Quando è stato definito un requisito aziendale complesso, un’azienda è pronta a trovare un fornitore per soddisfare i requisiti. Il primo passo per trovare un fornitore è creare e inviare una richiesta di proposta (RFP). Il documento RFP deve contenere in dettaglio ogni aspetto del requisito aziendale e ciò che l’azienda richiede da un potenziale fornitore per soddisfare i requisiti specificati nel RFP., Il venditore produrrà un’offerta in base alla sua comprensione dei requisiti specificati nella RFP e le offerte concorrenti saranno valutate per produrre la selezione del fornitore vincente o una short-list di fornitori che consegneranno quindi presentazioni all’azienda.
Definizione del documento di richiesta di proposta
Il documento RFP è fondamentale per ottenere un fornitore in grado di soddisfare i requisiti aziendali di un cliente., Se il documento è difettoso, a causa di requisiti ambigui, requisiti mancanti o requisiti irragionevoli del fornitore, il processo RFP comporterà offerte incomplete o, in alcuni casi, nessuna offerta. I fornitori non sono tenuti a presentare offerte per ogni RFP che ricevono e, anche se potrebbero soddisfare i requisiti RFP, potrebbero non avere la capacità di fornire i requisiti in modo tempestivo. Il più tardi si trova spesso quando un cliente invia RFP a fornitori più piccoli che possono essere leader nel loro campo, ma non hanno i mezzi o la capacità di soddisfare le esigenze del cliente.,
Ogni RFP sarà diversa in base ai requisiti che sono stati definiti e alle esigenze specifiche del cliente. Anche all’interno della stessa azienda, un documento RFP può differire a fuoco a seconda dei requisiti primari. Per alcune RFP, l’attenzione può essere sul prezzo, mentre altri possono concentrarsi sui tempi di consegna o sui requisiti di qualità per gli articoli necessari.
Caratteristiche specifiche del documento RFP
Sono necessarie alcune caratteristiche del documento RFP., Ad esempio, ogni RFP dovrebbe avere una data e un’ora specifiche in cui il cliente richiede a tutti i potenziali fornitori di aver presentato un’offerta. Se le offerte vengono presentate dopo tale data, devono essere scartate. Se un fornitore non può presentare un’offerta in tempo, ciò potrebbe indicare un possibile problema con l’organizzazione e forse problemi di consegna.
Tuttavia, il cliente deve concedere ai fornitori un tempo adeguato per presentare un’offerta., Se i requisiti sono particolarmente complessi, i fornitori potrebbero dover assemblare un team di risposta per suddividere i requisiti in aree che possono comprendere e quindi assemblare un’offerta. Se la timeline definita nell’RFP è troppo breve, le risposte possono essere affrettate e i fornitori potrebbero indovinare la complessità del progetto, piuttosto che comprenderlo completamente. Ciò porterà a offerte imprecise e un processo di RFP sprecato.
Il documento RFP dovrebbe indicare il processo se i fornitori hanno ulteriori domande sui requisiti specificati nella RFP., I fornitori non dovrebbero essere autorizzati a chiamare il cliente in quanto ciò può portare a un fornitore di essere dato informazioni aggiuntive che dà loro un vantaggio competitivo. È meglio organizzare una conference call in modo che i rappresentanti di ciascun fornitore possano chiedere e ascoltare domande rivolte al cliente. Ciò garantisce un’equità nel processo di offerta.
Un documento RFP deve anche specificare chiaramente il formato della risposta RFP dei fornitori. Se questo non è chiaramente definito, verranno inviate risposte in formati diversi e sarebbe impossibile confrontare le offerte del fornitore., Il formato di risposta dovrebbe identificare ciò che è richiesto dal fornitore in ogni sezione, ad esempio riferimenti, curriculum di potenziali membri del team, un documento con i fornitori comprensione dei requisiti, e un formato per il prezzo. Se ogni fornitore aderisce al formato di risposta corretto, questo renderà più facile un confronto delle offerte.,
