Como contas a receber ou gestor de crédito, você mal tem tempo para gerar relatórios, fazer chamadas e enviar mensagens de e-mail necessário para seguir com os clientes e obter faturas pagas. É onde ter uma biblioteca de amostras e modelos de cartas de coleta pode ser uma economia de tempo real. Neste artigo, nós fornecemos modelos de cartas de coleção eficazes e prontos para usar que você pode “roubar” para economizar algum tempo e obter essas faturas pagas o mais rápido possível.,
Como os desenvolvedores de Colet-IT – popular accounts receiving management and collections software-a equipe aqui no Dynavistics construiu estas amostras de cartas e modelos ao longo de décadas de desenvolvimento de software e construção de coleções fluxo de trabalho para a nossa plataforma com base no feedback do cliente.
assim, sem mais demoras …
o modelo da primeira carta de colecção (aviso prévio)
mas antes de escrever e enviar a primeira carta de colecção, é importante ter em mente que, neste ponto, a factura ainda mal passou., Pode ser que o cliente simplesmente se esqueceu de pagar (com base em lembretes de email anteriores) ou alguém em seu departamento de contabilidade estava doente ou em férias.
seja qual for o caso, é importante que o tom da sua carta ou e-mail corresponda à situação em que a fatura foi um pouco mais tarde devido., Por agora, manter um pouco de luz e focada principalmente na lembrando que o cliente de que a fatura é devido e incluir os seguintes elementos:
- Claramente saciar o número de dias e a quantidade que é passado devido
- Nota tentativas anteriores para coletar
- Fornecer uma cópia da factura com a comunicação
- Fornecer opções de pagamento e o que você gostaria de cliente para fazer avançar
- Fornecer suas informações de contato
💡 Quer ver um exemplo?, Clique para ver uma amostra da primeira carta de cobrança
A Segunda Carta de cobrança (30 Dias vencidas)
Se você está pensando em como escrever uma segunda carta de cobrança, as chances são de que a fatura ainda está pendente e o seu cliente não respondeu à primeira carta de cobrança (acima) ou a cortesia lembrete de e-mails que você enviou antes da data de vencimento.até este ponto, A comunicação tem sido um pouco leve, porque a fatura ainda não era devida ou mal passou., No entanto, agora que a fatura está 30 dias atrasada, o tom da segunda carta de cobrança deve ser um pouco mais assertivo e direto, mas deve sempre permanecer profissional.
Com isso em mente, aqui estão os elementos a serem considerados quando do desenvolvimento de uma segunda carta de cobrança de modelo:
- Detalhes, incluindo o número da fatura, data de letra, e a quantidade
- Claramente que a fatura está vencida, juntamente com o original da factura data
- Fornecer opções de pagamento desejada e próximos passos
- Suas informações de contato e solicitação para contato
💡 Quer ver um exemplo?, Carregue para ver uma amostra da segunda carta da colecção
a terceira carta da colecção (60 dias após o vencimento)
Se está agora a pensar em como escrever a terceira carta da colecção, é provável que a factura tenha passado cerca de 60 dias e que as suas probabilidades de cobrar o pagamento estejam a piorar de dia para dia. As coisas foram além de um ponto em que alguém na contabilidade estava de férias ou o cliente simplesmente se esqueceu de pagar.
para muitos, a terceira carta de coleção é a sua última comunicação escrita formal antes de enviar uma carta de demanda final., O tom é ainda mais assertivo e direto do que a segunda letra e deve incluir as ações que você pretende tomar se o pagamento não for recebido, tais como colocar o cliente na posse de crédito e/ou envolvendo uma agência de cobranças ou advogado.,
Com isso em mente, aqui estão os elementos a serem considerados quando do desenvolvimento de um terceiro modelo de carta de cobrança:
- Detalhes, incluindo o número da fatura, data, e a quantidade
- Menção de tentativas anteriores para coletar
- Claramente que a fatura está vencida
- Um aviso e ações específicas que você pretende levar, se o pagamento não for recebido dentro de um número especificado de dias
- Fornecer opções de pagamento desejada e próximos passos
- Suas informações de contato e um último pedido para contato
💡 Quer ver um exemplo?, Carregue para ver uma amostra da terceira letra da colecção
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