50 Simple Solicitud De Cotización de Plantillas y Formularios)

Una solicitud de cotización, también conocido como un RFQ es un tipo de documentación en donde una entidad pide un presupuesto de proveedores para la realización de proyectos específicos de tareas. La plantilla de solicitud de presupuesto proporciona toda la información sobre los requisitos del proyecto. En él, el proveedor detallaría los costos de cada etapa del proyecto., Esto permite a la entidad que solicitó el documento compararlo con las otras ofertas de diferentes proveedores.

Solicitud de Cotizaciones

¿Qué es la solicitud de cotización documento?,

cuando una empresa solicitante sabe exactamente qué cantidad y calidad de servicios necesita, solicitará una plantilla de solicitud de cotización de diferentes proveedores conocidos como licitadores. Las empresas utilizarían una plantilla de RFQ para adquirir servicios o productos listos para usar. La utilización de ese documento permitiría a la empresa solicitante comparar fácilmente las diferentes ofertas de una amplia gama de proveedores.

cuando sea necesario, una empresa solicitante enviará una solicitud de cotización a muchos proveedores solicitando dar sus ofertas de precios., Por ejemplo, una empresa quiere comprar 300 computadoras con velocidades de procesamiento específicas y tamaños de disco duro.

la empresa tendría que hacer una plantilla de RFQ y enviarla a diferentes proveedores. Dado que necesitan un tipo específico de producto, es más fácil para ellos comparar las cotizaciones que reciben de los postores.

normalmente, una plantilla de solicitud de cotización contiene cuatro secciones. Incluye las condiciones de pago, los factores que influirán en la selección de la oferta, un plazo para la presentación de la oferta y otra información relevante necesaria para la consideración de la oferta., After considering all of the quotes given by the vendors, the soliciting company will award the contract to the rightful vendor.

Request For Quote Templates

Cuando el uso de la solicitud de cotización?

hacer uso del formulario de solicitud de presupuesto hace que el proceso de solicitud sea más fácil y eficiente., Esto se debe a que la empresa solicitante solo recibiría unas pocas respuestas que incluyen las cotizaciones o estimaciones de los posibles proveedores.

Cuando usted está considerando menos citas, esto significa una reducción en el tiempo de evaluación. Solo tendría que considerar las cotizaciones proporcionadas por los licitadores calificados comparadas en lugar de un grupo de licitadores no calificados y calificados.

una cotización que ha recibido en respuesta a la solicitud de cotización que ha dado no se considera una oferta. Esto significa que no puede usar el documento como un contrato vinculante., Solo contiene información relevante que puede utilizar para hacer una elección con respecto a qué postor para ir con sus necesidades.

¿Qué es el proceso RFQ?

la plantilla de solicitud de cotización es solo una apariencia del proceso de RFQ., Este proceso es una operación muy común que se lleva a cabo por el gerente de suministro y compras cada día. Aunque es común, hay diferentes maneras de ejecutar el proceso de RFQ. No importa cómo planee llevar a cabo el proceso, debe seguir estas cuatro fases principales:

• Preparación
  Esta es la primera y la parte más significativa del proceso de RFQ, por lo tanto, nunca debe darse prisa en este paso. A lo largo de todo el proceso, debe pasar al menos la mitad del tiempo en esta fase y la otra mitad en las otras 3 fases., Durante esta fase, debe poder visualizar todo el proceso de RFQ de principio a fin. Tener este «panorama general» en tu mente te ayudará a enfocarte en tu objetivo final.
  hay diferentes tipos de RFQs como invited, open, reverse auction o sealed bid. La mayoría de las empresas ejecutan sus RFQs invitando solo a los proveedores que han precalificado. Por lo general, solo invitaría de 3 a 8 postores dependiendo de la categoría.
  Después de haber determinado el tipo de RFQ que desea ejecutar, es hora de comenzar a preparar la documentación requerida., Los documentos utilizados para una RFQ son los que usted enviaría a los participantes de la oferta. Hay diferentes tipos de documentos que puede preparar, pero los más comunes incluyen:
  Una invitación junto con una descripción de su empresa, los proyectos y otra información relevante. Además, exponga claramente el propósito de su RFQ en este documento.
  LOS TÉRMINOS Y CONDICIONES GENERALES Para dar a los postores una estructura a seguir cuando están pensando en hacer una oferta. Indique claramente si los ofertantes pueden negociar los Términos o no.
  una plantilla de precios para los postores a seguir., Proporcionar este documento hará que sea más fácil para Usted comparar las cotizaciones y determinar cuál sería la mejor opción para su empresa. Si lo considera necesario, también puede solicitar a los proveedores que dividan los precios de sus productos o servicios en los elementos de costo. Solo asegúrese de definir el desglose de precios de estos elementos de costo en su plantilla de precios.un cuestionario junto con los requisitos para la precalificación. Estos son importantes para que sus postores sepan las calificaciones exactas que necesitan cumplir para que los considere y su oferta., Una vez más, los requisitos para la precalificación pueden variar dependiendo de la categoría.
  Los pesos y criterios de selección de adjudicación. Usted desea mantener la transparencia a lo largo de su proceso de RFQ. Además, desea que los participantes entiendan el proceso fácilmente para evitar confusiones. Por lo tanto, debe incluir esta información para que todos los licitadores estén al tanto. Distribuir esta información también puede ayudar a reducir cualquier disputa que pueda surgir después de haber elegido un ganador.,
  Después de reunir toda la documentación que necesita, ahora puede enviar toda la documentación de RFQ a los participantes potenciales.
• Management
  durante todo el proceso de RFQ, asegúrese de tratar a todos los participantes por igual. Esto significa compartir toda la misma información con todos ellos y hacer las mismas preguntas a todos los participantes.
  nunca filtre ninguna información relevante dada por sus postores, ya que esto va en contra de la ética profesional., Si desea garantizar la confidencialidad total, hay algunos tipos de sistemas de contratación electrónica que tienen una funcionalidad de «oferta sellada» que impide que nadie vea las ofertas completadas. Entonces, el sistema de licitación solo se hará público después de que haya pasado el plazo.en los casos en que no haya alcanzado los objetivos de precio que necesita en la primera ronda, puede optar por tener una segunda ronda que también se conoce como subasta inversa. Esta vez, sin embargo, solo consideraría un número menor de participantes., Pero esta vez, debes proporcionar a los participantes tu precio objetivo para darles una mejor idea de lo que estás buscando.
• premiar
  Este es el siguiente paso más importante en todo el proceso de RFQ. Durante esta fase, tienes que decidir qué postor elegirás. En este momento, todo el esfuerzo que había puesto en la fase de preparación se volverá muy valioso. Si proporcionaste a los postores una plantilla de precios, entonces es más fácil para ti comparar las pujas entre sí.,al tomar la decisión final, es mejor involucrar a un grupo de personas en lugar de decidir por su cuenta. Por ejemplo, puede invitar a algunas de sus partes interesadas internas y permitirles utilizar criterios predefinidos para adjudicar la oferta.componga un memo que incluya la información sobre cuántas ofertas en total recibió, cuántas de esas fueron las ofertas calificadas, sus razones para descalificar cualquiera de las ofertas, los criterios de adjudicación, cómo votaron cada uno de los miembros del Comité de adjudicación y la decisión final.,
• cierre
  después de haber elegido al postor final, póngase en contacto con él y establezca una reunión. Durante esta reunión, puede finalizar los detalles, cerrar el trato y firmar el contrato por escrito. Si incluyó todos los documentos relevantes en su documentación de RFQ, esta fase no debería ser demasiado complicada. Si no, es posible que tenga que someterse a algunas negociaciones antes de llegar a un acuerdo final.

es una buena práctica informar a todos sus participantes sobre su elección y no solo al postor que eligió como ganador., Sin embargo, solo debe compartir las noticias después de la fase de cierre, y ya ha firmado el contrato de cierre. Al hacer esto, puede mantener sus opciones abiertas hasta que haya llegado a un acuerdo final con las mejores condiciones posibles para usted y el postor.

RFQ Plantillas

Los aspectos negativos de una solicitud de cotización

Un RFQ plantilla tiene un montón de beneficios. Sin embargo, este documento también viene con un par de desventajas que debe conocer. Por un lado, dado que la empresa solicitante seleccionará a los licitantes, esto limita la competencia. Esto, a su vez, puede dar lugar a algunas irregularidades debido a las respuestas selectivas.

Además, la solicitud selectiva puede llevar a la exclusión de ciertos proveedores y empresas., Por ejemplo, incluso si vende el mismo servicio o producto, pero a un precio más bajo, las empresas que solicitan podrían ni siquiera ponerse en contacto con usted para una solicitud de presupuesto.

como se mencionó anteriormente, una respuesta a una RFQ no sirve como un contrato vinculante. Debe tener mucho cuidado al tratar con el postor. Si elige un postor, asegúrese de llegar a un contrato o una orden de compra que ambos firmarán. Solo porque el postor que desea elegir ha respondido a su RFQ, eso no significa que tenga un trato hecho., Para finalizar el contrato primero, obtener todo por escrito, y obtener la firma para cerrar el trato hecho oficialmente.