Come un account receivable o credit manager, si ha a malapena il tempo di eseguire i rapporti, effettuare telefonate, e inviare i messaggi di posta elettronica necessari per follow-up con i clienti e ottenere fatture pagate. Ecco dove avere una libreria di campioni di lettere di raccolta e modelli può essere un vero risparmio di tempo. In questo articolo, forniamo modelli di lettere di raccolta efficaci e pronti all’uso che puoi “rubare” per risparmiare tempo e ottenere le fatture pagate il prima possibile.,
Come sviluppatori del software Collect-IT – popular accounts receivable management and collections, il team di Dynavistics ha costruito questi esempi di lettere e modelli nel corso di decenni di sviluppo di software e creazione del flusso di lavoro delle collezioni nella nostra piattaforma in base al feedback dei clienti.
Quindi senza ulteriori indugi The
Il primo modello di lettera di raccolta (avviso scaduto)
Ma prima di scrivere e inviare la prima lettera di raccolta, è importante tenere presente che a questo punto la fattura è ancora appena scaduta., Potrebbe essere che il cliente semplicemente dimenticato di pagare (sulla base di precedenti promemoria via email) o qualcuno nel loro reparto contabilità era fuori malato o in vacanza.
In ogni caso, è importante che il tono della vostra lettera o e-mail corrisponde alla situazione in cui la fattura è andato solo un po ‘ scaduta., Per ora, mantenere un po ‘ di luce si è concentrata principalmente sull’ricordare al cliente che la fattura è dovuto e comprendono i seguenti elementi:
- Chiaramente sate il numero di giorni e l’importo che è a causa del passato
- Nota: i precedenti tentativi di raccogliere
- Fornire una copia della fattura con la comunicazione
- Fornire opzioni di pagamento e di quello che vuoi il cliente a fare avanti
- Fornire le informazioni di contatto
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La seconda lettera di raccolta (30 giorni scaduti)
Se stai pensando a come scrivere una seconda lettera di raccolta, è probabile che la fattura sia ancora in sospeso e che il cliente non abbia risposto alla prima lettera di raccolta (sopra) o alle e-mail di promemoria di cortesia inviate prima della data di scadenza.
A questo punto, la comunicazione è stata un po ‘ leggera perché la fattura non era ancora dovuta o appena scaduta., Tuttavia, ora che la fattura è in ritardo di 30 giorni, il tono della seconda lettera di raccolta dovrebbe essere un po ‘ più assertivo e diretto, ma dovrebbe sempre rimanere professionale.
Con questo in mente, qui sono elementi da tenere in considerazione quando si sviluppa una seconda collezione modello di lettera:
- Dettagli tra cui il numero di fattura, la lettera di data, e quantità
- Chiaramente che la fattura è a causa del passato, insieme con la data originale della fattura
- Fornire opzioni di pagamento desiderata e prossimi passi
- informazioni di contatto e richiesta di contatto
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La terza lettera di raccolta (60 giorni scaduti)
Se ora stai pensando a come scrivere la terza lettera di raccolta, è probabile che la fattura sia ora scaduta di circa 60 giorni e che le tue probabilità di riscuotere il pagamento stiano peggiorando di giorno in giorno. Le cose sono andate oltre un punto in cui qualcuno in contabilità era in vacanza o il cliente semplicemente dimenticato di pagare.
Per molti, la terza lettera di raccolta è l’ultima comunicazione scritta formale prima di inviare una lettera di richiesta finale., Il tono è ancora più assertivo e diretto rispetto alla seconda lettera e dovrebbe includere le azioni che si intende intraprendere se il pagamento non viene ricevuto, come mettere il cliente in attesa di credito e/o coinvolgere un’agenzia di collezioni o un avvocato.,
Con questo in mente, qui sono elementi da tenere in considerazione durante lo sviluppo di un terzo di raccolta modello di lettera:
- Dettagli tra cui il numero di fattura, data, e quantità
- Parlare di precedenti tentativi di raccogliere
- Chiaramente che la fattura è a causa del passato
- Un avviso e specifiche azioni che si intende intraprendere, se il pagamento non viene ricevuto entro un determinato numero di giorni
- Fornire opzioni di pagamento desiderata e prossimi passi
- i Tuoi dati di contatto e la richiesta finale di contattare
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