Ce este documentația de proces |Ghidul ușor pentru procesarea documentației

pe măsură ce afacerea dvs. crește, la fel și complexitatea acesteia. Există mai mulți pași, mai mulți oameni și mai multe lucruri implicate care nu pot fi întotdeauna aranjate în cel mai eficient mod.

regândirea modului în care funcționează afacerea dvs. poate părea descurajantă, dar este obligat să vă aducă o eficiență majoră. Documentarea procesului este primul pas în acest sens!acest ghid simplu pentru procesarea documentației vă va ajuta să o faceți corect.

citiți mai departe pentru a găsi;

• ce este documentația de proces?,
• De ce: importanța documentației de proces
• cum se documentează un proces
• sfaturi și trucuri: documentația de proces Cele mai bune practici
• ce este în ea pentru tine: beneficiile documentației de proces
• easy Starter process Flowchart Templates

ce este documentația de proces?documentația de proces oferă o descriere detaliată a modului de desfășurare a unui proces de afaceri.,

Acesta include toate tipurile de documente care susțin un proces, ca

• politici
• liste de verificare
• tutoriale
• formulare
• imagini
• link-uri către alte aplicații
• hărți de proces

Acesta este utilizat ca un ghid pentru a ajuta angajații de la toate nivelurile, inclusiv factorii de decizie și părțile interesate, ușor înțelege procesele companiei.

de ce o fac? : Importanța documentării procesului

documentarea unui proces vă va ajuta să obțineți 5 lucruri cheie:

1) ajută la îmbunătățirea proceselor., Identificați blocajele și ineficiențele prin documentarea proceselor exacte. Veți vedea rapid ce procese trebuie să îmbunătățiți sau să scăpați.2) ajută la instruirea angajaților. Puteți utiliza documentele procesului pentru a ajuta noii angajați să-și înțeleagă rolurile și să se familiarizeze cu procesele în care vor fi implicați. Chiar și angajații cu experiență se pot referi în continuare la aceste documente ori de câte ori doresc să se asigure că execută corect procesul.3) ajută la păstrarea cunoștințelor companiei. Păstrați o evidență a proceselor cunoscute doar de câțiva oameni specializați în a le face., În acest fel, chiar și atunci când pleacă, noii veniți pot relua munca cu ușurință.4) ajută la atenuarea riscurilor și la menținerea coerenței operaționale.5) documentația detaliată a procesului este, de asemenea, o parte vitală a brevetelor și a secretelor comerciale.

cine este implicat în documentația de proces

există 3 roluri cheie de proprietate în documentația de proces. În unele cazuri, aceeași persoană poate juca toate cele trei roluri.

cum să documentați procesele

folosind o metodă pas cu pas pentru a documenta un proces vă va ajuta să îl realizați rapid.,

Pasul 1: Identificați și denumiți procesul

dați seama ce proces aveți de gând să documentați mai întâi. Determinați scopul acesteia (de ce și cum va beneficia procesul organizației) și oferiți o scurtă descriere a procesului.

Pasul 2: definiți domeniul de aplicare al procesului

oferiți o scurtă descriere a ceea ce este inclus în proces și a ceea ce este în afara domeniului de aplicare al procesului sau a ceea ce nu este inclus în acesta.

Pasul 3: explicați limitele procesului

unde începe și se termină procesul? Ce face ca acesta să înceapă? Și de unde știi când e gata?, Ia aceste limite bine definite.

Pasul 4: identificați ieșirile procesului

stabiliți ce va fi produs de proces sau ce rezultat va obține procesul după ce este finalizat.

Pasul 5: identificați intrările procesului

enumerați ce resurse sunt necesare pentru a efectua fiecare dintre etapele procesului.

Pasul 6: brainstorming etapele procesului

adunați toate informațiile despre etapele procesului de la început până la sfârșit. Fie începeți cu ceea ce declanșează procesul, fie începeți la sfârșitul procesului și urmăriți pașii până la punctul de plecare.,sesiunea de brainstorming ar trebui să implice pe cei care sunt direct responsabili pentru sarcinile procesului sau pe cineva cu cunoștințe extinse despre acesta, deoarece pot furniza date precise.

Pasul 7: organizați pașii secvențial

luați lista de pași cu care ați venit și puneți-i într-o ordine secvențială pentru a crea un flux de proces.mențineți numărul de pași la minimum și dacă un pas include mai multe sarcini, listați-le sub pasul principal.

Pasul 8: descrieți cine este implicat

decideți fiecare persoană care va fi responsabilă pentru sarcinile procesului. Definiți rolurile lor., Păstrați în minte pentru a menționa titlul lor de locuri de muncă, mai degrabă decât numele lor.de asemenea, fiți atenți la cei care ar face referire la document. Scrieți-l într-un mod în care orice angajat cu cunoștințe rezonabile îl poate citi și înțelege.

Pasul 9: vizualizați procesul

aceasta este pentru a îmbunătăți claritatea și lizibilitatea documentației dvs. Folosind o diagramă a procesului, vizualizați cu ușurință pașii procesului pe care i-ați identificat anterior.

Pasul 10: notați excepțiile de la fluxul normal de proces

un proces de afaceri poate să nu urmeze întotdeauna același flux din diferite motive., Menționați aceste excepții și ce măsuri vor fi luate pentru a le aborda.

pasul 11: Adăugați puncte de Control și măsurători

identificați unde pot apărea riscuri în proces și adăugați puncte de control pentru a ajuta proprietarul procesului atunci când monitorizează procesul.

stabiliți măsurători pentru a determina eficacitatea procesului și pentru a ajuta la îmbunătățirea acestuia.

Pasul 12: examinați și testați procesul

adunați toți cei implicați și examinați diagrama de proces pe care ați mapat-o. Există pași lipsă? E totul în ordine? După ce ați terminat, testați procesul și vedeți dacă ați pierdut ceva.,

sfaturi și trucuri: documentație de proces cele mai bune practici

• păstrați documentul simplu și concis. Deși ar trebui să fie precis din punct de vedere tehnic, ar trebui să fie ușor de urmărit.

• au un plan adecvat în loc pentru a actualiza documentele atunci când/în cazul în care procesul s-ar schimba. Asigurați-vă că le revizuiți cel puțin o dată pe an.

• sau atribuiți un proprietar de proces care poate face recenzii regulate și să notifice alte persoane despre modificări.

• păstrați documentația separată pentru fiecare proces diferit pentru a evita confuzia.,

• când documentați procesele pentru prima dată, evitați acoperirea întregii organizații simultan. Începeți de la un singur proces în cadrul unui departament sau un proces major comun întregii organizații.stocați documentele într-o locație ușor de accesat de oricine îl caută.

• asigurați-vă că este ușor de revizuit atunci când este necesar și că noua versiune poate fi distribuită cu ușurință tuturor celor implicați.

• aveți documente stocate online într-o locație centrală printr-un instrument de documentare a proceselor., Acest lucru va ajuta în mod automat cu cele două cele mai bune practici menționate mai sus.

• utilizați exemple adecvate, grafică, codare de culori, capturi de ecran, platforme multiple etc. după cum este necesar.

• asigurați-vă că documentația procesului respectă standardele existente ale organizației dvs. dacă evidențiați fluxul procesului într – un format verbal, echilibrați-l întotdeauna cu grafica-o diagramă de proces.

• adăugați swimlanes la diagramele proceselor de afaceri pentru a distinge diferite roluri de proces, termene etc.,

• creați un ghid de documentare a proceselor, la care oricine se poate referi ca un șablon standard pentru documentarea unui proces.utilizați materialele documentare existente, înregistrările, interviurile, studiile de caz, jurnalele de teren ale personalului proiectului și cunoștințele angajaților pentru a aduna informații pentru documentarea procesului.

ce este în ea pentru tine: beneficiile documentației de proces

• ajuta obține toată lumea de pe aceeași pagină prin furnizarea de o imagine comună a etapelor procesului. O viziune comună este necesară pentru consecvență.,în cazul în care există o documentație clară a procesului, modificările proceselor pot fi făcute în timp util și direct.

• ajută la identificarea condițiilor ideale pentru o colaborare și performanță eficiente.

• ajută la identificarea blocajelor și ineficiențelor proceselor (chiar și în acele proceduri „bine rafinate”) care altfel pot trece neobservate.

• un proces documentat în mod clar economisește timp și previne erorile prin eliminarea oricăror confuzii și prin furnizarea de instrucțiuni clare.

• scade costurile și cheltuielile inutile ale resurselor.,

• ajută la îmbunătățirea calității generale a proceselor și a calității rezultatelor.

• ajută la creșterea productivității angajaților, precum și a satisfacției.

• deoarece se înregistrează în mod clar modul în care ar trebui să se desfășoare procesele, este mai ușor să externalizeze munca.

• documentația de proces ajută, de asemenea, să automatizeze cu ușurință procesele atunci când este necesar.,

easy Starter process Documentation Templates

practic, process mapping ajută să reprezinte informațiile documentate cum ar fi etapele procesului, rolurile procesului, intrările și ieșirile într-o imagine simplificată.

următoarele sunt șabloane de diagramă flux de proces / șabloane de mapare proces pe care le puteți edita rapid online cu informații despre procesele dvs. organizaționale. Faceți clic pe șablon pentru a-l deschide în editorul Creately.,

Model 1

Șablon 2

Model 3

Șablon 4

Feedback-ul pe Easy Ghid pentru Procesul de Documentare

Acest proces de documentare ghid acoperă tot ce trebuie să știți pentru a documenta un proces corect., Urmați pașii de documentare a procesului despre care am discutat mai sus și utilizați șabloanele de diagramă a procesului pentru a asigura un proces de documentare de calitate.în comunitatea noastră, puteți găsi mai multe șabloane de diagrame de proces.în următorul nostru ghid, vom discuta tehnici de îmbunătățire a proceselor care vă vor ajuta să vă eficientizați cu ușurință procesele de afaceri.