antes de leer un artículo más sobre cómo ser más productivo o maximizar la productividad en cada segundo de cada día, recuerda esto: sé amable contigo mismo y con tus errores.
no puedes esperar ser más productivo de la noche a la mañana.,
probablemente hayas pasado años cultivando tus hábitos de trabajo, tanto buenos como malos, consciente o subconscientemente, y esos no cambiarán inmediatamente.
los pequeños ajustes pueden llevar a cambios más duraderos, pero pueden llevar tiempo y disciplina. Parece muy fácil cuando estás leyendo un artículo de productividad como este pensar que es fácil. Pero no lo es. No estoy escribiendo esto desde un punto de vista experto, sino de un compañero de trabajo en la lucha contra la distracción.
así que sea paciente y amable a través de los momentos difíciles e inténtelo de nuevo.,
Cómo Ser Más Productivo: 18 Mejores Consejos
| Parte I: el Trabajo & Eficiencia | Parte II: la Mente, el Cuerpo, & Alma |
| 1. Haga una lista razonable de tareas | 10. Identifique sus patrones de trabajo personales |
| 2. Establezca metas pequeñas para las tareas | 11. Calcule sus 2 horas pico |
| 3. Centrarse en un objetivo a la vez | 12. Tirar basura y ordene |
| 4., Detener la multitarea | 13. Caminar o hacer ejercicio |
| 5. Encuentre un método para delegar y hacer un seguimiento | 14. Stop |
| 6. Crear un panel proactivo | 15. Rendir cuentas a otra persona |
| 7. Elige una tarea y luego hazlo | 16. Pide ayuda |
| 8. Siga la regla de las 2 pizzas para las reuniones | 17. Obtener luz solar |
| 9. Agrupa tareas similares | 18., Obtener todos cálido y tierno |
Cómo ser Más Productivo: Parte I – el Trabajo & Eficiencia
1. Haz una lista razonable de cosas por hacer…
‘t y no te agobies. Las listas de tareas a menudo fallan porque las hacemos demasiado complejas o las tareas son desiguales. Algunas tareas tardarán mucho tiempo, otras no tardarán en absoluto. Esto crea un desequilibrio en la forma en que distribuimos nuestro tiempo., Lo que sucede entonces es que nuestra lista de tareas se convierte en una herramienta de procrastinación. Sí, así es. Porque entonces hacemos las cosas fáciles, y luego nos distraemos en las cosas difíciles.
no mientas, ya lo has hecho antes. Entonces necesitas administrar mejor tu lista de tareas pendientes.
Establezca metas pequeñas para las tareas.
con cada nuevo proyecto o tarea, el alcance puede parecer demasiado grande. Pero una vez que empieces a descomponerlo y te des cuenta de lo que se puede lograr, notarás cómo cada parte se construye sobre la otra.,
una de las cosas más fáciles y prácticas que puedes hacer es dividir tu proyecto en objetivos más pequeños.
- ¿Cuáles son las piezas y los activos necesarios?
- ¿Con quién necesitas hablar primero?
divida las piezas clave de información antes de establecer las líneas de tiempo y, a continuación, calcule cuánto tiempo le llevará cumplirlas.
entender el alcance de lo que se está pidiendo, poner los pasos en su lugar, y luego estimar el tiempo necesario le ayudará a tener una idea de lo que se está pidiendo. A veces lo que parece un gran proyecto no tomará mucho tiempo, o viceversa.,
concéntrate en un objetivo a la vez.
acabamos de hablar de cómo se debe adquirir el hábito de establecer objetivos pequeños para las tareas. Ahora pasamos a centrarnos en uno a la vez. Es de esperar que describir su proyecto con anticipación en la sección antes le permita saber qué tareas son más importantes, pero ¿cómo determina su organización lo que es importante? En última instancia, corresponde a su equipo decidir, pero puede realizar un seguimiento de okr, KPI y otras métricas para indicar la productividad.
cualquiera que sea la prioridad de su empresa, es su trabajo ejecutar. Prueba la regla 90-90-1. También funciona si estás dirigiendo un equipo.,
esto es lo que debes hacer: dedica los primeros 90 minutos de tu día durante 90 días a la tarea más importante. Sugerido por el gurú de Recursos Humanos, Robin Sharma, se centrará en sus prioridades antes de que el día incluso realmente se pone en marcha.
también Es muy práctico. No es gastar todo tu tiempo todos los días en una sola cosa.
también puede configurar proyectos para centrarse en este objetivo y asegurarse de que se alinee con los objetivos generales de su empresa.
detener la multitarea.
mientras estamos en el tema de enfocarnos en una tarea u objetivo a la vez, hablemos de la multitarea., Es fácil distraerse y tratar de trabajar en múltiples tareas, pero la realidad es que te hace menos productivo.
el cambio constante de tareas nos está cansando más y reduciendo la productividad. Está tomando energía cerebral para cambiar y cambiar eso a menudo. No estamos siendo más productivos, estamos rozando la superficie de las cosas. El entorno de trabajo moderno no te ayudará en tu búsqueda de estar más centrado: es prácticamente una tarea imposible cuando Slack, Skype y Salesforce están compitiendo por nuestra atención.
Aquí hay una cita de una persona más acreditada que yo., Un profesor de neurociencia Daniel Levitin en McGill dice:
«ese cambio viene con un costo biológico que termina por hacernos sentir cansados mucho más rápido que si mantenemos la atención en una cosa.»¿Y sabes qué más? La cafeína no necesariamente nos ayudará. De hecho, probablemente solo necesitamos tomar un descanso por un tiempo en su lugar People la gente come más, toman más cafeína. A menudo lo que realmente necesitas en ese momento no es cafeína, sino solo un descanso. Si no tomas descansos regulares cada par de horas, tu cerebro no se beneficiará de esa taza de café adicional.»
Ouch., No se lo digas a mi barista favorito.
para realmente detener la multitarea, es posible que necesite aplicaciones para bloquear que haga clic sobre. Esto mantendrá las distracciones a raya, especialmente para nosotros, los consumidores constantes.
encuentre un método para delegar y hacer un seguimiento.
una cosa es darle tareas y proyectos a tu equipo; otra cosa es asegurarse de que terminen el trabajo y lo hagan. Luego pasarlo por aprobaciones es otra parte del pastel que tienes que abordar.
Encontrar un método confiable para el seguimiento de los proyectos de su equipo hará que su trabajo sea más eficiente., Las herramientas de colaboración y el software de gestión de proyectos como Workzone definitivamente pueden ayudar con esto, pero también debes comprometerte a usar herramientas como esta para no decepcionar a tus compañeros de trabajo. Pero su parte individual también es importante en esto. Cuanto más actualices y hagas un seguimiento con los próximos pasos, también ayudará a tus compañeros de trabajo a mantenerse en el buen camino.
crear un panel de control proactivo.
Esta idea es de Noah Kagan, el fundador de AppSumo. Esencialmente, esta es una lista de tareas medible., Si usted está notando que una cierta tarea está teniendo un gran efecto en nuestro negocio o es una tarea necesaria que usted necesita seguir haciendo, entonces enumere el número de veces que usted necesita hacer esa tarea cada semana. El objetivo aquí es registrar los insumos, no solo los resultados.
esto es especialmente útil para los marketers. Si sabes que necesitas twittear o escribir un cierto número de publicaciones en LinkedIn, puedes enumerarlas y asegurarte de hacer ese número para la semana., Este es un ejemplo de mi panel proactivo:
vea este video de Noah Kagan para obtener su propia plantilla de panel proactivo.
otra forma de utilizar un panel proactivo es utilizar el software de gestión de proyectos de su equipo durante las reuniones del equipo para realizar un seguimiento del progreso de los proyectos.
elija una tarea y luego hágala.
esto es muy difícil porque a veces nuestros proyectos no son un trabajo de 30 minutos o una hora. Puede tomar 8 horas o varios días. ¿Cuál es la respuesta entonces?, Divídelo en una tarea y luego haz esa tarea hasta su finalización. ¿Pero cuánto tiempo debería ser? ¿Y qué es razonable? Creo que la mayoría de nuestros días están divididos en segmentos horarios. Que entonces son realmente de 45 a 50 minutos. Tenemos reuniones que comienzan en la hora o tomamos una hora de almuerzo o programamos una llamada por una hora. Trabajar constantemente durante 45 minutos en una cosa tiene sentido, pero es muy difícil.
La Técnica Pomodoro sugiere bloques de tiempo de 25 minutos, con descansos cortos de 5 minutos, seguidos de descansos más largos más adelante.,
Pomodoro le ayuda a eliminar interrupciones y le ayuda a estimar cuánto tiempo le llevará una tarea determinada. Lea más sobre la técnica Pomodoro en este artículo.
siga la regla de las 2 pizzas para las reuniones.
Las reuniones definitivamente pueden ralentizar el impulso, especialmente cuando hay una gran multitud de 30 personas para «lluvia de ideas».»Sabemos cómo va eso. La misma gente que siempre habla hablará. Los silenciosos permanecerán en silencio.,
Si tienes que pedir más de 2 pizzas para alimentar al equipo con el que te estás reuniendo, entonces es demasiado grande. No habrá suficiente discusión. No se expresarán suficientes ideas. En cambio, si tienes un equipo compuesto solo por personas que comerían dos pizzas, surgirán ideas más vibrantes. Más personas no necesariamente equivale a mejores ideas o acciones más rápidas. Ralentiza las cosas considerablemente.
La gente está menos interesada y se siente menos personalmente responsable si la idea se estanca y se estanca. La rendición de cuentas se pierde.
agrupa tareas similares.,
cuando cambiamos entre tareas, naturalmente creamos fricción. Empezando y parando. Apertura y cierre. Principio y fin. Todos esos pequeños momentos se suman y rompen nuestra concentración. Luego nos distraemos y olvidamos por qué estábamos revisando algo en primer lugar. Pero la forma de reducir el cambio entre tareas es agrupar las similares. No responda a un solo correo electrónico y luego siga adelante. Responda a todos ellos y luego no regrese hasta varias horas más tarde. O por lotes todos sus correos electrónicos juntos.,
cómo ser más productivo: Parte II-mente, cuerpo, & alma
identificar sus patrones de trabajo personales.
El seguimiento de tu tiempo, incluso si nadie te lo pide, puede ayudarte a comprender tus hábitos de trabajo y la hora del día en la que terminas el trabajo con más éxito. Esto realmente podría tener la clave sobre cómo ser más productivo porque aprender de tus patrones te permitirá enfocarte en dónde eres (y no eres) más productivo.,
El seguimiento de su tiempo de manera eficiente, saber cuáles son sus hábitos tecnológicos, desde cuando revisa su correo electrónico hasta la frecuencia con la que revisa sus sitios web favoritos o redes sociales puede afectar su jornada laboral en gran medida. Echa un vistazo a las extensiones del navegador como Freedom que limitan el tiempo en sitios sociales o sitios que no son de trabajo. Esto requiere disciplina!!
al reorganizar algunas de esas cosas, es posible que pueda hacer más. El seguimiento de su tiempo durante una semana o dos le ayudará a ver dónde pasa su tiempo, y le ayudará a estimar mejor sus objetivos de #1 un poco mejor la próxima vez., La próxima vez que se le pide que repita una tarea, usted tendrá una mejor idea de la cantidad de tiempo necesario.
también notará áreas problemáticas, donde tiende a ser menos productivo, o identificará ciertas peculiaridades de programación que puede evitar, como reuniones semanales o citas, o incluso cuando ese compañero de trabajo viene a charlar durante unos minutos.
un método que puede ayudar es un bullet journal. Este es mi desglose favorito de cómo hacer que eso suceda, completo con símbolos!,
consejo adicional: utilice el software de gestión de proyectos para mantenerse al tanto de los proyectos Ver Workzone en acción
Averigüe sus 2 horas pico.
algunos de Nosotros somos gente de la mañana, algunos de nosotros somos noctámbulos. Con el entorno empresarial moderno cambiando, puede haber maneras de acomodar su energía natural más que nunca.
tal vez «la oficina» no abre hasta las 9 AM, pero su máxima energía creativa es de 5 am a 7 am., Personalmente, me encuentro más productivo cuando la mayoría de la gente está terminando su día, alrededor de las 4 pm a las 7 pm y luego después de las 8 pm. A menudo, a propósito voy a tomar parte de ese tiempo o programar más tareas menos estratégicas durante horas cuando No estoy tan comprometido. Se sugiere que debemos encontrar al menos 2 horas al día para sumergirnos en el trabajo estratégico más difícil, y dejar las otras horas para reuniones o tareas menos urgentes.
también identificará patrones y cuándo podría participar en» trabajo profundo » o la idea de trabajo enfocado por períodos más largos de tiempo., Este es un concepto de productividad del profesor de Georgetown, Cal Newport. Algunos trabajos (como responder correos electrónicos) son superficiales, mientras que otros (como crear nuevos conceptos de campaña o edición de fotos intensa) pueden necesitar más tiempo enfocado o «trabajo profundo».»
tirar cosas y ordenar.
¿sabía que su entorno físico impacta en su trabajo y productividad? Y no me refiero solo a si trabajas en una oficina» cool » o no. Dependiendo de su empresa y su papel en la empresa, eso está en gran medida fuera de su control. Pero puedes controlar tu espacio de trabajo.,
te ayuda a ser más productivo cuando no tienes que cazar y picotear por lo que sea que falta. Ahorrarás tiempo al no hacer eso. También obtendrá más claridad y enfoque para sus tareas a mano. Echa un vistazo a más consejos aquí.
encuentre tiempo para caminar o hacer ejercicio.
he trabajado en parques de oficinas, en distritos comerciales del centro y desde casa. Y en cada lugar, trato de encontrar tiempo para caminar al menos una vez al día. Eso podría ser alrededor del estacionamiento, en la calle o en el parque, y es más refrescante que cualquier cosa en las redes sociales.,
esto no se trata de mantenerse en forma o perder peso, no es que esas sean cosas malas. Pero el ejercicio puede ayudarte a ser más productivo porque aumenta tu estado de alerta. Debido a que aumenta su flujo sanguíneo y su salud cardiovascular, estará menos ansioso, más concentrado y más capaz de lidiar con el estrés.
14. Stop<
reflect y reflect. Cuando eres responsable de sacar varios proyectos por la puerta, tienes que dar un paso atrás y ver qué está funcionando, qué no, qué debe priorizarse y qué debe cambiarse., Construir a tiempo para revisar no es perder el tiempo, pero optimiza su trabajo en el futuro. Para más información sobre la reflexión posterior al proyecto, echa un vistazo a este post.
ser responsable ante otra persona.
para aquellos que trabajan en equipo, esto parece obvio. El uso de un sistema automatizado de gestión de proyectos le notificará de la siguiente tarea cuando haya terminado. Pero es posible que también necesite rendición de cuentas en las tareas cotidianas. Por ejemplo, si lograste los objetivos en tu panel proactivo (ver#…), o pasaste otro tiempo en una lluvia de ideas estratégicas o configurando campañas.,
encuentra a alguien en quien confíes que te apoye y no te golpee por tu fracaso. Necesitas un animador. Este podría ser su supervisor, pero lo más probable es que sea un colega que pueda ayudarlo a mantenerse en el camino correcto. Y tal vez tú también puedas ayudarlos.
pide ayuda sobre cosas que no entiendes.
Si eres orgulloso(como yo!), no te gusta pedir ayuda en cosas que sientes que deberías poder hacer. Esto se manifiesta en mi vida al tomar demasiado tiempo tratando de formatear una hoja de Excel o crear la presentación de Powerpoint perfecta. En cambio, las personas inteligentes piden ayuda., Y en realidad son vistos por sus colegas como más inteligentes.
sin mencionar que esto podría ahorrarte mucho tiempo a largo plazo. Sí, puede ser difícil al principio dispersar unos minutos adicionales aquí y allá para ver un video o llamar a una línea de soporte, pero al final, te ayudará a ser más eficiente con esas tareas.
obtener luz solar.
ahora que más trabajadores se han desplazado a entornos remotos, este consejo de productividad es más relevante que nunca. Según un estudio realizado por el profesor de la Universidad de Cornell, Dr., Alan Hedge en 2018 titulado Daylight & el estudio del lugar de trabajo: cómo la luz natural mejora la salud, el bienestar y la productividad de los trabajadores, aumentará su productividad y estado de alerta con más luz natural. ¿Por qué crees que las oficinas con ventanas tienen tanta demanda? También afecta el tiempo del reloj circadiano que luego afecta su vigilia y fatiga.,
«Los Trabajadores en oficinas con luz natural optimizada reportaron una caída del 51 por ciento en la incidencia de fatiga visual y una caída del 63 por ciento en la incidencia de dolores de cabeza, los cuales pueden restar productividad.»
Daylight & the Workplace Study: How natural light improves worker health, wellness and productivity.
solía trabajar en edificios de oficinas donde también me encontraba en medio del piso o atrapado en una sala de conferencias sin ventana. Además, donde vivo oscurecería temprano en el invierno, incluida la última parte del día de trabajo., No es bueno. ¿Qué podía hacer? Compré una caja de luz para traer un brillo extra a mi espacio de trabajo. Pruébalo si estás en una posición similar.
18. Mira las imágenes de animales de peluche (?)
esto es un poco loco y puede que no lo creas, pero compartir y mirar fotos de lindas imágenes de animales en realidad aumenta la capacidad de atención y la productividad. ¿No me crees? Esto es ciencia dura. Si tienes un problema con esto, entonces tienes un problema con la ciencia misma (j / k). Pero de verdad – un estudio japonés midió el rendimiento después de mirar animales lindos. Sí, en realidad lo hicieron.,
Aquí hay una cita del estudio: «los resultados muestran que los participantes realizaron tareas que requieren atención enfocada con más cuidado después de ver imágenes lindas.»
¿Puedes creerlo? Aquí esto le ayudará a:
Conclusión
Entonces, ¿cómo ser más productivo? Usted ha leído ahora que no hay una manera segura de aumentar la productividad. Aumentar la productividad es altamente personalizado y posiblemente no todos estos consejos funcionarían para usted o su equipo., Tal vez una combinación de identificar sus horas pico y aumentar la responsabilidad haría maravillas.
sin embargo, una forma de hacer que su equipo sea más productivo es usar un software de gestión de proyectos diseñado para su adopción completa a través de capacitación ilimitada y una mano de ayuda de personas que se preocupan. Póngase en contacto con nosotros para que su equipo esté en la misma página y entregue más proyectos a tiempo.
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Steve Pogue es el Gerente de operaciones de Marketing en Workzone. Escribe sobre consejos de gestión de proyectos y el proceso de compra., Cuando no está en Workzone, puede encontrarlo jugando vintage Base ball o relajándose con su familia en casa.
