este vineri după-amiază. Ai verificat cu echipa ta, proiectele tale sunt pe țintă, și sunteți pregătit pentru săptămâna viitoare. Weekendul tău arată bine.dintr-o dată, șeful tău vine la birou cu știri interesante. Veți conduce următorul proiect major cu mai multe echipe cu un client cheie, iar kickoff-ul este săptămâna viitoare. Aceasta este o veste mare, dar acum acest spectru războaie de țesut peste week-end. Va trebui să organizați proiectul cât mai repede posibil, dar cu atât de multe părți interesate implicate, de unde începeți?,procesul de planificare a proiectului poate fi dificil, mai ales ca proiectele devin mai complexe. Potrivit Forbes, 25% din proiectele tehnologice nu reușesc pur și simplu, ceea ce reprezintă o statistică sumbră pentru liderii de proiect. Vestea bună este că nu trebuie să fiți un expert în managementul de proiect — sau să vă sacrificați weekendul — pentru a planifica o lansare de proiect de succes într-un timp scurt. Trebuie doar să înțelegeți cei 8 pași simpli ai modului de a scrie un plan de proiect.,
cum se scrie un plan de proiect în 8 pași simpli…
Pasul 1: explicați proiectul părților interesate cheie, definiți obiectivele și obțineți buy-in inițial
primul pas în orice proiect este de a defini „ce” și „de ce”. Principalele părți interesate au influența și Autoritatea de a determina dacă un proiect are succes, iar obiectivele lor trebuie îndeplinite. Chiar dacă proiectul vine de la CEO-ul însuși, aveți încă nevoie de buy-in-ul lor.utilizați această conversație inițială pentru a vă alinia, a defini obiective și a determina valoarea proiectului., În această parte a procesului de planificare a proiectului, discutați nevoile, așteptările și stabiliți linii de bază pentru domeniul de aplicare, bugetul și calendarul proiectului. Acest lucru creează o bază solidă pentru planul de lucru al proiectului. Luați în considerare utilizarea unui șablon de plan de proiect pentru a începe. Venngage oferă peste 30 de șabloane de plan de proiect pentru a vă vizualiza strategia și pentru a vă asigura succesul proiectului.
întrebări pe care ar trebui să le luați în considerare cu părțile interesate:
- cum scriem un plan de proiect care să se alinieze obiectivelor companiei?
- ce așteaptă părțile interesate?, Ce se va aștepta de la ei?
- cum veți măsura succesul?
- care sunt resursele tale?
- ce active sau rezultate sunt așteptate din acest proiect?
Pasul 2: enumerați obiectivele, aliniați OKR-urile și schițați proiectul
potrivit liderilor executivi, lipsa obiectivelor clare reprezintă 37% din eșecul proiectului. Fără obiective clare, veți constata că cerințele, sarcinile și termenele pe care le-ați stabilit pentru planul de lucru al proiectului nu au nimic care să le ancoreze., Dar acum că aveți o listă de nevoi cheie ale părților interesate și buy-in-ul lor, începeți să le atribuiți obiectivelor și OKR-urilor. Okr – urile sunt o tehnică de planificare și setare a obiectivelor făcută faimoasă de Intel și Google. Proiectul dvs. ar trebui să se alinieze cu OKR-urile echipei și companiei.încercați să notați obiectivele proiectului într-un plan de proiect și să le conectați la cerințele părților interesate pe care le adresează. De acolo, construiți structura, etapele și sarcinile necesare pentru a atinge aceste obiective., Etapele pot defini punctele de check-in pe tot parcursul proiectului, astfel încât toată lumea să fie clară despre cum arată progresul, care sunt așteptările și când vor fi măsurate.
Pasul 3: Creați un document de aplicare a proiectului
acum că aveți proiectul conturat, sarcinile aliniate cu obiectivele și buy-in-ul echipei, este timpul să creați un document de aplicare a proiectului care detaliază elementele proiectului pe care le-ați enumerat la Pasul 2.uita-te la fiecare livrabil și să definească seria de sarcini care trebuie să fie finalizate pentru a realiza fiecare., Pentru fiecare sarcină, determinați timpul necesar, resursele necesare și cine va fi responsabil pentru execuție. Finalizați și înregistrați detaliile proiectului, astfel încât toată lumea să aibă o singură sursă de adevăr. Faceți documentul ușor de distribuit, ca în instrumentul dvs. de management de proiect, pentru a reduce șansele de comunicare costisitoare.,
în Timp ce pregătirea de aplicare a proiectului de documentație și de calculare a câștigat valoare ar trebui să fie o practică standard, 1 din 4 manageri de proiect chestionate în Wellingstone de Stat de Management de Proiect Sondaj a spus că „niciodată” sau „uneori” se pregătească standard de definire a domeniului evaluării documentelor. Crearea unuia vă asigură că ieșiți din mulțime și îi ajută pe toți să rămână pe aceeași pagină.
Pasul 4. Creați un program detaliat al proiectului
cu obiectivele, sarcinile și etapele deja prezentate pentru dvs., este timpul să începeți să conectați proiectul într-un program., O diagramă Gantt este un instrument util care vă ajută să vizualizați cu ușurință cronologia proiectului. Este o cronologie interactivă care vă oferă o imagine completă a progresului proiectului, a domeniului de activitate și a dependențelor.
Dependențele sunt sarcini care trebuie să fie finalizată înainte de alte sarcini poate începe. Ca să complot sarcinilor, utilizarea subactivități pentru a vă ajuta să despartă cele mai mari în cele mai mici. Acest lucru poate face raportare (puteți consulta ghidul nostru despre cum să scrieți un raport de management de proiect!) și gestionarea resurselor mai ușor., Să definim fiecare:
- SARCINI: sarcinile individuale pe care oamenii trebuie să le îndeplinească pentru a-ți atinge obiectivele.
- subtascuri: nu mai mult de câteva zile fiecare, acestea vă ajută să luați o sarcină și să o descompuneți în pașii mai mici care vor finaliza sarcina mai mare.
- Repere: faze sau evenimente majore din proiectul dvs. care ajută la descompunerea proiectului. Utilizați repere ca puncte de check-in pe tot parcursul proiectului.
Sfat Pro: vrei un mic secret?, Pe măsură ce le configurați, adăugați perne la sarcinile cheie, astfel încât să aveți loc pentru exerciții de incendiu sau blocaje neașteptate — de exemplu, dacă un client are nevoie de timp suplimentar pentru revizuire sau un membru al echipei sună bolnav. Într-o lume perfectă, unele sarcini ar putea dura o zi. Deci, poate ai face două în planul tău. Nu este nevoie pentru a da fiecare sarcină o pernă, deși. Cântărește riscurile și adaugă-l acolo unde are cel mai mult sens. Viitor vă va mulțumi.
Pasul 5: definiți rolurile, responsabilitățile și resursele
resursele sunt oamenii, echipamentele sau banii necesari pentru a finaliza un proiect., După ce ați selectat instrumentele și ați obținut un buget, nu uitați de oamenii dvs. Chiar și oamenii care știu deja să scrie un plan de lucru al proiectului și au făcut acest lucru de o sută de ori își pot subestima nevoile de muncă.
o diagramă RACI vă ajută să determinați în mod specific cine va face ceea ce pentru proiectul dvs. Este o matrice a tuturor sarcinilor unui proiect, asociată cu cine este responsabil (desemnat să finalizeze lucrarea), responsabil (are putere Da/Nu/veto), consultat (trebuie să aprobe sau să contribuie) și informat (trebuie să știe despre acțiune sau decizie)., Găsiți tot ce trebuie să știți despre diagrame RACI aici.
Cum de a începe să atribui sarcini, asigurați-vă că ia în considerare lățimea de bandă. Clarificați responsabilitățile și așteptările fiecărei persoane. Rețineți că 95% dintre lucrători raportează că lucrează simultan la mai multe echipe sau proiecte și dacă proiectele nu sunt aliniate, sarcinile de lucru devin prea stresante pentru echipe., Stresul face ca aproximativ 50% dintre lucrători să înceapă să caute un alt loc de muncă, iar 25% să renunțe cu totul la locurile de muncă actuale, potrivit raportului nostru recent privind epidemia de stres.
pe măsură ce planificați proiectul, luați în considerare modul în care veți filtra solicitările primite care au impact asupra cronologiei sau bugetului proiectului. Știind cum să calculați valoarea câștigată pentru a monitoriza nivelul lucrărilor finalizate la un proiect în raport cu planul este imperativ., Pentru managerii de proiect, instrumente precum Wrike Resource vă pot ajuta să vizualizați sarcinile pentru proiectul dvs. dintr-o perspectivă a fluxului de lucru al echipei, oferindu-vă vizibilitatea și flexibilitatea de a echilibra fluxurile de lucru.
Pasul 6: definiți procesul de comunicare și check-in
potrivit McKinsey, angajații petrec aproape 20% din săptămâna de lucru căutând și colectând informații. În plus, comunicarea ineficientă și colaborarea sunt două dintre principalele cauze ale stresului la locul de muncă., Atunci când părțile interesate trebuie să sape prin pagini de e-mailuri sau să ceară în mod constant actualizări, devin frustrați și motivația scade.reduceți frustrarea găzduind toate piesele proiectului — cum ar fi activele, conversațiile, sarcinile, datele scadente, actualizările, raportarea — într-o singură locație, precum un instrument de colaborare. Acest lucru facilitează urmărirea progresului, partajarea actualizărilor și efectuarea de modificări. Definiți modul în care toată lumea ar trebui să comunice pe tot parcursul proiectului și păstrați-l într-un singur instrument, astfel încât toată lumea să poată accesa informațiile.,
Pasul 7: Plan pentru că nu merge așa cum am plănuit
Chiar dacă ești un expert și știu deja cum să scrie un plan de proiect, adevărul este că toate proiectele au răsturnări de situație și se transformă de — asta e ceea ce le face distractiv. V-ați oferit un spațiu de respirație în timpul procesului de programare, v-ați asigurat că toată lumea își cunoaște rolul și ați stabilit comunicarea.
dar, înainte de a lansa, stai jos și de a identifica problemele potențiale, cum ar fi vacanțele viitoare pentru membrii echipei, vacanțe, sau Echipe externe care ar putea fi implicate., Configurați un lanț clar de comandă și listați contactele cheie din cadrul proiectului. Comunicați în avans cu privire la riscuri, astfel încât întreaga echipă să poată fi pregătită să le abordeze împreună.
Pasul 8: arunca o petrecere de lansare!
fiecare proiect de succes are nevoie de un kick-off. Stabiliți o întâlnire rapidă cu principalele părți interesate și aveți o agendă clară. Obiectivul dvs. ar trebui să fie acela de a obține toată lumea pe aceeași pagină cu obiective, roluri, proces și cronologie. Agenda dvs. ar trebui să includă tot ceea ce v-ați concentrat în pașii de mai sus:
- definiți obiectivele proiectului și valoarea pe care o aduc.,
- lista activelor proiectul este de așteptat să livreze.
- trasați legătura dintre cerințele părților interesate și sarcinile proiectului.
- Afișați cronologia (graficul Gantt) a proiectului, astfel încât toată lumea să poată vedea dependențele și să cunoască datele așteptate.
- descrieți rolurile și responsabilitățile fiecărei părți interesate.
- examinați cum și unde vor comunica toată lumea pe parcursul proiectului, unde pot căuta informații — cum ar fi documentul dvs. de scop — și pe cine să apeleze pentru întrebări.discutați despre riscuri și asigurați-vă că echipa este pregătită.,
- ia angajamentul final!
sfat Bonus: nu trebuie să începeți de la zero de fiecare dată! Acum, că știți cum să scrie un plan de proiect care jives cu echipa ta, puteți copia planul de proiect într-un șablon pentru a utiliza din nou și din nou. Pe măsură ce creșteți, puteți crea mai multe șabloane pentru anumite tipuri de planuri de lucru ale proiectului. Să începem imediat, cu aceste șabloane gratuite de plan de proiect.
Noțiuni de bază pentru „sfârșitul”
se pare că week-end-ul este salvat! Cu plăcere., Acum sunteți împuternicit cu procesul de planificare a proiectului și, după aceasta, veți avea un șablon simplu de plan de proiect pentru a vă ajuta să conduceți următorul proiect spre succes — și următorul după aceea. De fapt, toate aceste proiecte complexe vor deveni atât de ușor, poate vei începe să simți că ești în vacanță. Corect?
acum că ați învățat cum să scrieți un plan de proiect, iată sfaturile de management de proiect de top pentru a vă ajuta echipa să lucreze mai eficient.
