si posee una versión de Microsoft Office que incluye Access (Office Professional 2010 es la versión más actual), pero nunca la ha usado, está pasando por alto una potente herramienta para organizar y analizar datos empresariales. Te mostraré cómo aprovechar al máximo este programa de base de datos relacional.
¿necesita acceso Si tiene Excel?,
Cuando trabaja con listas simples, no tiene ninguna razón para usar Access, porque Excel ofrece herramientas básicas para tareas como ordenar, filtrar y calcular valores. Sin embargo, cuando se trabaja con datos complejos, Access es el programa a utilizar. Aunque puede almacenar incluso datos complejos en forma de lista en Excel, hacerlo generalmente resulta en una gran cantidad de duplicación de datos y el riesgo de errores de entrada de datos. Además, almacenar datos en forma de Lista requiere que use herramientas especiales de Excel, como tablas dinámicas, para que pueda analizar y ver los datos de una manera significativa., Ese no es el caso con el acceso.
Esta es una situación del mundo real que involucra datos complejos que es un buen candidato para ser almacenados y administrados en Access en lugar de en Excel: digamos que su negocio necesita mantener registros de qué empleados se han asignado activos de la empresa, como teléfonos inteligentes, computadoras, tabletas o proyectores de video. Cada empleado puede tener cualquier número de estos activos en su posesión, y debe almacenar una descripción y un número de identificación para cada dispositivo electrónico que tenga un empleado (no necesita limitar sus datos a dispositivos electrónicos, por supuesto).,
Si se va a crear este sistema de registro como una lista en Excel, lo harían en una de dos maneras. En primer lugar, puede asignar una fila en una hoja de trabajo para cada empleado y dedicar pares de columnas a través de esa fila para contener la descripción y el ID de cada activo que se ha asignado al empleado. Si una persona tuviera 15 dispositivos, por ejemplo, crearías 30 de esas columnas. Si una persona tuviera solo una pieza, entonces necesitarías solo dos columnas., Debido a que la cantidad de datos almacenados para cada empleado variaría, buscar un elemento en particular en la hoja de trabajo no sería fácil. Tampoco sería fácil ver los datos si alguien tuviera mucho equipo, ya que tendría que configurar más columnas de las que caben cómodamente en la ventana de Excel.
la otra forma de organizar los datos en Excel es asignar una fila en la hoja de trabajo a cada dispositivo electrónico, pero esta configuración es igual de engorrosa, aunque por diferentes razones. En este caso, tendría que repetir el nombre y el número de empleado de cada empleado para cada dispositivo en su posesión., Eso significa que estaría ingresando repetitivamente los datos de los empleados, y terminaría con una gran cantidad de datos duplicados almacenados en el archivo de Excel. Y debido a que la hoja de cálculo sería engorrosa para trabajar, existe la posibilidad de que con el tiempo usted o un colega ingresen algunos datos de los empleados incorrectamente. Podrías terminar con lo que parecen dos empleados diferentes, por ejemplo, simplemente porque alguien ingresó un registro para » Bill Smith «y alguien más creó un segundo registro para la misma persona que «Billy Smith».»
para tales escenarios, Access es una herramienta muy superior a Excel., En Access, crearía una tabla (una lista) de empleados, y cada registro contendría el nombre y el número de identificación del empleado. En una segunda tabla (otra lista), ingresarías la descripción y el número de identificación de cada dispositivo, además del número de identificación del empleado que esté en posesión de ese elemento. El único dato duplicado en este arreglo es el número de identificación del empleado, que sirve para vincular las dos listas. Esto es lo que se conoce como una base de datos relacional, y Access hace que dicha base de datos sea muy fácil de crear.
cómo crear una base de datos en Access
primero, inicie Access y elija Archivo, Nuevo., Ya que va a construir esta base de datos desde cero, elija Base de datos en blanco.
Table1 aparecerá en la pantalla. Haga clic en clic para agregar e ingrese los detalles de los dos primeros empleados ficticios: escriba James, presione ENTRAR para pasar a la siguiente columna y escriba Smith., Pulse Enter dos veces para pasar a la segunda columna de la segunda fila y escriba Peta, pulse Enter y escriba Harrison.
la tabla no tiene encabezados de columna en este punto, y debe alterar el diseño para que pueda usar los números de identificación de empleado. Para realizar estos cambios, haga clic en el menú desplegable Ver en la pestaña Inicio de la barra de herramientas Ribbon y seleccione Vista de diseño. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Guardar como, escriba empleados como nombre de tabla (en la pestaña debajo de la barra de menús) y haga clic en Aceptar.,
una vez en el modo Vista de diseño, escriba EmployeeNumber en lugar del nombre del campo ‘ID’. Presione la tecla Tab y, en el tipo de Datos lista desplegable, elija número. Cambie ‘Field1’ para leer FirstName y ‘Field2’ para leer LastName.,
vuelva a la vista de hoja de datos haciendo clic en Ver, vista de hoja de datos. Haga clic en Sí cuando se le solicite guardar la tabla y escriba los números 2011 y 2045 en la primera columna de la tabla.
Una vez completada la tabla, guárdela haciendo clic con el botón derecho en la pestaña empleados y haciendo clic en Guardar.
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