Che tu stia iniziando una nuova attività, creando una nuova squadra o provando una nuova strategia di marketing, non puoi immergerti e buttare soldi alla prima soluzione su cui ti imbatti.
La pianificazione strategica del progetto è la pietra angolare di un’impresa di successo, proprio come ogni altra decisione aziendale che prendi. Hai bisogno di un piano di implementazione per aiutarti a navigare nelle acque insidiose di intraprendere una nuova decisione strategica.,
Panoramica: Cos’è un piano di implementazione?
Un piano di implementazione supporta un processo di piano d’azione strategico per tutti i tipi di operazioni e pratiche aziendali, sia che tu stia eseguendo un nuovo piano di marketing o introducendo una nuova piattaforma software nella tua organizzazione.
Il piano di implementazione determina le azioni e i metodi che utilizzerai per trasformare la tua strategia in realtà.
Come creare un piano di implementazione
Costruire il tuo piano di implementazione strategico può sembrare scoraggiante la prima volta, ma non preoccuparti, ho illustrato i sei passaggi del piano di implementazione.,
Passo 1: Brainstorm i risultati desiderati
Il primo passo è immaginare e determinare quali saranno i risultati finali. Che si tratti dell’adozione di un nuovo strumento software o di un cambiamento nella strategia di gestione del team. Inizia con il finale in mente.
Ecco alcune domande a cui devi rispondere su questi risultati:
- Chi può beneficiare di questa modifica o aggiunta?
- Come ne trarranno beneficio?
- Quali metriche misureranno il successo?
Tieni presente che le risposte a queste domande potrebbero cambiare man mano che la tua implementazione progredisce., Pensa alle tue risposte come a un trampolino di lancio per il processo.
Suggerimenti per il brainstorming dei risultati desiderati
Per aiutare il processo lungo, ho trovato un paio di suggerimenti per aiutarti a strutturare i tuoi risultati.
- Imposta obiettivi: basare gli obiettivi della tua implementazione sui migliori scenari possibili, tra cui date di lancio, client protetti, numeri di produttività migliorati, ecc.
- Elenco contingenze: Implementare qualsiasi cosa nella vostra strategia di business è un processo lungo, incline a cambiare. Ecco perché è importante brainstorming scenari contingenti., La valutazione del rischio condotta successivamente in questo processo aiuterà a chiarire questi scenari e contingenze.
Passaggio 2: Assegnare la responsabilità di implementazione a un proprietario
Mentre è troppo presto per iniziare a delegare le responsabilità individuali, è importante stabilire un proprietario complessivo per questo processo di implementazione. Questo proprietario si occuperà di monitorare la produttività del team, assegnare compiti individuali e guidare l’implementazione quando il team vira fuori rotta.,
Suggerimenti per assegnare l’implementazione a un proprietario
Una delle decisioni più difficili che prenderai durante l’intero processo è scegliere qualcuno che guidi la pianificazione e l’esecuzione della tua strategia di implementazione. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a fare questa scelta.
- Cerca un grande comunicatore: tutto ciò che riguarda una strategia o un progetto di implementazione dipende dalla grande comunicazione, specialmente dai responsabili del suo successo. Assicurarsi che il proprietario si sceglie ha una lunga storia di qualità e comunicazione tempestiva con i loro compagni di squadra e superiori.,
- Cerca un pensatore innovativo: i migliori leader operano bene sotto pressione e trovano modi innovativi per risolvere problemi unici. La tua implementazione colpirà alcuni dossi lungo la strada, quindi è meglio avere qualcuno competente al volante.
Passo 3: Condurre una valutazione del rischio
È tempo di assicurarsi di comprendere tutte le insidie prima di procedere con il piano di implementazione. Non vuoi lavorare a metà del processo prima di renderti conto che non hai pianificato giorni di buffer per gestire lo scorrimento dell’ambito o ulteriori finanziamenti di panico nel budget.,
Questo è il motivo per cui è fondamentale condurre una valutazione del rischio prima di impegnarsi in questa implementazione.
Suggerimenti per condurre una valutazione del rischio
Lo sviluppo della valutazione del rischio è la migliore difesa contro problemi che potrebbero far deragliare l’intera strategia di implementazione. Ecco un paio di suggerimenti per identificare e mitigare tali rischi.
- Rendi la tua valutazione del rischio uno sforzo di gruppo: non è possibile che il proprietario dell’implementazione conosca ogni problema che il team potrebbe affrontare., È fondamentale riunire il team per sessioni di brainstorming per raccogliere tutti i tipi di prospettive per l’identificazione dei rischi e delle soluzioni.
- Valuta casi di studio simili alla tua strategia di implementazione: non c’è niente di meglio che conoscere i rischi che il tuo progetto deve affrontare che studiare coloro che hanno eseguito strategie simili alle tue. Scopri cosa ha funzionato e cosa no dalle fonti primarie piuttosto che fare affidamento solo su ipotetiche speculazioni.
Passo 4: Stabilire un budget
Budgeting. Passatempo progetto preferito di tutti (tranne il mio)., La chiave per un utile bilancio piano di attuazione è quello di rendere tutti gli elementi e le spese facili da misurare e tenere traccia.
Mantieni tutto organizzato utilizzando fogli di calcolo o strumenti di budget interattivi offerti da molte piattaforme di gestione dei progetti, come Mavenlink o monday.com.
Le due domande più urgenti di questa fase sono:
- Cosa ci vorrà per rendere questo piano di implementazione un successo?
- Quanto siete disposti a spendere per renderlo un successo?,
Suggerimenti per la creazione di un budget
La creazione di un budget è intimidatorio, ma con l’aiuto di alcuni suggerimenti, sarete compilando le voci con facilità.
- Prendere in considerazione i rischi: I rischi rappresentano una minaccia per qualsiasi budget, se tali rischi portano a finestre di esecuzione più lunghe, compagni di squadra aggiuntivi, o la necessità di risorse supplementari. Assicurati di creare buffer nel tuo budget per fare spazio a questi problemi.,
- Usa esempi di implementazione simili come linea di base: come creare un registro dei rischi, è sempre meglio utilizzare scenari simili per informare le decisioni che prendi con il tuo attuale piano di implementazione.
Passo 5: Creare e delegare le attività del piano di implementazione
La tua implementazione ha un proprietario, e così dovrebbe ogni attività nel processo. Questi proprietari sono responsabili dell’esecuzione di tali attività nel piano e della segnalazione dei progressi al gestore generale. Questi proprietari sono anche responsabili della gestione dei rispettivi rischi associati a tali compiti.,
Suggerimenti per delegare i tuoi compiti
I tuoi compiti sono specifici per il tipo di piano di implementazione che hai messo insieme, quindi lo lascerò a te. Invece, voglio concentrarmi sul darti un paio di indicazioni per delegare i tuoi compiti.
- Comunica le tue ragioni a ciascun membro del team: una cosa è distribuire i ruoli, un’altra è spiegare il motivo di ogni scelta. Spiegare la logica dietro ogni scelta fornirà scopo e motivazione per ogni membro del team per avere successo nei loro compiti.,
- Imposta aspettative chiare: mentre la linea “impress me” ha il suo posto nei film e negli spettacoli televisivi, non è una mentalità molto efficace da usare sui tuoi dipendenti. Invece di lasciare il prodotto finale al tuo team, assicurati di impostare aspettative chiare su ciò che vuoi vedere nei risultati del tuo progetto. Le aspettative chiare producono risultati chiari.
Passo 6: Sviluppa il tuo programma di implementazione
Hai raccolto informazioni fondamentali e ora è il momento di prenderlo e costruire il tuo piano., Come ogni narrazione ben congegnata, il programma del progetto di implementazione includerà un inizio, una metà e una fine.
L’inizio include tutte le tue azioni di iniziazione (setup, delegation, ecc.), il mezzo consiste di tutte le tue azioni di esecuzione e il monitoraggio dei progressi, e il finale include tutte le tue valutazioni e il controllo di qualità dell’ultimo minuto.
Ti consigliamo di assicurarti che le decisioni di pianificazione che prendi portino all’implementazione più rapida ed economica senza sacrificare la qualità., Utilizzare strumenti e strategie come la struttura di ripartizione del lavoro e il metodo del percorso critico per pianificare la gestione più efficiente delle attività.
Suggerimenti per sviluppare il tuo programma
Questa potrebbe essere la prima volta che metti insieme un piano di implementazione. Se è così, questi suggerimenti ti aiuteranno a mappare il tuo processo.
- Suddividi le attività in pietre miliari: le pietre miliari forniscono al tuo team la motivazione e la capacità di misurare i progressi attraverso le segnalazioni di attività raggruppate.
- Crea buffer di pianificazione: il tuo programma di implementazione è dove prendi in considerazione la possibilità di scorrimento dell’ambito., Assicurati di pianificare i buffer di pianificazione per tenere conto dei tempi di processo gonfiati.
I migliori strumenti di gestione del progetto per la creazione di un piano di implementazione
Non è necessario creare il piano di implementazione tutto da solo in fogli di calcolo e documenti Word. Troverete un sacco di opzioni software di gestione del progetto là fuori ben adatto per aiutarvi a pianificare, gestire, eseguire e valutare la vostra strategia di implementazione.
Per rendere più facile per voi, ho elencato tre opzioni che coprono tutte le vostre esigenze.,
Mavenlink
Mavenlink è il perfetto “fare tutto” software di gestione dei progetti per gli utenti di livello enterprise. È uno strumento semplice e potente che ti fornirà tutte le funzioni necessarie per pianificare ed eseguire l’implementazione della strategia e le fasi del progetto, dalle dipendenze delle attività ai rapporti di bilancio.
Mavenlink è uno strumento di gestione del progetto potente e “da libro” che gestirà tutto ciò che si getta a esso.
Mavenlink è molto più adatto agli utenti di livello enterprise grazie ai suoi prezzi, ma se puoi permetterti questa piattaforma, ne vale la pena., Consiglierei in particolare questa opzione software agli utenti che cercano un’esperienza che mostri loro le corde del software di gestione del progetto.
Scoro
Scoro è fantastico per molte ragioni. È facile da navigare (anche se l’apprendimento di alcune funzioni comporta una curva di apprendimento), offre quasi tutte le funzionalità di gestione del progetto che è possibile richiedere e la selezione del report è ampia.
Voglio concentrarmi su questo ultimo vantaggio perché Scoro ti offre alcune delle migliori opzioni di reporting che abbia mai visto.
Scoro offre dashboard dettagliate e fruibili.,
Mentre le azioni di esecuzione della strategia di implementazione sono importanti, il monitoraggio dei progressi è la chiave per garantire e mostrare il successo. Scoro ti offre tutti i tipi di opzioni di report che ti aiuteranno a misurare l’attività, i budget e persino i “tassi di successo” delle attività.
Consiglierei Scoro agli utenti che hanno a che fare con complicati piani di implementazione con molte parti mobili che richiedono un’attenzione costante.
monday.com
Quando si tratta di una combinazione di facilità d’uso e versatilità, monday.com non è seconda a nessuno., È uno degli strumenti di gestione del progetto più semplici che abbia mai usato e consiglierei questa piattaforma per quasi tutti gli utenti di qualsiasi livello di esperienza.
A differenza delle altre due opzioni, monday.com si basa sulla sua personalizzazione per fornirti tutti i tipi di funzionalità che utilizzeresti per pianificare la tua strategia di implementazione.
monday.com l’interfaccia utente è molto semplice da imparare e piacevole da usare.,
Utilizzando quello che chiama un sistema “board”, è possibile monitorare le attività del piano di implementazione, delegare le responsabilità, creare dipendenze, misurare il successo attraverso report e persino creare budget.
Questo è lo strumento perfetto per tutti coloro che cercano di allontanarsi dalla tradizionale esperienza software di progetto e provare qualcosa di nuovo.
Il Blueprint ha le spalle al piano di implementazione
La gestione del progetto e la strategia aziendale sono più che una pianificazione. La crescita della tua attività richiede un’esecuzione solida e un’accurata valutazione post-the-fact.,
Ecco perché noi di The Blueprint vogliamo aiutarvi in ogni fase del percorso con innumerevoli guide, dalle nozioni di base di gestione del progetto e le migliori pratiche per le recensioni dettagliate del software e pezzi alternative.
Pubblichiamo e aggiorniamo regolarmente i nostri contenuti per riflettere i continui cambiamenti che dovrai affrontare durante il completamento dei progetti (anche quando hai a che fare con l’attuale pandemia di COVID-19), quindi assicurati di rimanere aggiornato su tutto ciò che abbiamo da offrire.
