atunci când o companie achiziționează bunuri și servicii de la un furnizor sau creditor pe credit care trebuie plătit înapoi într-o perioadă scurtă de timp, înregistrarea contabilă este cunoscută sub numele de conturi de plătit (AP). Într-un bilanț, apare sub datorii curente. Într-o companie, un departament AP este responsabil pentru efectuarea plăților datorate de companie furnizorilor și altor creditori.în acest articol veți afla, de asemenea, despre:
care este rolul conturilor de plătit?,
care este procesul de plată a conturilor?
ce este inclus în conturile de plătit?notă: membrii echipei de asistență FreshBooks nu sunt profesioniști certificați în domeniul impozitului pe venit sau al contabilității și nu pot oferi consultanță în aceste domenii, în afara unor întrebări legate de FreshBooks. Dacă aveți nevoie de sfaturi privind impozitul pe venit, Vă rugăm să contactați un contabil din zona dvs.
care este rolul conturilor de plătit?
departamentele de conturi de plătit sunt responsabile pentru mai mult decât plata facturilor și facturilor primite., Conturile de plătit sunt, de obicei, propriul departament în companii mai mari, dar în întreprinderile mai mici, conturile de plătit și sarcinile de încasat sunt de obicei combinate.în timp ce mărimea afacerii determină în cele din urmă rolul jucat de conturile de plătit, AP îndeplinește cel puțin trei funcții de bază în plus față de plata facturilor.
cheltuieli de călătorie de afaceri
întreprinderile mai mari sau întreprinderile care necesită personal pentru a călători pot avea Departamentul AP să-și gestioneze cheltuielile de călătorie. Managementul de călătorie de către Departamentul AP ar putea include efectuarea în avans a companiei aeriene, închirieri auto și rezervări hoteliere., În funcție de controalele unei companii, contul plătibil poate procesa cererile și distribuie fonduri pentru a acoperi cheltuielile de călătorie. După o călătorie de afaceri a avut loc, AP ar fi apoi responsabil pentru decontarea fondurilor distribuite versus fondurile cheltuite efectiv sau pentru procesarea cererilor de rambursare de călătorie.
plăți interne
conturi de plătit este responsabil pentru distribuirea plăților interne de rambursare, controlul și administrarea de numerar mic și controlul distribuției certificatelor de scutire de impozit pe vânzări.,
angajații trebuie să predea un raport de jurnal manual, chitanțe sau ambele să justifice cererile de rambursare. Cheltuieli mici, cum ar fi poștale diverse, out-of-buzunar consumabile de birou sau companie întâlnire masa de prânz sunt manipulate ca mărunte numerar. AP gestionează adesea o furnizare de certificate de scutire de impozit pe vânzări emise managerilor pentru a se asigura că achizițiile de afaceri calificate nu includ cheltuielile cu impozitul pe vânzări.
plăți furnizor
conturi de plătit organizează și menține informații de contact furnizor, Termeni de plată și Internal Revenue Service W-9 informații fie manual, fie folosind o bază de date de calculator., În funcție de controalele interne ale unei companii, un departament AP se ocupă fie de comenzi de cumpărare pre-aprobate, fie de Conturi plătibile verifică achizițiile după efectuarea unei achiziții. Departamentul AP se ocupă, de asemenea, de rapoartele de analiză a îmbătrânirii la sfârșitul lunii, care permit managementului cât de mult datorează afacerea în prezent.
alte funcții
Departamentul de conturi de plătit lucrează, de asemenea, pentru a reduce costurile prin recunoașterea detaliilor și dezvoltarea de strategii pentru a economisi bani de afaceri. Un exemplu este dacă o factură este plătită într-o perioadă de reducere pe care mulți furnizori o oferă., AP este, de asemenea, o linie de contact directă între o afacere și reprezentanții săi furnizor. Relații de afaceri puternice între cele două ar putea beneficia de companie și un furnizor ar putea oferi condiții de credit relaxat.
care este procesul de plată a conturilor?
Departamentul de conturi de plătit va avea un set de proceduri de urmat înainte de a efectua o plată furnizor. Liniile directoare stabilite sunt esențiale din cauza valorii și volumului tranzacțiilor în orice perioadă de timp.,procesul implică:
primirea facturii: dacă mărfurile au fost achiziționate, factura ajută la urmărirea cantității a ceea ce a fost primit. Valabilitatea facturii poate fi cunoscută și în acest timp.
examinați detaliile facturii: asigurați-vă că factura include numele furnizorului, autorizarea, data și cerințele verificate și potrivite pentru comanda de achiziție.actualizarea înregistrărilor odată ce factura este primită: conturile de registru trebuie actualizate pe baza facturilor primite și de obicei este necesară o intrare de cheltuieli., Aprobarea managerială ar putea fi necesară în această etapă, cu ierarhia de aprobare atașată valorii facturii.efectuarea plății la timp: toate plățile trebuie procesate înainte sau la data scadenței pe o factură, așa cum a fost convenit între un furnizor și o companie de achiziții. Documentele necesare trebuie pregătite și verificate. Detaliile introduse pe cec, detaliile contului bancar al vânzătorului, voucherele de plată, factura inițială și comanda de cumpărare trebuie examinate. O autorizație managerială ar putea fi necesară și în acest moment.,
Pentru a asigurați-vă că o companie de numerar și active sunt în siguranță, conturile de plătit proces ar trebui să aibă controale interne pentru:
- a preveni plata unei facturi false
- a preveni plata unei inexacte factură
- prevenire a plăti o factură furnizor de două ori
- fii sigur ca toate furnizori facturile sunt contabilizate
ceea Ce Este Inclus în Conturile de Plătit?
conturile de plătit se află în bilanțul unei companii ca datorie curentă și reprezintă o colecție de credite pe termen scurt extinse de furnizori și creditori pentru bunuri și servicii primite de o afacere., Un departament AP are, de asemenea, grijă de plățile interne pentru cheltuielile de afaceri, de călătorie și de numerar mic.
