50 Simplă Cerere De oferta Șabloane (& Forme)

O cerere de oferta, de asemenea, cunoscut ca un RFQ este un tip de documentație în cazul în care o entitate cere pentru o oferta de pret de la furnizori pentru realizarea de proiecte specifice de sarcini. Șablonul cerere de ofertă oferă toate informațiile despre cerințele proiectului. În acesta, vânzătorul ar detalia costurile pentru fiecare etapă a proiectului., Acest lucru permite entității care a solicitat documentul să îl compare cu celelalte oferte de la diferiți furnizori.

Cerere de Citate

Ce este cererea de ofertă document?,

atunci când o companie de solicitare știe exact ce cantitate și calitate a serviciilor de care are nevoie, va cere o cerere de șablon de ofertă de la diferiți furnizori cunoscuți sub numele de ofertanți. Companiile ar utiliza un șablon RFQ pentru a achiziționa servicii sau produse off-the-shelf. Utilizarea unui astfel de document ar permite companiei solicitante să compare cu ușurință diferite oferte de la o gamă largă de furnizori.

când este necesar, o companie solicitantă va trimite o cerere de ofertă multor furnizori care solicită să ofere ofertele lor de prețuri., De exemplu, o companie dorește să achiziționeze 300 de computere cu viteze de procesare specifice și dimensiuni de hard disk.

compania ar trebui apoi să facă un șablon RFQ și trimite – l la diferiți furnizori. Deoarece au nevoie de un anumit tip de produs, este mai ușor pentru ei să compare cotațiile pe care le primesc de la ofertanți.

De obicei, o cerere de șablon citat conține patru secțiuni. Acesta include Termenii de plată, factorii care vor influența selectarea ofertei, un termen limită pentru depunerea ofertei și alte informații relevante necesare pentru luarea în considerare a ofertei., After considering all of the quotes given by the vendors, the soliciting company will award the contract to the rightful vendor.

Request For Quote Templates

Când să utilizați cerere de oferta?utilizarea formularului de cerere de ofertă face procesul de solicitare mai ușor și mai eficient., Acest lucru se datorează faptului că compania de solicitare ar primi doar câteva răspunsuri care includ cotațiile sau estimările de la potențialii furnizori.

când aveți în vedere mai puține citate, aceasta înseamnă o reducere a timpului de evaluare. Ar trebui să luați în considerare doar cotațiile furnizate de ofertanții calificați comparativ în loc de un grup de ofertanți necalificați și calificați.

o ofertă pe care ai primit-o ca răspuns la cererea de ofertă pe care ai dat-o nu este considerată o ofertă. Aceasta înseamnă că nu puteți utiliza documentul ca contract obligatoriu., Acesta conține numai informații relevante pe care le puteți utiliza pentru a face o alegere cu privire la care ofertant să meargă pentru nevoile dvs.

Ce este RFQ proces?

cererea de șablon citat este doar un aspect al procesului de RFQ., Acest proces este o operațiune foarte comună care este efectuată de către managerul de aprovizionare și cumpărare în fiecare zi. Comun cum este, deși, există diferite moduri de a rula procesul RFQ. Indiferent de modul în care intenționați să efectuați procesul, trebuie să urmați aceste patru faze principale:

• pregătire
  aceasta este prima și cea mai importantă parte a procesului RFQ, prin urmare, nu trebuie să vă grăbiți niciodată acest pas. De-a lungul întregului proces, ar trebui să petreceți cel puțin jumătate din timp în această fază, iar cealaltă jumătate pe celelalte 3 faze., În timpul acestei faze, trebuie să puteți vizualiza întregul proces RFQ de la început până la sfârșit. Având această” imagine mare ” în mintea ta vă va ajuta să vă concentrați asupra obiectivului final.
  există diferite tipuri de RFQ-uri, cum ar fi licitația invitată, deschisă, inversă sau oferta sigilată. Cele mai multe companii rula RFQs lor invitând numai furnizorii care le-au precalificat. De obicei, ați invita doar 3 până la 8 ofertanți în funcție de categorie.
  după ce ați determinat tipul de RFQ pe care doriți să îl rulați, este timpul să începeți pregătirea documentației necesare., Documentele utilizate pentru o cerere de ofertă sunt cele pe care le-ați trimite participanților la licitație. Există diferite tipuri de documente pe care le puteți pregăti, dar cele mai frecvente includ:
  O invitație împreună cu o descriere a companiei dvs., a proiectelor și a altor informații de fond relevante. De asemenea, stabiliți în mod clar scopul RFQ-ului dvs. în acest document.
  termenii și Condițiile generale pentru a oferi ofertanților o structură de urmat atunci când se gândesc să plaseze o ofertă. Precizați clar dacă ofertanții pot negocia termenii sau nu.
  un model de stabilire a prețurilor pentru ofertanți să urmeze., Furnizarea acestui document vă va face mai ușor să comparați cotațiile și să determinați care ar fi cea mai bună alegere pentru compania dvs. Dacă credeți că este necesar, puteți, de asemenea, să solicitați furnizorilor să împartă prețurile produselor sau serviciilor lor în elementele de cost. Doar asigurați-vă că definiți defalcarea prețurilor acestor elemente de cost în șablonul dvs. de prețuri.
  un chestionar împreună cu cerințele pentru pre-calificare. Acestea sunt importante pentru ca ofertanții dvs. să știe exact calificările pe care trebuie să le îndeplinească, astfel încât să le luați în considerare și oferta lor., Din nou, cerințele pentru pre-calificare pot varia în funcție de categorie.
  greutățile de selecție de atribuire și criteriile. Doriți să mențineți transparența pe parcursul procesului dvs. de RFQ. De asemenea, doriți ca participanții să înțeleagă procesul cu ușurință pentru a evita confuzia. Prin urmare, trebuie să includeți aceste informații pentru a face toți ofertanții conștienți. Distribuirea acestor informații poate contribui, de asemenea, la reducerea oricăror dispute care pot apărea după ce ați ales un câștigător.,
  după ce ați reunit toată documentația de care aveți nevoie, puteți trimite acum toată documentația RFQ potențialilor participanți.în timpul întregului proces RFQ, asigurați-vă că tratați toți participanții în mod egal. Aceasta înseamnă împărtășirea tuturor acelorași informații cu toți și adresarea acelorași întrebări tuturor participanților.
  nu divulgați niciodată informații relevante oferite de ofertanții dvs., deoarece acest lucru este împotriva eticii profesionale., Dacă doriți să asigurați confidențialitatea totală, există anumite tipuri de sisteme de achiziții publice electronice care au o funcționalitate „ofertă sigilată” care împiedică pe oricine să vadă ofertele finalizate. Apoi, sistemul de licitare va deveni public numai după ce termenul limită a trecut.
  în cazurile în care nu ați atins obiectivele de preț de care aveți nevoie în prima rundă, puteți alege să aveți o a doua rundă, cunoscută și sub denumirea de licitație inversă. De data aceasta, însă, v-ar lua în considerare doar un număr mai mic de participanți., Dar de data aceasta, ar trebui să oferiți participanților obiectivul dvs. de preț pentru a le oferi o idee mai bună despre ceea ce căutați.acesta este următorul pas cel mai important în întregul proces RFQ. În această fază, trebuie să decideți ce ofertant veți alege. În acest moment, tot efortul pe care l-ați depus în faza de pregătire va deveni foarte valoros. Dacă ați furnizat ofertanților un șablon de preț, atunci vă este mai ușor să comparați ofertele între ele.,
  când luați decizia finală, cel mai bine este să implicați un grup de oameni, mai degrabă decât să decideți singuri. De exemplu, puteți invita unele dintre părțile interesate interne și le puteți permite să utilizeze criterii predefinite pentru a acorda oferta.
  compuneți o notă care include informații despre câte oferte ați primit în total, câte dintre acestea au fost ofertele calificate, motivele pentru care ați descalificat oricare dintre oferte, criteriile de atribuire, modul în care au votat fiecare dintre membrii comitetului de atribuire și decizia finală.,
• închidere
  după ce ați ales ofertantul final, Contactați-i și stabiliți o întâlnire. În timpul acestei întâlniri, puteți finaliza detaliile, închide afacerea și semna contractul scris. Dacă ați inclus toate documentele relevante în documentația RFQ, această fază nu ar trebui să fie prea complicată. Dacă nu, s-ar putea să fiți supus unor negocieri înainte de a ajunge la un acord final.

este o practică bună să informați toți participanții despre alegerea dvs. și nu doar ofertantul pe care l-ați ales drept câștigător., Cu toate acestea, ar trebui să împărtășiți știrile numai după faza de închidere și ați semnat deja contractul de închidere. În acest sens, vă puteți menține opțiunile deschise până când ajungeți la un acord final cu cele mai bune condiții posibile pentru dvs. și ofertant.

RFQ Template-uri

dezavantajele unei cereri de ofertă

un șablon RFQ are o mulțime de beneficii. Cu toate acestea, acest document vine și cu câteva dezavantaje despre care trebuie să știți. Pentru unul, deoarece compania solicitantă va selecta ofertanții, acest lucru limitează concurența. Aceasta, la rândul său, poate duce la câteva nereguli din cauza răspunsurilor selective.de asemenea, solicitarea selectivă poate duce la excluderea anumitor furnizori și companii., De exemplu, chiar dacă vindeți același serviciu sau produs, dar la un preț mai mic, companiile solicitante s-ar putea să nu vă contacteze nici măcar pentru o cerere de ofertă.

după cum sa menționat mai sus, un răspuns la o RFQ nu servește ca un contract obligatoriu. Trebuie să fii foarte atent atunci când ai de-a face cu ofertantul. Dacă alegeți un ofertant, asigurați-vă că ați venit cu un contract sau o comandă de achiziție pe care amândoi o veți semna. Doar pentru că ofertantul pe care doriți să alegeți a răspuns la RFQ dvs., asta nu înseamnă că aveți o afacere făcut., Pentru a finaliza mai întâi contractul, obțineți totul în scris și obțineți semnătura pentru a închide afacerea făcută oficial.