Cum să începeți un serviciu de planificare a evenimentelor

Nota Editorului: Acest articol a fost extras de la Start your Own Event Planning Business (Entrepreneur Press, 2015).

industria evenimentelor speciale a crescut enorm în ultimul deceniu. Conform cercetărilor recente efectuate de Dr. Joe Goldblatt, CSEP (Certified Special Events Professional), cheltuielile pentru evenimente speciale din întreaga lume sunt de 500 de miliarde de dolari anual., Goldblatt este fondatorul International Special Events Society (ISES), directorul fondator al Programului de management al evenimentelor de la Universitatea George Washington și coautor al dicționarului Internațional de management al evenimentelor. „Este suficient să spunem că piața este suficient de mare pentru a vă susține și susține efortul”, spune Goldblatt. „Dacă lucrați într-o zonă de evenimente speciale, există multe direcții în care vă puteți extinde. Dacă intrați doar în profesia de evenimente speciale, vă așteaptă o piață profitabilă pe mai multe fronturi.,”

Potrivit Goldblatt de cercetare, profiturile în această industrie continuă să crească. În urmă cu doar câțiva ani, spune Goldblatt, marja medie de profit pentru un antreprenor de planificare a evenimentelor a fost de aproximativ 15 la sută. Studiile sale cele mai recente, Cu toate acestea, arată marjele de profit poate fi la fel de mult ca 40 la sută., El atribuie sănătății bune a industriei mai multor factori, inclusiv economia îmbunătățită și tendința Americii corporative de a externaliza funcțiile de planificare a întâlnirilor. Din moment ce nu sunteți o licitare de pornire tehnică pentru programatori, puteți începe fără mulți bani.

Related: cum să începeți o afacere cu (aproape) fără bani

ce este planificarea evenimentelor?

această întrebare se descompune de fapt în două întrebări: despre ce fel de evenimente vorbim? Și ce este planificarea evenimentelor?

primele lucruri mai întâi., În general vorbind, evenimente speciale au loc în următoarele scopuri:

• Sărbători (târguri, parade, nunti, reuniuni, zile de naștere, aniversări)
• Educatie (conferinte, intalniri, absolviri)
• Promotii (lansari de produse, mitinguri politice, prezentari de moda)
• Comemorări (memoriale, evenimente civice)

Această listă nu este unul exhaustiv, ci ca exemple ilustrează, evenimente speciale pot fi legate de afaceri, pur sociale sau undeva în între.acum trecem la a doua întrebare: ce este planificarea evenimentelor?,ng de cercetare

Cum multe dintre aceste activități afacerea ta se angajează într va depinde de dimensiunea și tipul de un eveniment special, care va fi, la rândul său, depinde de specializarea pe care o alegeți.,

de ce oamenii angajează planificatori de evenimente?

această întrebare are un răspuns simplu: indivizii găsesc adesea că nu au expertiza și timpul necesar pentru a planifica ei înșiși evenimentele. Planificatorii independenți pot interveni și pot acorda acestor evenimente speciale atenția pe care o merită.

cine devine Planificator de evenimente?planificatorii sunt adesea oameni care au început într-un anumit aspect al evenimentelor speciale. Proprietarul de afaceri Martin Van keken a avut o companie de catering de succes înainte de a decide să planifice evenimente întregi. Mulți alți planificatori au povești similare., Acest lucru explică de ce planificatorii nu numai că coordonează evenimente întregi, dar pot, în plus, să ofere unul sau mai multe servicii pentru acele evenimente.este posibil ca planificatorii de evenimente să fi început să planifice evenimente pentru alte companii înainte de a decide să intre în afaceri pentru ei înșiși. Joyce Barnes-Wolff a planificat evenimente interne pentru un lanț de vânzare cu amănuntul timp de 11 ani și apoi a lucrat pentru o altă companie de planificare a evenimentelor înainte de a lovi pe cont propriu.luați în considerare obținerea unei diplome sau a unui certificat de la o universitate locală în planificarea sau managementul evenimentelor., O listă de colegii și universități care oferă oportunități educaționale în acest domeniu este disponibilă de la Meeting Professionals International (MPI). de asemenea, luați în considerare să lucrați pentru a deveni un CSEP (Certified Special Events Professional) sau CMP (Certified Meeting Planner). Aceste denumiri sunt date de ISES și, respectiv, MPI. Multe corporații și unii membri ai publicului larg caută aceste denumiri atunci când angajează planificatori. Datorită cercetării și studiului necesar pentru a deveni CSEP sau CMP, clienții știu că acești planificatori sunt profesioniști.,

Piața Țintă

Piața Corporativă

în General vorbind, există două piețe pentru eveniment, servicii de planificare: corporate si sociale. Termenul „corporativ” include nu numai companii, ci și organizații de caritate și organizații non-profit. Organizațiile de caritate și organizațiile non-profit găzduiesc colectori de fonduri de gală, recepții și competiții sportive, printre alte evenimente, pentru a-și extinde baza de sprijin public și a strânge fonduri., Mii de astfel de evenimente au loc în fiecare an și, deși cele mari necesită experiență specializată în planificarea evenimentelor, puteți găsi evenimente locale mai mici cu care să începeți.

Companii găzdui târguri, convenții, compania picnicuri, petreceri de vacanță, și întâlniri pentru membrii personalului, membrii consiliului de administrație sau acționari., Există o piață uriașă pentru aceste tipuri de evenimente. Conform studiului de semnificație economică 2012 al Consiliului industriei Convenției, 1.83 milioane de întâlniri corporative / de afaceri, expoziții comerciale, convenții etc. a avut loc numai în SUA.evenimentele sociale includ nunți, zile de naștere, petreceri aniversare, Mitzvah-uri de bar și bat, petreceri dulci 16, petreceri pentru copii, reuniuni și așa mai departe. Puteți decide să se ocupe de toate aceste evenimente sau doar se specializează în una sau mai multe dintre ele.,piața evenimentelor sociale, în special zilele de naștere și aniversările, este de așteptat să continue să crească în următorii câțiva ani, pe măsură ce baby boomers se maturizează. Acest grup are copii care se căsătoresc, părinții care sărbătoresc aniversări de aur și propriile aniversări de nuntă de argint pentru a comemora.

costuri de pornire

câți bani veți avea nevoie pentru a începe afacerea dvs. de planificare a evenimentelor? Acest lucru va depinde de costul vieții în zona pe care o servește afacerea dvs. și dacă lucrați de acasă sau închiriați spații de birouri., De asemenea, va depinde, într-o măsură mai mică, de propriile alegeri de gust și stil de viață.rețineți că, în timp ce lucrați de acasă, costurile dvs. vor fi scăzute, nu puteți începe nicio afacere, dar cea mai mică afacere de planificare a evenimentelor pe un shoestring.

Acest tabel listează costurile de pornire pentru două ipotetic eveniment-servicii de planificare., Prima afacere este homebased și nu are angajați. Afacerea high-end ocupă 1.000 de metri pătrați de spațiu de birouri. Proprietarul / managerul acestei afaceri angajează un planificator junior cu normă întreagă și un contabil part-time, precum și angajați temporari care se ocupă de munca clericală și care pot ajuta la pregătirea pentru diverse evenimente. Ambii proprietari își vor obține veniturile din profitul net înainte de impozitare. Anual, aceste întreprinderi vor brut $ 85,000 și $250,000, respectiv. Tabelul de pornire listează costurile de pre-deschidere pentru întreprinderi.,

operațiuni

puțini, dacă există, planificatorii de evenimente au 9-la-5 locuri de muncă. Prin însăși natura sa, planificarea evenimentelor tinde să implice seri, weekend-uri, sărbători și uneori chiar Anotimpuri specifice. Cât timp trebuie să vă angajați să lucrați va depinde, încă o dată, de specializarea pe care o alegeți.ca regulă generală, evenimentele sociale implică mai multe weekenduri și sărbători decât evenimentele corporative. Unele zone ale țării și unele tipuri de evenimente au Anotimpuri „on” și „off”., Cu toate acestea, indiferent de specializarea dvs. (cu excepția petrecerilor pentru copii mici), puteți conta pe lucrul cel puțin câteva seri în timp ce coordonați și supravegheați evenimentele. Planificarea acestor evenimente, cu toate acestea, se va face mai ales în timpul orelor de program.

Aici sunt principalele sarcini va fi completarea ca un organizator de evenimente:

• Cercetare., Cel mai bun mod de a reduce riscul (indiferent de tipul) este de a face temele. Pentru evenimente mari, de cercetare poate însemna asigurându-vă că există o cerere pentru eveniment prin efectuarea de sondaje, interviuri sau focus grup de cercetare. Dacă sunteți nou în industria de planificare a evenimentelor, cercetarea poate însemna în schimb să aflați tot ce puteți despre furnizori și furnizori. De asemenea, cercetarea poate însemna să vorbești cu alți planificatori care au produs evenimente similare cu cel la care lucrezi. Sau vă puteți găsi citind pe probleme de obicei și eticheta, mai ales dacă nu sunteți familiarizat cu un anumit tip de eveniment., indiferent de tipul de eveniment pe care îl planificați, cercetarea ar trebui să includă solicitarea clientului dvs. o mulțime de întrebări și scrierea răspunsurilor. Intervievarea unui client nu poate fi ceea ce vă gândiți imediat ca cercetare. Cu toate acestea, a pune prea puține întrebări sau a nu asculta în mod adecvat răspunsurile unui client poate compromite succesul evenimentului pe care îl planificați.
  • Proiectare. Creativitatea dvs. intră cel mai mult în joc în faza de proiectare a planificării evenimentelor, în timpul căreia schițați „senzația” și „aspectul” general al evenimentului., Acesta este momentul pentru a brainstorming, fie de unul singur sau cu angajații dumneavoastră. De asemenea, este timpul să vă scoateți și să vă uitați prin fișierul dvs. de idei. (Aveți unul, nu-i așa? Dacă nu, citiți mai departe și luați note.) Nu uitați să consultați notebook-ul dvs. pentru răspunsurile clientului la întrebările pe care le-ați pus în faza de cercetare. Aceste răspunsuri, în special cele referitoare la bugetul evenimentului, vă vor ajuta să verificați temeinic fiecare idee pentru fezabilitate, de preferință înainte de a o sugera clientului.
  • propunere., După ce ați intervievat clientul și ați făcut un brainstorming preliminar, ar trebui să aveți suficiente informații pentru a pregăti o propunere. Rețineți că producerea unei propuneri necesită mult timp și potențial costisitoare, mai ales dacă includeți fotografii sau schițe. Rețineți că numai companiile mai mari care produc evenimente high-end își pot permite să ofere clienților propuneri gratuite. Ar trebui să primiți o taxă de consultare (ea sugerează aproximativ 150 USD), care poate fi aplicată evenimentului unui client dacă vă angajează.
  • organizație., În timpul acestei faze de decizie intensivă, veți închiria site-ul, angaja furnizori și să aibă grijă de mai multe detalii decât s-ar putea crede posibil. Vei fi la telefon până când urechea îți va fi amorțită. Dar, înainte de a face acest lucru, asigurați-vă că aveți o persoană de contact (fie Clientul, fie cineva care acționează în numele clientului) cu care veți discuta toate deciziile majore. Având o persoană desemnată vă ajută să vă asigurați că liniile de comunicare sunt păstrate deschise. De asemenea, evenimentele sociale, în special, suferă uneori de sindromul „prea mulți bucătari”., Având un contact desemnat vă ajută să evitați să fiți prinși în mijlocul dezacordurilor dintre participanții la eveniment.

  în general, cu cât evenimentul este mai mare, cu atât este nevoie de mai mult timp pentru a-l planifica. Convențiile majore sunt planificate cu ani în avans. Deși este posibil să nu organizați evenimente la o scară atât de mare, trebuie să permiteți cel puțin câteva luni pentru evenimente precum picnicuri corporative, reuniuni sau petreceri mari.

  • coordonare. După ce ați făcut planurile inițiale, îndreptați-vă atenția către fiecare dintre activitățile care fac parte din evenimentul general., În acest moment, obiectivul dvs. este să vă asigurați că toată lumea este pe aceeași lungime de undă. Abilitățile bune de comunicare sunt importante. Asigurați-vă că toți furnizorii au cel puțin o idee generală despre programul general al evenimentului. Chiar mai important, vânzătorii ar trebui să fie clar despre ceea ce se așteaptă de la ei, și când. Ori de sosire furnizor ar trebui să apară în contractele, dar verifica aceste ori oricum. Aceasta este o perioadă de” verificare și verificare”. Asigurați-vă că toți membrii personalului își cunosc rolurile.
  • evaluare. Evident, și într-un sens cel mai important, testul succesului unui eveniment este satisfacția clienților., Scopul, desigur, este să sfârșești cu un client care îți va cânta laudele în sus și în jos pe stradă, strigându-l de pe acoperișuri. Acesta este clientul care vă va angaja din nou și care vă va oferi acea faimoasă publicitate din cuvânt.

  există mai multe alte modalități de a evalua succesul unui eveniment., Puteți angaja un consultant de planificare a evenimentelor; cineva care găzduiește petreceri extrem de reușite să vă respecte evenimentul; planificați o discuție post-eveniment cu angajații dvs.; obțineți feedback de la alți profesioniști din industrie care lucrează la eveniment, cum ar fi firma de catering sau barmanul; sau invitați la sondaj sau după eveniment.

  

  Venituri & Facturare

  scopul în stabilirea prețului unui serviciu este de a marca forței de muncă și costurile materiale suficient pentru a acoperi cheltuielile de regie și de a genera un profit acceptabil., Proprietarii de afaceri pentru prima dată nu reușesc adesea, deoarece, în necunoștință de cauză, și-au prețuit serviciile prea mici. Potrivit expertului din industrie și autorului dr. Joe Goldblatt, taxele sunt de obicei determinate de trei factori:

  • segment de piață servit. Evenimentele sociale au o structură de taxe diferită de evenimentele corporative. În industria evenimentelor sociale, planificatorii primesc de obicei o taxă pentru serviciile lor, plus un procent din unele sau toate taxele de furnizor. Cele două fluxuri de venituri produc suficiente venituri pentru un profit., Cu toate acestea, în industria evenimentelor corporative, planificatorii percep de obicei o taxă pentru serviciile lor, plus o taxă de manipulare pentru fiecare articol pe care îl contractează. De exemplu, un planificator cumpără flori de la un florar, le marchează (de obicei 15 la sută) și taxe care se ridică la client. O altă posibilitate este o taxă fixă sau” taxă de proiect”, adesea folosită atunci când evenimentul este mare, iar corporația dorește să primească o cifră” să nu depășească”.
  • Locație geografică. Taxele sunt mai mari în nord-estul Statelor Unite, de exemplu, decât în sud-est. Această diferență reflectă variația costului vieții., În plus, zonele țării care au Anotimpuri bine definite și în afara anotimpurilor își bazează prețurile parțial pe sezonul în care se află.
  • experiența și reputația planificatorului de evenimente. Dacă sunteți la început în industrie, este rezonabil să taxați mai puțin pentru serviciile de planificare în timp ce câștigați expertiză.

  cum, puteți întreba, sunt calculate taxele pentru servicii menționate mai sus? Planificatorii de evenimente am intervievat prețul comisioanelor pentru servicii (costul total pentru client) folosind o metodă „cost-plus”., Ei contractează forța de muncă, consumabilele și materialele implicate în producerea unui eveniment și percep clienților o taxă de serviciu de aproximativ 10 până la 20% din costul total al evenimentului, 15% fiind o medie brută.

  

  Marketing și resurse

  Print advertising acoperă o gamă largă, de la un anunț gratuit—sau ieftin—Pagini Aurii la un anunț într-o publicație națională lucioasă costa zeci de mii de dolari. Chiar și astăzi în era online, majoritatea planificatorilor sunt de acord că un anunț în Paginile Aurii are un sens bun de afaceri., O reclamă de linie, care enumeră pur și simplu numele afacerii dvs., este adesea oferită gratuit atunci când vă conectați telefonul (dacă aveți o linie fixă). de asemenea, puteți opta pentru o reclamă afișată. Acestea sunt anunțurile mai mari, mărginite în Paginile Aurii. Există o taxă pentru acestea. Dacă alegeți un spațiu publicitar mai mare, asigurați-vă că includeți logo-ul. De asemenea, poate doriți să luați în considerare publicitatea în ziarul local. Multe lucrări periodic (poate trimestrial) publică secțiuni speciale pentru mirese – și miri-a-fi., Acestea sunt vehicule bune pentru promovarea afacerii dvs. de planificare a evenimentelor dacă intenționați să faceți orice consultanță de nuntă.

  ceea Ce este în Interior

  • Introducere
  • Piața Țintă
  • Costurile de Pornire
  • Operațiuni
  • Venituri și Facturare
  • Marketing și Resurse

  Mai multe articole pe planificare de evenimente „

  Dallas planificator David Granger este de acord. Problema, notează el, este că clienții trebuie să vadă ce faceți și un anunț word nu va realiza acest lucru. El recomandă crearea de rețele și crearea de prieteni în industrie., În acest fel, el spune: „oamenii te cunosc, au încredere în tine. Ei doresc onestitate și integritate.”

  Networking poate ajuta afacerea dvs. în două moduri. Dacă oamenii v-au întâlnit și știu ce servicii oferiți, aceștia vă pot recomanda afacerea sau vă pot folosi singuri serviciul. În plus, crearea de rețele cu hoteluri, catering și așa mai departe vă va oferi o șansă de a întâlni unele dintre persoanele ale căror servicii ar putea avea nevoie ca ai de gând evenimente.deși networking-ul și word-of-mouth sunt cele mai comune strategii ale industriei pentru achiziționarea de clienți, formele tradiționale de publicitate au utilizările lor., Un card distinctiv sau broșură trimis la o listă de discuții sau la întreprinderile locale pot atrage noi clienti. Un anunț mic într-o revistă de afaceri locală poate ajuta la construirea recunoașterii numelui. Un site web de pe internet vă poate permite să atrageți clienți care nu răspund la alte forme de media.,un Evans

• Afaceri de Planificare de Evenimente: în Spatele-the-Scene Secrete de Succes Evenimente Speciale de Judy Allen
• Planificare de Evenimente: Ghidul Ultimate la Întâlniri de Succes, Evenimente Corporate, de strângere de Fonduri Gale, Conferințe, Convenții, Stimulente și Alte Evenimente Speciale de Judy Allen
• Ghidul Complet Idiot la Întâlnire și de Planificare de Evenimente, Ediția a Doua, de Robin Craven și Lynn Johnson Golabowski
• Buzunar Ghidul Idiotului pentru Alegerea unui Furnizor de Phyllis Cambria și Patty Sachs
• Evenimente Speciale: Crearea și Susținerea unui Nou Lume pentru Celebrarea de către Dr., Joe Goldblatt

Oportunități Educaționale

• Convenția Consiliului Industriei
• Universitatea George Washington Turism și Management al Ospitalitatii
• Internațional de Evenimente Speciale Societate

Evenimentul Software de Planificare

Există sute de tipuri de evenimente software de planificare, variind de la ieftin și pachetele de bază pentru software-ul dezvoltat pentru planificarea și gestionarea scară largă de convenții și expoziții. Acest software variază în preț de la $100 la mii de dolari., Pe măsură ce compania dvs. crește, va trebui să determinați tipurile de software de care veți avea nevoie. Check out Capterra pentru o defalcare completă de evenimente de top de software de management de produse, cum ar fi Eventbrite, Regpack, Grenadine Evenimente, SimpleTix, și multe altele.