când a fost definită o cerință complexă de afaceri, o companie este pregătită să găsească un furnizor care să îndeplinească cerințele. Primul pas în găsirea unui furnizor este de a crea și trimite o cerere de propunere (RFP). Documentul RFP trebuie să conțină în detaliu fiecare aspect al cerinței de afaceri și ceea ce compania cere de la un potențial furnizor pentru a îndeplini cerințele specificate în RFP., Vânzătorul va produce o ofertă bazată pe înțelegerea cerințelor specificate în RFP, iar ofertele concurente vor fi evaluate pentru a produce fie selecția vânzătorului câștigător, fie o listă scurtă de furnizori care vor livra apoi prezentări companiei.
definirea documentului cerere de propunere
documentul RFP este crucial pentru obținerea unui furnizor care poate îndeplini cerințele de afaceri ale unui client., Dacă documentul este defect, fie prin cerințe ambigue, cerințe lipsă sau cerințe nerezonabile pentru furnizor, atunci procesul RFP va duce la oferte incomplete sau, în unele cazuri, la nicio ofertă. Vânzătorii nu sunt obligați să depună oferte la fiecare RFP pe care îl primesc și, chiar dacă ar putea îndeplini cerințele RFP, este posibil să nu aibă capacitatea de a livra cerințele în timp util. Mai târziu este adesea găsit atunci când un client trimite RFP la furnizori mai mici, care pot fi lideri în domeniul lor, dar nu au mijloacele sau capacitatea de a îndeplini nevoile clientului.,fiecare RFP va fi diferit în funcție de cerințele definite și de nevoile specifice ale clientului. Chiar și în cadrul aceleiași companii, un document RFP poate diferi în funcție de cerințele primare. Pentru unele RFP-uri, accentul poate fi pus pe preț, în timp ce altele se pot concentra pe termenele de livrare sau pe cerințele de calitate pentru articolele necesare.
caracteristici specifice ale documentului RFP
există unele caracteristici ale documentului RFP care sunt necesare., De exemplu, fiecare RFP ar trebui să aibă o dată și o oră specifică la care clientul solicită tuturor furnizorilor potențiali să fi depus o ofertă. Dacă ofertele sunt depuse după această dată, acestea ar trebui eliminate. Dacă un furnizor nu poate depune o ofertă la timp, atunci acest lucru ar putea indica o posibilă problemă cu organizația și poate probleme de livrare.
cu toate acestea, clientul trebuie să ofere furnizorilor suficient timp pentru a trimite o ofertă., Dacă cerințele sunt deosebit de complexe, este posibil ca furnizorii să fie nevoiți să adune o echipă de răspuns pentru a descompune cerințele în zone pe care le pot înțelege și apoi să asambleze o ofertă. Dacă cronologia definită în RFP este prea scurtă, răspunsurile pot fi grăbite, iar vânzătorii pot ghici complexitatea proiectului, mai degrabă decât să-l înțeleagă pe deplin. Acest lucru va duce la oferte inexacte și la un proces RFP irosit.documentul RFP ar trebui să indice procesul dacă vânzătorii au întrebări suplimentare cu privire la cerințele specificate în RFP., Vânzătorii nu ar trebui să li se permită să apeleze la client, deoarece acest lucru poate duce la furnizarea de informații suplimentare unui furnizor care le oferă un avantaj competitiv. Cel mai bine este să organizați un apel de conferință, astfel încât reprezentanții fiecărui furnizor să poată pune și asculta întrebări direcționate către client. Acest lucru asigură o corectitudine în procesul de licitare.
un document RFP trebuie, de asemenea, să specifice în mod clar formatul furnizorilor de răspuns RFP. Dacă acest lucru nu este clar definit, vor fi trimise răspunsuri care sunt în diferite formate și ar fi imposibil să se compare ofertele furnizorului., Formatul de răspuns ar trebui să identifice ceea ce este necesar de la furnizor în fiecare secțiune, cum ar fi referințe, CV-uri ale potențialilor membri ai echipei, un document cu furnizorii de înțelegere a cerințelor, și un format pentru stabilirea prețurilor. Dacă fiecare furnizor aderă la formatul corect de răspuns, Acest lucru va facilita compararea ofertelor.,div>
