ca un manager de conturi de primit sau de credit, abia ai timp pentru a rula rapoarte, efectua apeluri telefonice, și trimite mesajele de e-mail necesare pentru a urmări cu clienții și de a obține facturi plătite. Asta în cazul în care au o bibliotecă de mostre de scrisori de colectare și șabloane poate fi un timp real-saver. În acest articol, oferim șabloane de scrisori de colectare eficiente și gata de utilizare pe care le puteți „fura” pentru a economisi timp și pentru a plăti facturile cât mai curând posibil.,
Ca dezvoltatorii de Colecta-L – populare conturi de încasat de management și colecții software – echipa de aici, la Dynavistics construite aceste scrisoare de probe și template-uri de-a lungul deceniilor de dezvoltare de software și construirea colecții de flux de lucru în platforma noastră bazate pe feedback-ul clienților.
deci, fără alte formalități …
primul șablon de scrisoare de colectare (notificare prealabilă)
dar înainte de a scrie-up și a trimite prima scrisoare de colectare, este important să rețineți că în acest moment factura este încă abia trecută., S-ar putea ca clientul să fi uitat pur și simplu să plătească (pe baza memento-urilor anterioare de e-mail) sau cineva din departamentul lor de contabilitate a fost bolnav sau în vacanță.
indiferent de situație, este important ca tonul scrisorii sau al e-mailului să corespundă situației în care factura a trecut puțin de scadență., De acum, ține oarecum de lumină și s-a axat în primul rând pe reaminti clienților că factura este scadentă și includ următoarele elemente:
- în mod Clar sate numărul de zile și suma pe care este trecut din cauza
- Notă încercările anterioare de a colecta
- să Furnizeze o copie a facturii cu comunicare
- Oferă opțiuni de plată și de ce ai vrea clientul să facă în continuare
- Furnizarea de informații de contact
💡 Doriți să vedeți o mostră?, Faceți clic pentru a vedea o mostră de prima colectie scrisoare
Cea de-a Doua Scrisoare de Colectare (30 de Zile restante)
Dacă sunteți de gândire despre cum să scrie o a doua scrisoare de colectare, sunt șanse factura este încă în curs și clientul dvs. nu a răspuns la prima scrisoare de colectare (de mai sus) sau de curtoazie e-mailuri memento-ai trimis înainte de data scadentă.până în acest moment, comunicarea a fost oarecum ușoară, deoarece factura nu a fost încă datorată sau abia trecută., Cu toate acestea, acum că factura este întârziată cu 30 de zile, tonul celei de-a doua scrisori de colectare ar trebui să fie un pic mai asertiv și direct, dar ar trebui să rămână întotdeauna profesional.
Cu asta în minte, aici sunt elemente de luat în considerare atunci când se dezvoltă o a doua scrisoare de colectare șablon:
- Detalii, inclusiv numărul facturii, data scrisoare, și suma
- în mod Clar că factura este trecut din cauza împreună cu factura originală data
- Oferă opțiuni de plată și de dorit următorii pași
- informațiile Dvs. de contact și de a solicita să vă contacteze
💡 Doriți să vedeți o mostră?, Faceți clic pentru a vedea un eșantion al celei de-a doua scrisori de colectare
A treia scrisoare de colectare (60 de zile trecute)
dacă vă gândiți acum cum să scrieți A treia scrisoare de colectare, este posibil ca factura să fie acum de aproximativ 60 de zile și șansele dvs. de colectare a plății să se înrăutățească pe zi. Lucrurile au trecut dincolo de un punct în care cineva din contabilitate a fost în vacanță sau clientul a uitat pur și simplu să plătească.pentru mulți, a treia scrisoare de colectare este ultima comunicare scrisă formală înainte de a trimite o scrisoare de cerere finală., Tonul este chiar mai asertiv și direct decât a doua scrisoare și ar trebui să includă acțiunile pe care intenționați să le luați în cazul în care plata nu este primită, cum ar fi plasarea clientului în așteptare și/sau implicarea unei agenții de colectare sau a unui avocat.,cu asta în minte, aici sunt elemente să ia în considerare atunci când se dezvoltă un al treilea șablon scrisoare de colectare:
- detalii, inclusiv numărul facturii, data, și suma
- menționarea încercărilor anterioare de a colecta
- în mod clar că factura este scadentă trecut
- un avertisment și acțiuni specifice pe care intenționați să luați în cazul în care plata nu este primită într-un anumit număr de zile
- pentru a vă contacta
💡 doriți să vedeți o mostră?, Faceți clic pentru a vedea un eșantion al celei de-a treia litere de colecție
doriți mai multe sfaturi, șabloane și îndrumări de genul acesta?
Faceți clic mai jos pentru a descărca ghidul nostru final pentru colecțiile AR, unde veți găsi 27 de pagini de sfaturi de specialitate, cele mai bune practici, repere din industrie și o mulțime de șabloane de scrisori și scripturi de apeluri.
