Dacă dețineți o versiune de Microsoft Office care include Acces (Office Professional 2010 este cea mai recentă versiune), dar l-am folosit niciodată, ești vedere un instrument puternic pentru organizarea și analiza datelor de afaceri. Vă voi arăta cum să profitați la maximum de acest program de baze de date relaționale.
aveți nevoie de acces dacă aveți Excel?,
când lucrați cu liste simple, nu aveți niciun motiv să utilizați Access, deoarece Excel oferă instrumente de bază pentru sarcini precum sortarea, filtrarea și valorile de calcul. Cu toate acestea, când lucrați cu date complexe, accesul este programul de utilizat. Deși puteți stoca chiar și date complexe sub formă de listă în Excel, acest lucru duce, de obicei, la o mulțime de duplicări de date și la riscul de erori de introducere a datelor. Mai mult, stocarea datelor în formă de listă necesită să utilizați instrumente Excel speciale, cum ar fi tabelele pivot, astfel încât să puteți analiza și vizualiza datele într-un mod semnificativ., Nu este cazul cu Access.
Iată o situație reală care implică date complexe care sunt un bun candidat pentru a fi stocate și gestionate în Access, mai degrabă decât în Excel: să presupunem că afacerea dvs. trebuie să mențină înregistrări cu privire la angajații cărora li s-au atribuit activele companiei, cum ar fi smartphone-urile, computerele, tabletele sau proiectoarele video. Fiecare angajat poate avea un număr din aceste active în posesia sa și trebuie să stocați o descriere și un număr de identificare pentru fiecare dispozitiv electronic pe care îl are un angajat (nu trebuie să vă limitați datele la dispozitive electronice, desigur).,
Dacă ați fost de a crea această evidență sistem ca o listă în Excel, v-ar face atât într-unul din două moduri. În primul rând, puteți aloca un rând într-o foaie de lucru pentru fiecare angajat și puteți dedica perechi de coloane pe acel rând pentru a conține descrierea și ID-ul pentru fiecare activ căruia i-a fost atribuit angajatul. Dacă o persoană ar avea 15 dispozitive, de exemplu, ați face 30 de astfel de coloane. Dacă o persoană ar avea o singură piesă, atunci ai avea nevoie doar de două coloane., Deoarece cantitatea de date stocate pentru fiecare angajat ar varia, căutarea unui anumit element din foaia de lucru nu ar fi ușoară. De asemenea, nu ar fi ușor să vizualizați datele dacă cineva ar avea o mulțime de echipamente, deoarece ar trebui să configurați mai multe coloane decât s-ar potrivi confortabil în fereastra Excel.celălalt mod de a aranja datele în Excel este să alocați un rând în foaia de lucru fiecărui dispozitiv electronic, dar această configurare este la fel de greoaie, deși din diferite motive. În acest caz, va trebui să repetați numele fiecărui angajat și numărul de angajat pentru fiecare dispozitiv în posesia lor., Asta înseamnă că veți introduce în mod repetat datele angajaților și veți ajunge la o mulțime de date duplicate stocate în fișierul Excel. Și pentru că foaia de calcul ar fi greoaie cu care să lucrezi, există șansa ca în timp tu sau un coleg să introduceți incorect unele date ale angajaților. S-ar putea termina cu ceea ce pare a fi doi angajați diferite, de exemplu, pur și simplu pentru că cineva a intrat un record pentru „Bill Smith” și altcineva a creat un al doilea record pentru aceeași persoană ca „Billy Smith.”
pentru astfel de scenarii, Access este un instrument cu mult superior Excel., În Access, veți crea un tabel (o listă) de angajați, cu fiecare înregistrare care conține numele angajatului și numărul de identificare. Într-un al doilea tabel (o altă listă), veți introduce descrierea și numărul de identificare pentru fiecare dispozitiv, plus numărul de identificare pentru oricare angajat este în posesia acelui articol. Singurele date duplicate din acest aranjament sunt numărul de identificare al angajatului, care servește la conectarea celor două liste. Aceasta este ceea ce este cunoscut ca o bază de date relațională, iar accesul face o astfel de bază de date foarte ușor de creat.
cum se creează o bază de date în Access
Mai întâi, lansați Access și alegeți File, New., Din moment ce veți construi această bază de date de la zero, alegeți baza de date goală.
Tab1 va apărea pe ecran. Faceți clic pe clic pentru a adăuga și introduceți detalii pentru primii doi angajați fictivi: tastați James, apăsați Enter pentru a trece la coloana următoare și tastați Smith., Apăsați Enter de două ori pentru a trece la a doua coloană a celui de-al doilea rând și tastați Peta, apăsați Enter și tastați Harrison.tabelul nu are anteturi de coloane în acest moment și trebuie să modificați designul astfel încât să puteți utiliza numerele de identificare ale angajaților. Pentru a efectua aceste modificări, faceți clic pe meniul derulant Vizualizare din fila Acasă a barei de instrumente panglică și selectați Proiectare vizualizare. Când apare caseta de dialog Salvare ca, tastați angajați ca nume de tabel (în fila de sub bara de meniu) și faceți clic pe OK.,
o Dată în modul de Vizualizare Design, tip EmployeeNumber în loc de ” ID ” nume de câmp. Apăsați tasta Tab, iar în lista derulantă Tip de date, alegeți număr. Schimbați „Field1” pentru a citi FirstName și „Field2” pentru a citi LastName.,
a Reveni la Vizualizare Foaie de date făcând clic pe Vizualizare, Vizualizare Foaie de date. Faceți clic pe Da când vi se solicită să salvați tabelul și tastați numerele 2011 și 2045 în prima coloană a tabelului.după finalizarea tabelului, salvați-l făcând clic dreapta pe fila angajați și făcând clic pe Salvare.
Pagina următoare: crearea unui tabel pentru informații articol
