi in cui saranno coinvolti. Anche i dipendenti esperti possono ancora fare riferimento a questi documenti ogni volta che vogliono assicurarsi che stanno eseguendo il processo giusto.
3) Aiuta a preservare la conoscenza aziendale. Tenere un registro dei processi noti solo a poche persone specializzate nel loro fare., In questo modo, anche quando se ne vanno, i nuovi arrivati possono riprendere facilmente il lavoro.
4) Aiuta a mitigare i rischi e mantenere la coerenza operativa.
5) La documentazione dettagliata del processo è anche una parte vitale dei brevetti e dei segreti commerciali.
Chi è coinvolto nella documentazione di processo
Ci sono 3 ruoli chiave di proprietà nella documentazione di processo. In alcuni casi, la stessa persona può svolgere tutti e tre i ruoli.
Come documentare i processi
L’utilizzo di un metodo passo-passo per documentare un processo ti aiuterà a farlo rapidamente.,
Passo 1: Identificare e denominare il processo
Capire quale processo si sta andando a documentare prima. Determinare il suo scopo (perché e come il processo andrà a beneficio dell’organizzazione) e fornire una breve descrizione del processo.
Passaggio 2: Definire l’ambito del processo
Fornire una breve descrizione di ciò che è incluso nel processo e di ciò che è fuori dall’ambito del processo o di ciò che non è incluso in esso.
Passo 3: Spiegare i confini del processo
Dove inizia e finisce il processo? Che cosa lo fa iniziare? E come fai a sapere quando è finito?, Ottenere questi confini ben definiti.
Passo 4: Identificare gli output del processo
Stabilire cosa verrà prodotto dal processo o quale risultato otterrà il processo una volta completato.
Passo 5: Identificare gli input di processo
Elencare le risorse necessarie per eseguire ciascuna delle fasi del processo.
Passo 6: Brainstorming le fasi del processo
Raccogliere tutte le informazioni sulle fasi del processo dall’inizio alla fine. Inizia con ciò che attiva il processo o inizia alla fine del processo e traccia i passaggi fino al punto di partenza.,
La sessione di brainstorming dovrebbe coinvolgere coloro che sono direttamente responsabili delle attività del processo o qualcuno con una vasta conoscenza di esso, in quanto possono fornire dati precisi.
Passo 7: Organizzare i passi in sequenza
Prendere l’elenco dei passi che hai trovato e metterli in un ordine sequenziale per creare un flusso di processo.
Mantenere il numero di passi al minimo e se un passo include più di un compito, elencarli sotto il passo principale.
Passo 8: Descrivere chi è coinvolto
Decidere ogni individuo che sarà responsabile per le attività di processo. Definire i loro ruoli., Tenete a mente di menzionare il loro titolo di lavoro piuttosto che il loro nome.
Sii anche attento a coloro che farebbero riferimento al documento. Scrivilo in modo che qualsiasi dipendente con una conoscenza ragionevole possa leggerlo e capirlo.
Passo 9: Visualizzare il processo
Questo per migliorare la chiarezza e la leggibilità della documentazione. Utilizzando un diagramma di flusso del processo, visualizzare ordinatamente le fasi del processo che hai identificato in precedenza.
Passo 10: Annotare le eccezioni al normale flusso di processo
Un processo aziendale potrebbe non seguire sempre lo stesso flusso a causa di vari motivi., Menzionate queste eccezioni e quali misure saranno prese per affrontarle.
Passo 11: Aggiungere punti di controllo e misurazioni
Identificare dove potrebbero verificarsi rischi nel processo e aggiungere punti di controllo per aiutare il proprietario del processo durante il monitoraggio del processo.
Stabilire misurazioni per determinare l’efficacia del processo e per contribuire a migliorarlo.
Passo 12: Rivedere e testare il processo
Raccogliere tutti i soggetti coinvolti e rivedere il diagramma di flusso del processo che hai mappato. Ci sono passaggi mancanti? E ‘ tutto a posto? Una volta fatto, testare il processo e vedere se hai perso qualcosa.,
Tips and Tricks: Process Documentation Best Practice
- Mantieni il documento semplice e conciso. Mentre dovrebbe essere tecnicamente accurato, dovrebbe essere facile da seguire.
- Avere un piano adeguato per aggiornare i documenti quando / se il processo cambierebbe. Assicurati di rivederli almeno una volta all’anno.
- O assegnare un proprietario del processo che può fare revisioni regolari e notificare ad altri le modifiche.
- Mantenere la documentazione separata per ogni processo diverso per evitare confusione.,
- Quando si documentano i processi per la prima volta, evitare di coprire l’intera organizzazione contemporaneamente. Inizia da un singolo processo all’interno di un dipartimento o da un processo importante comune all’intera organizzazione.
- Memorizzare i documenti in una posizione che è facile da accedere da chiunque lo stia cercando.
- Assicurati che sia facile da revisionare quando necessario e che la nuova versione possa essere facilmente distribuita a tutti i soggetti coinvolti.
- Avere documenti archiviati online in una posizione centrale tramite uno strumento di documentazione di processo., Questo aiuterà automaticamente con le due best practice sopra menzionate.
- Utilizzare esempi appropriati, grafica, codifica a colori,screenshot, piattaforme multiple ecc. se necessario.
- Assicurarsi che la documentazione di processo sia conforme agli standard esistenti della propria organizzazione.
- Se si sta evidenziando il flusso di processo in un formato verbale, sempre bilanciare con la grafica – un diagramma di flusso di processo.
- Aggiungi swimlanes ai diagrammi di flusso dei processi aziendali per distinguere diversi ruoli di processo, scadenze ecc.,
- Crea una guida alla documentazione del processo, a cui chiunque può fare riferimento come modello standard per documentare un processo.
- Fare uso di materiale documentario esistente, record, interviste, casi di studio, field-diaries del personale di progetto e la conoscenza dei dipendenti per raccogliere informazioni per la documentazione di processo.
Cosa c’è in esso per voi: Vantaggi della documentazione di processo
- Aiutare a ottenere tutti sulla stessa pagina, fornendo una visione comune delle fasi del processo. Una visione comune è necessaria per coerenza.,
- Se esiste una documentazione di processo chiara, le modifiche ai processi possono essere apportate in modo tempestivo e diretto.
- Aiuta a identificare le condizioni ideali per una collaborazione e prestazioni efficaci.
- Aiuta a identificare i colli di bottiglia e le inefficienze nei processi (anche in quelle procedure “ben raffinate”) che altrimenti potrebbero passare inosservate.
- Un processo chiaramente documentato consente di risparmiare tempo e di evitare errori eliminando qualsiasi confusione e fornendo istruzioni chiare.
- Riduce i costi e le spese inutili di risorse.,
- Aiuta a migliorare la qualità complessiva dei processi e la qualità del risultato.
- Aiuta ad aumentare la produttività dei dipendenti e la soddisfazione.
- Poiché è chiaramente registrato come devono essere eseguiti i processi, rende più facile esternalizzare il lavoro.
- La documentazione di processo aiuta anche ad automatizzare facilmente i processi quando necessario.,
Modelli di documentazione di processo Easy Starter
Fondamentalmente, la mappatura dei processi aiuta a rappresentare le informazioni documentate come passaggi di processo, ruoli di processo, input e output in un’immagine semplificata.
Di seguito sono riportati i modelli di diagramma di flusso di processo / modelli di mappatura dei processi che è possibile modificare rapidamente online con le informazioni dei processi organizzativi. Fare clic sul modello per aprirlo nell’editor Creately.,
Modello 1
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Modello 2
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Modello 3
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Modello 4
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Feedback sul Facile Guida per la Documentazione di Processo
Questo processo di documentazione guida copre tutto quello che dovete sapere per documentare un processo correttamente., Segui i passaggi della documentazione del processo di cui abbiamo discusso sopra e utilizza i modelli di diagramma di flusso del processo per garantire un processo di documentazione di qualità.
Nella nostra Comunità, è possibile trovare più modelli di diagramma di flusso di processo.
Nella nostra prossima guida, discuteremo le tecniche di miglioramento dei processi che ti aiuteranno a semplificare facilmente i tuoi processi aziendali.
