Riservatezza Disclaimer. Queste sono due parole che possono essere molto intimidatorio. Che cosa è esattamente un disclaimer sulla riservatezza, e cosa dovresti fare con uno?
Anche se non sei un avvocato, probabilmente capisci cosa significa “confidenziale”. Se la parola è venuta in una chat con uno dei tuoi amici o durante un incontro importante con il tuo capo, mantenere qualcosa di confidenziale significa una cosa one non condividere le informazioni che hai appena dato.,
Un disclaimer viene utilizzato quando qualcuno vuole evitare la responsabilità legale. Ad esempio, quando guardi uno show TELEVISIVO, guarda attentamente i crediti. Probabilmente vedrai che c’è un disclaimer nella stampa fine.
Per esempio, dare un’occhiata a questo disclaimer dalla MGM:
La parte che, alla fine, dove si dice: “I personaggi e gli episodi raffigurati e i nomi sono fittizi e qualsiasi somiglianza con il nome, il carattere o la storia di ogni persona è puramente casuale e incondizionato” è MGM disclaimer.,
In parole povere, significa che i creatori dello spettacolo non hanno modellato i loro personaggi dopo persone reali.
Quindi, se un ragazzo in questo spettacolo si comporta proprio come tuo zio Fred, è puramente una coincidenza — e questa sarebbe la risposta della MGM se lo zio Fred provasse a citarli in giudizio.
OK, in modo da capire la riservatezza, e si capisce disclaimer. Così come i due vanno insieme?
Esclusioni di riservatezza sono utilizzati su documenti importanti-sia online che off-per cercare di limitare la responsabilità legale del mittente., Sono inclusi nella speranza che un giudice sarà d’accordo che il mittente ha fatto tutto il possibile per proteggere le informazioni. In questo modo, se il documento finisce accidentalmente nelle mani sbagliate, il mittente potrebbe non affrontare una minaccia legale così grande come avrebbe fatto senza il disclaimer in atto.
Ecco perché la maggior parte dei disclaimer sulla riservatezza menziona specificamente i destinatari accidentali., Per esempio, guardate il messaggio che John Doe inclusi in fondo alla sua e-mail di chi ha ricevuto questa email per errore”:
Alcune dichiarazioni di non responsabilità sarà anche istruire sbagliato destinatario di distruggere le informazioni in modo che nessun altro può vedere:
la Riservatezza esclusioni possono anche includere dettagli su esattamente come le informazioni devono essere utilizzati. In questo modo, se qualcuno decide di abusare delle informazioni in qualsiasi modo, il mittente non è legalmente responsabile di ciò che accade di conseguenza.,
Ad esempio, guarda il disclaimer sulla riservatezza utilizzato dalla società di gestione patrimoniale Fasanara Capital:
In parole povere, quest’ultima frase significa che queste informazioni non sono progettate per convincerti ad acquistare o investire in nulla. Se decidi di usarlo come motivo per investire in un titolo o asset specifico, la società non è responsabile per ciò che accade ai tuoi soldi perché hai abusato delle loro informazioni.,
Esclusioni di riservatezza per le e-mail
Mentre appaiono su tutti i tipi di documenti, le esclusioni di riservatezza sono più comuni nelle e-mail.
Dopo tutto, il contenuto di una e-mail può essere inoltrato a innumerevoli altre persone in una questione di clic del mouse.
Se vuoi vedere un disclaimer sulla riservatezza al lavoro, guarda attentamente alcune delle tue e-mail importanti. Se c’è un disclaimer sulla riservatezza, probabilmente lo troverai verso il basso.,
Ecco un esempio:
Sebbene questo linguaggio possa sembrare qualcosa che solo un avvocato dovrebbe usare, non è così.
Banchieri, commercialisti, consulenti finanziari, medici, partner commerciali, startup in cerca di capitale, aziende che si stanno fondendo e chiunque altro abbia accesso a informazioni importanti e sensibili probabilmente utilizza un disclaimer sulla riservatezza nelle loro e-mail.
Anche le grandi aziende tendono ad usarle, anche se non rientrano in uno degli esempi che abbiamo appena menzionato.,
In molti di questi casi, l’azienda preferirebbe essere sicura che dispiaciuta. Incluso un disclaimer sulla riservatezza nella parte inferiore di ogni e-mail ricorda ai destinatari che le informazioni sono sensibili e devono essere trattate come tali. Solo questo promemoria può impedire che sorgano problemi futuri.
Bottom line-ci sono quasi tanti tipi diversi di esclusioni di riservatezza come ci sono persone che li usano.
Alcune esclusioni di riservatezza sono di portata ristretta., Ad esempio, un avvocato può utilizzare un breve disclaimer sulla riservatezza rivolto esclusivamente a chiunque riceva erroneamente un’e-mail da lui perché è vincolato da un’etica professionale per sostenere il privilegio avvocato-cliente.
Oppure, una società può includere una dichiarazione di riservatezza che affronta specificamente qualsiasi discussione di segreti commerciali che possono essere inclusi nel documento.
Ad esempio, le ricette per la Coca-Cola o la salsa segreta di un Big Mac sono segreti commerciali che richiedono una protezione extra se stai per inviare qualsiasi informazione che li riguarda!,
Alcune esclusioni di riservatezza sono molto più ampie e includono cose come eventuali affermazioni errate su una persona, eventuali opinioni dei dipendenti che la società madre non è d’accordo con, e anche i virus che possono accidentalmente sono venuti attraverso con l’e-mail.
Se si esegue un business e si vuole fare in modo che i dipendenti sono tutti l’invio di e-mail con la corretta riservatezza disclaimer su di loro, non c’è bisogno di fare affidamento su di loro per impostare tutto. Si può effettivamente fare tutto il lavoro da soli.,
Se sei l’amministratore del servizio Office 365 della tua azienda, puoi creare un disclaimer sulla riservatezza che apparirà su ogni singolo messaggio in uscita. Se non hai Office 365, chiedi aiuto al tuo reparto IT. Dovrebbero essere in grado di aggiungere automaticamente un disclaimer sulla riservatezza a ogni e-mail in uscita sul tuo server.
Se gestisci un’azienda più piccola senza un reparto IT e vuoi un aiuto per impostare il disclaimer giusto, sei fortunato. Email confidentiality disclaimer sono così popolari che ci sono modelli per la loro creazione.,
Dai un’occhiata a questo da Exclaimer, che ti consente di digitare qualsiasi lingua di disclaimer che desideri nell’editor.
Oppure, se preferisci non spendere soldi per un modello, puoi semplicemente digitare il tuo disclaimer sulla riservatezza nella parte della firma della tua email.
Se non siete sicuri di come impostare una firma, Gmail e Outlook offrono facile, istruzioni passo-passo.
Tuttavia, mentre la maggior parte dei disclaimer sulla riservatezza delle e-mail può essere trovata nella firma o nel piè di pagina, potresti voler spostare il tuo in cima alle tue e-mail., In questo modo, il disclaimer è la prima cosa che il destinatario vede invece dell’ultima cosa.
E non dimenticare la tua comunicazione interna. Dopo tutto, la riservatezza si applica a tutti coloro che hanno accesso a informazioni sensibili, se lavorano presso la vostra azienda o no.
È possibile utilizzare un disclaimer di riservatezza universale che esce su tutte le tue comunicazioni con i tuoi colleghi di lavoro.,
Oppure, è possibile creare diverse esclusioni di responsabilità a seconda del reparto in cui lavora il destinatario, del progetto su cui sta lavorando il destinatario o del livello in cui si trova il destinatario (ad esempio: gestione di livello senior rispetto a un associato junior).
Ma le esclusioni di riservatezza non si applicano solo alle e-mail. C’è un altro tipo di documento in cui si sta andando a vedere un sacco di esclusioni di riservatezza pop-piani aziendali.,
Che siano stampati o inviati elettronicamente, i piani aziendali contengono tutti i tipi di informazioni sensibili, quindi ha senso includere un disclaimer sulla riservatezza su di essi.
In effetti, mantenere il contenuto del tuo business plan riservato è così importante che gli esperti di Qutball-Hoda suggeriscono di inserire un disclaimer sulla riservatezza all’inizio del tuo business plan e persino di includerlo nel tuo Sommario:
AllBusiness.,com elenca un disclaimer di riservatezza come uno dei loro migliori consigli per formattare correttamente il vostro business plan. L’esempio che usano fa un ulteriore passo avanti elencando il nome della persona che sta ricevendo il piano (John A. Smith), e richiede persino la sua firma.
Poiché la tua attività è solo un piano in questo momento, è fondamentale che chiunque veda una delle tue idee venga avvertito con un disclaimer sulla riservatezza.,
Che include l’ufficiale di prestito presso la tua banca, potenziali investitori aziendali, colleghi professionisti che ti avvicini per consigli, insieme a potenziali produttori, venditori, grossisti e importatori di prodotti.
Ricorda before prima di avere qualsiasi tipo di copyright o protezione brevettuale, CHIUNQUE può rubare la tua idea e iniziare la propria attività. Ecco perché è così importante incrociare le tue T e punteggiare le tue I con dichiarazioni di riservatezza.
Hai davvero bisogno di ottenere una firma, però?,
Può sembrare eccessivo ora, ma se hai mai bisogno di portare qualcuno in tribunale per aver violato il tuo disclaimer sulla riservatezza, il tuo caso sarà molto più forte se c’è una firma effettiva. Prova che l’altra persona ha visto e accettato i tuoi termini di riservatezza e poi li ha violati.
Ma queste esclusioni sono davvero applicabili? Dopo tutto, probabilmente non sono stati arrestati per la rimozione di un tag materasso! Ti proteggono davvero dalla responsabilità?
Assolutamente.,
Ecco alcuni esempi:
- Un disclaimer sulla riservatezza può aiutare uno studio legale se le informazioni privilegiate vengono accidentalmente trapelate.
- Un disclaimer sulla riservatezza può proteggere un’azienda se le sue informazioni vengono utilizzate in modo improprio. Si può anche impedire la società per essere citato in giudizio per errore negligente del tutto.
- Un disclaimer sulla riservatezza può proteggere le grandi aziende dalle informazioni che i loro dipendenti inviano., Dopo tutto, l’aggiunta di un disclaimer automatico a ogni e-mail è molto più facile che cercare di monitorare ogni singola e-mail inviata sul server aziendale.
- Un disclaimer sulla riservatezza può impedire a determinati professionisti e aziende di violare le normative del settore. In alcuni casi, ogni violazione viene fornito con una multa pesante, in modo da essere sicuri di fare tutto ciò che è richiesto di voi.
Esclusioni di riservatezza in tutto il mondo
Che dire di paesi specifici? Ci sono leggi che si riferiscono alle esclusioni di riservatezza?,
Poiché l’e-mail è così ampiamente utilizzata-e ha la più grande possibilità di essere facilmente abusata-la maggior parte delle leggi sulle esclusioni di riservatezza si riferiscono alle e-mail.
Esclusioni di riservatezza negli Stati Uniti
Il Federal Information Security Modernization Act (FISMA) è la versione aggiornata del Federal Information Security Management Act del 2002. Si applica alle informazioni del governo. Al fine di conformarsi ad esso, ci deve essere un disclaimer di riservatezza in tutte le e-mail che includono tali informazioni.,
Le informazioni governative rientrano anche nel Freedom of Information Act (FOIA). Questa legge consente il rilascio totale o parziale di informazioni controllate dal governo federale. Dal momento che e-mail è un modo così semplice per il governo di rispettare le richieste FOIA, ci deve essere un disclaimer nel caso in cui le informazioni sbagliate viene rilasciato.
Le istituzioni finanziarie americane-tra cui banche, società di titoli e compagnie di assicurazione-devono rispettare il Gramm-Leach-Bliley Act (GLB)., Tra le altre cose, queste istituzioni sono tenute a includere esclusioni di riservatezza su tutte le loro e-mail.
A seconda del tipo esatto di attività, la Securities and Exchange Commission (SEC) o la Federal Trade Commission (FTC) è responsabile dell’applicazione della legge GLB.
Qualsiasi azienda che ha accesso ai dati medici di un paziente deve seguire l’Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) e parte della conformità HIPPA include l’utilizzo di una dichiarazione di riservatezza., HIPAA richiede inoltre a queste aziende di informare i loro pazienti sui rischi associati alla trasmissione delle loro informazioni mediche personali.
Esclusioni di riservatezza nel Regno Unito
Il Regno Unito non ha leggi specifiche relative alle esclusioni di riservatezza.
Tuttavia, secondo la legge, i tribunali britannici hanno la discrezione di ignorarli. Di conseguenza, il disclaimer sulla riservatezza che inserisci in fondo alle tue e-mail può o non può limitare la tua responsabilità legale se qualcosa va storto.,
Se la tua azienda controlla i dati e-mail e / o il contenuto della posta elettronica, dovrai rispettare le normative sulle telecomunicazioni del 2000. In particolare, tutte le tue e – mail in uscita dovranno includere un disclaimer che dice: “(Nome della società) può monitorare i dati sul traffico e-mail” o “(Nome della società) può monitorare i dati sul traffico e-mail e anche il contenuto dell’e-mail ai fini di (elencare i motivi-come la formazione dei dipendenti, per esempio).,”
In questo modo, i destinatari sanno che le informazioni vengono viste da più di un semplice mittente — e non è così confidenziale come potrebbero aver altrimenti pensato!
Esclusioni di riservatezza in Canada
Non ci sono leggi specifiche in Canada che richiedono esclusioni di riservatezza.
Tuttavia, gli esperti di Tech Soup Canada dicono che includere un disclaimer sulla riservatezza nelle tue e-mail è una buona idea. Perché? Dicono che se un destinatario di e-mail vede uno di questi disclaimer, è meno probabile che si esaurisca e cerchi di farti causa., Consideralo un “effetto placebo” per le tue e-mail.
E quando si tratta di riservatezza, violare un disclaimer potrebbe effettivamente trasformarsi in problemi legali per il destinatario.
Tuttavia, non ci sono assoluti nei tribunali canadesi. Si può essere in grado di ridurre la vostra responsabilità, ma non si può.
Esclusioni di riservatezza nell’UE
L’UE ha creato la direttiva 95/46 / CE per proteggere la privacy dei dati personali quando vengono raccolti, elaborati o trasmessi.,
Tuttavia, la Commissione europea ha anche detto ai tribunali che può ignorare qualsiasi “obbligo contrattuale irragionevole” se il consumatore non lo ha negoziato liberamente.
In altre parole, il disclaimer sulla riservatezza che usi può o non può alzarsi in tribunale se il destinatario non lo accetta esplicitamente.
Verdetto finale
Anche se non sei in un settore o in un paese che richiede l’uso di un disclaimer sulla riservatezza, certamente non ti farà male iniziare a usarne uno.,
Se non altro, mostra che prendi molto sul serio le informazioni sensibili e nessuno sarà mai in grado di criticarti per questo.
