À medida que a sua empresa cresce, assim como a sua complexidade. Há mais passos, mais pessoas e mais coisas envolvidas que podem nem sempre ser organizadas da forma mais eficiente.repensar como o seu negócio funciona pode parecer assustador, mas é obrigado a obter maiores eficiências. A documentação do processo é o primeiro passo para isso!
Este guia fácil de processar documentação irá ajudá-lo a fazê-lo bem.
Leia para encontrar;
- O que é a documentação do processo?,
- Por que Fazê-lo: A Importância do Processo de Documentação
- Como Documento de um Processo
- Dicas e Truques: Processo de Documentação de Melhores Práticas
- o Que Ele oferece: Benefícios do Processo de Documentação
- Easy Starter Processo Fluxograma Modelos
o Que é o Processo de Documentação?
a documentação do processo fornece uma descrição detalhada de como realizar um processo de Negócio.,
inclui todos os tipos de documentos que dão suporte a um processo, como
- diretivas
- listas
- tutoriais
- formulários
- imagens
- ligações para outras aplicações
- processo de mapas
é utilizada como um guia para ajudar os funcionários a todos os níveis, incluindo decisores e partes interessadas, entender rapidamente os processos da empresa.por que faz isso? : A importância da documentação do processo
documentar um processo irá ajudá-lo a alcançar 5 coisas-chave:
1) ajuda a melhorar os processos., Identificar estrangulamentos e ineficiências documentando os processos exatos. Você verá rapidamente quais os processos que você precisa para melhorar ou se livrar.2) ajuda a formar os trabalhadores. Você pode usar documentos de processo para ajudar os novos funcionários a entender seus papéis de trabalho e familiarizar-se com os processos em que eles serão envolvidos. Mesmo os funcionários experientes ainda podem se referir a esses documentos sempre que eles querem ter certeza de que eles estão executando o processo direito.
) ajuda a preservar o conhecimento da empresa. Manter um registro de processos conhecidos apenas por algumas pessoas especializadas em fazê-los., Dessa forma, mesmo quando eles saem, os recém-chegados podem retomar o trabalho facilmente.
4) ajuda a atenuar os riscos e a manter a consistência Operacional.documentação detalhada do processo é também uma parte vital das patentes e segredos comerciais.
quem está envolvido na documentação do processo
Existem 3 papéis principais de propriedade na documentação do processo. Em alguns casos, a mesma pessoa pode desempenhar os três papéis.
como documentar processos
usando um método passo-a-passo para documentar um processo irá ajudá-lo a fazê-lo rapidamente.,
Passo 1: Identificar e nomear o processo
descobrir qual o processo que você vai documentar primeiro. Determinar a sua finalidade (por que e como o processo irá beneficiar a organização) e fornecer uma breve descrição do processo.
Passo 2: Definir o Escopo do Processo
Fornecer uma breve descrição do que está incluído no processo e o que está fora do escopo do processo, ou o que não está incluído nele.
Passo 3: explicar os limites do processo
onde o processo começa e termina? O que o faz começar? E como é que sabes quando está feito?, Defina bem estes limites.
Passo 4: identificar as saídas do processo
estabelecer o que será produzido pelo processo ou qual o resultado que o processo irá alcançar uma vez que esteja concluído.
Passo 5: identificar as entradas do processo
enumerar quais os recursos necessários para realizar cada uma das etapas do processo.
Passo 6: Brainstorm the Process Steps
Recolha toda a informação sobre os passos do processo do início ao fim. Comece com o que desencadeia o processo ou comece no final do processo e siga os passos até o ponto de partida.,
a sessão de brainstorming deve envolver aqueles que são diretamente responsáveis pelas tarefas do processo ou alguém com amplo conhecimento dele, uma vez que eles podem fornecer dados precisos.
Passo 7: organizar os passos sequencialmente
tome a lista de passos que você veio com e colocá-los em uma ordem sequencial para criar um fluxo de processo.
mantenha o número de passos ao mínimo e se um passo incluir mais de uma tarefa, listá-los sob o passo principal.
Passo 8: descrever quem está envolvido
decidir cada indivíduo que será responsável pelas tarefas do processo. Define os seus papéis., Lembre-se de mencionar seu título de trabalho em vez de seu nome.
também ser atencioso sobre aqueles que estariam referenciando o documento. Escreva – o de uma forma que qualquer funcionário com um conhecimento razoável possa lê-lo e compreendê-lo.
Passo 9: Visualize o processo
isto é para melhorar a clareza e legibilidade da sua documentação. Usando um fluxograma de processo, visualize cuidadosamente os passos do processo que identificou anteriormente.
Passo 10: anote as exceções ao fluxo de processo Normal
um processo de negócio pode nem sempre seguir o mesmo fluxo devido a várias razões., Mencione essas exceções e que medidas serão tomadas para enfrentá-las.
Passo 11: adicionar pontos de controlo e medições
identificar onde podem ocorrer riscos no processo e adicionar pontos de controlo para ajudar o dono do processo na monitorização do processo.estabelecer medições para determinar a eficácia do processo e ajudar a melhorá-lo.
Passo 12: rever e testar o processo
reunir todos os envolvidos e rever o fluxograma de processo que mapeou. Faltam alguns passos? Está tudo em ordem? Uma vez feito, teste o processo e veja se você perdeu alguma coisa.,
dicas e truques: documentação do processo melhores práticas
- manter o documento simples e conciso. Embora deva ser tecnicamente preciso, deve ser fácil de seguir.
- tem um plano adequado em vigor para atualizar os documentos quando/se o processo iria mudar. Certifique-se de revê-los pelo menos uma vez por ano.
- ou atribuir um proprietário de processo que pode fazer revisões regulares e notificar outros das alterações.
- mantenha documentação separada para cada processo diferente para evitar confusão.,
- ao documentar processos pela primeira vez, evite cobrir toda a organização de uma só vez. Comece a partir de um único processo dentro de um departamento ou um processo importante comum a toda a organização.
- armazenar os documentos em um local que é fácil de ser acessado por qualquer um que está procurando por ele.
- certifique-se de que é fácil de ser revisto quando necessário e a nova versão pode ser facilmente distribuída a todos os envolvidos.
- Tem documentos armazenados on-line em um local central através de uma ferramenta de documentação de processo., Isto irá ajudar automaticamente com as duas melhores práticas acima mencionadas.
- Use exemplos apropriados, gráficos, codificação de cores, screenshots, múltiplas plataformas, etc. conforme necessário.
- certifique-se de que a documentação do processo está em conformidade com os padrões existentes da sua organização.
- Se estiver a realçar o fluxo do processo num formato verbal, balance – o sempre com gráficos-um fluxograma do processo.
- Add swimlanes to your business process flowcharts to distinguish different process roles, timelines etc.,
- crie um guia de documentação do processo, que qualquer pessoa pode referir como um modelo padrão para documentar um processo.* utilizar o material documental existente, os registos, as entrevistas, os estudos de casos, os diários de campo do pessoal do projecto e o conhecimento dos trabalhadores para recolher informações para a documentação do processo.
o que há nele para você: Benefícios da documentação do processo
- ajuda a obter todos na mesma página, fornecendo uma visão comum dos passos do processo. Uma visão comum é necessária para a coerência.,
- Quando existe documentação clara do processo, as alterações aos processos podem ser feitas de forma atempada e direta.
- ajuda a identificar as condições ideais para uma colaboração e desempenho eficazes.
- ajuda a identificar estrangulamentos e ineficiências nos processos (mesmo nos procedimentos “bem refinados”) que podem passar despercebidos.
- um processo claramente documentado poupa tempo e evita erros ao remover qualquer confusão e ao fornecer instruções claras.
- diminui os custos e as despesas desnecessárias dos recursos.,
- ajuda a melhorar a qualidade geral dos processos e a qualidade do resultado.
- ajuda a aumentar a produtividade dos trabalhadores, bem como a satisfação.uma vez que está claramente registado como os processos devem ser executados, torna-se mais fácil externalizar o trabalho. a documentação do processo também ajuda a automatizar facilmente os processos quando necessário.,
Easy Starter Process Documentation Templates
basicamente, o mapeamento de processos ajuda a representar a informação documentada, como passos de processo, papéis de processo, Entradas e Saídas em uma imagem simplificada.
a seguir estão os modelos de fluxogramas de processo/ modelos de mapeamento de processos que pode editar rapidamente online com informações sobre os seus processos organizacionais. Carregue no modelo para o abrir no editor Creately.,
Modelo 1
Clique no modelo para editá-lo on-line
Modelo 2
Clique no modelo para editá-lo on-line
Modelo 3
Clique no modelo para editá-lo on-line
Modelo 4
Clique no modelo para editá-lo on-line
Feedback sobre o Guia Fácil para o Processo de Documentação
Este processo de documentação guia abrange tudo o que você precisa saber para documentar um processo corretamente., Siga os passos de documentação do processo que discutimos acima, e faça uso dos modelos de fluxogramas de processo para garantir um processo de documentação de qualidade.
em nossa comunidade, você pode encontrar mais modelos de fluxogramas de processo.
no nosso próximo guia, discutiremos técnicas de melhoria do processo que irão ajudá-lo a racionalizar facilmente os seus processos de Negócio.
