es viernes por la tarde. Has contactado con tu equipo, tus proyectos están en el objetivo y estás preparado para la próxima semana. Tu fin de semana se ve brillante.
de repente, tu jefe llega a tu escritorio con noticias emocionantes. Dirigirás el próximo gran proyecto multi-equipo con un cliente clave, y el inicio es la próxima semana. Esta es una gran noticia, pero ahora este espectro se cierne sobre su fin de semana. Tendrás que organizar el proyecto lo antes posible, pero con tantas partes interesadas involucradas, ¿por dónde empezar?,
el proceso de planificación del proyecto puede ser complicado, especialmente a medida que los proyectos se vuelven más complejos. Según Forbes, el 25% de los proyectos de tecnología fracasan, lo que es una estadística desalentadora para los líderes de proyectos. La buena noticia es que no necesita ser un experto en gestión de proyectos, o sacrificar su fin de semana, para planificar un inicio exitoso del proyecto en un corto período de tiempo. Solo necesita comprender los 8 sencillos pasos de cómo escribir un plan de proyecto.,
Cómo escribir un plan de proyecto en 8 sencillos pasos
Paso 1: explicar el proyecto a los principales interesados, definir objetivos y obtener la aceptación inicial
el primer paso en cualquier proyecto es definir el «qué» y el «por qué». Las partes interesadas clave tienen la influencia y la autoridad para determinar si un proyecto es exitoso, y sus objetivos deben ser satisfechos. Incluso si el proyecto proviene del propio CEO, todavía necesita su aceptación.
Use esta conversación inicial para alinearse, definir objetivos y determinar el valor del proyecto., En esta parte del proceso de planificación del proyecto, discuta las necesidades, expectativas y establezca líneas de base para el alcance, el presupuesto y el cronograma del proyecto. Esto crea una base sólida para su plan de trabajo del proyecto. Considere utilizar una plantilla de plan de proyecto para comenzar. Venngage ofrece más de 30 plantillas de plan de proyecto para visualizar su estrategia y garantizar el éxito de su proyecto.
preguntas que debe considerar revisar con las partes interesadas:
- ¿Cómo escribimos un plan de proyecto que se alinea con los objetivos de la empresa?
- ¿Qué esperan las partes interesadas?, ¿Qué se espera de ellos?
- ¿Cómo medirá el éxito?
- ¿cuáles son sus recursos?
- ¿Qué activos o entregables se esperan de este proyecto?
Paso 2: enumere los objetivos, alinee los OKR y describa el proyecto
según los líderes ejecutivos, la falta de objetivos claros explica el 37% del fracaso del proyecto. Sin objetivos claros, encontrará que los requisitos, tareas y plazos que establece para su plan de trabajo del proyecto no tienen nada que los ancle., Pero ahora que tiene una lista de las necesidades clave de las partes interesadas y su aceptación, comience a asignarlas a objetivos y okr. Los okr son una técnica de planificación y fijación de objetivos que Intel y Google han hecho famosa. Su proyecto debe alinearse con los okr de su equipo y empresa.
intente escribir los objetivos del proyecto en un tablero de plan del proyecto y conéctelos a los requisitos de las partes interesadas que abordan. A partir de ahí, desarrolle la estructura, los hitos y las tareas que se necesitan para alcanzar esas metas., Los hitos pueden definir los puntos de check-in a lo largo del proyecto para que todos tengan claro cómo se ve el progreso, cuáles son las expectativas y cuándo se medirán.
Paso 3: Crear un documento de alcance del proyecto
ahora que tiene el proyecto descrito, sus tareas alineadas con los objetivos y la aceptación del equipo, es hora de crear un documento de alcance del proyecto que detalla los elementos del proyecto que ha enumerado en el paso 2.
mire cada entregable y defina la serie de tareas que deben completarse para lograr cada una., Para cada tarea, determine la cantidad de tiempo que tomará, los recursos necesarios y quién será responsable de la ejecución. Finalice y registre los detalles del proyecto para que todos tengan una sola fuente de verdad. Haga que el documento se pueda compartir fácilmente, como en su herramienta de gestión de proyectos, para reducir la posibilidad de costosos problemas de comunicación.,
mientras que preparar la documentación del alcance del proyecto y calcular el valor ganado debe ser una práctica estándar, 1 de cada 4 gerentes de proyecto encuestados en la encuesta sobre el estado de la gestión de proyectos de Wellingstone dijo que «nunca» o «a veces» preparan documentos de alcance estándar. Crear uno asegura que se destaque entre la multitud y ayuda a todos a mantenerse en la misma página.
Paso 4. Crea un cronograma detallado del proyecto
con tus objetivos, tareas e hitos ya descritos, es hora de comenzar a conectar tu proyecto a un cronograma., Un diagrama de Gantt es una herramienta útil que le ayuda a visualizar fácilmente la línea de tiempo de su proyecto. Es una línea de tiempo interactiva que le brinda una vista completa del progreso del proyecto, el alcance del trabajo y las dependencias.
las dependencias son tareas que deben completarse antes de que puedan comenzar otras tareas. A medida que traza tareas, use subtareas para ayudarlo a dividir las más grandes en las más pequeñas. Esto puede hacer que los informes (puede consultar nuestra guía sobre cómo escribir un informe de gestión de proyectos!) y la gestión de recursos más fácil., Vamos a definir cada:
- tareas: las tareas individuales que las personas necesitan llevar a cabo para lograr sus objetivos.
- subtareas: No más de unos pocos días cada una, Estas te ayudan a tomar una tarea y dividirla en los pasos más pequeños que completarán la tarea más grande.
- hitos: fases o eventos importantes en su proyecto que ayudan a romper el proyecto. Utilice hitos como puntos de check-in durante todo el proyecto.
Consejo Profesional: ¿quieres un pequeño secreto?, A medida que los configures, agrega cojines a las tareas clave, para que tengas margen de maniobra para simulacros de incendio o cuellos de botella inesperados, por ejemplo, si un cliente necesita tiempo adicional para revisarlo o si un miembro del equipo llama por enfermedad. En un mundo perfecto, algunas tareas pueden tomar un día. Así que tal vez sean dos en tu plan. Sin embargo, no es necesario darle a cada tarea un cojín. Sopesa los riesgos y añádelos donde tenga más sentido. Futuro te lo agradecerás.
Paso 5: defina los roles, responsabilidades y recursos
los recursos son las personas, el equipo o el dinero necesarios para completar un proyecto., Una vez que hayas seleccionado tus herramientas y conseguido un presupuesto, no te olvides de tu gente. Incluso las personas que ya saben cómo escribir un plan de trabajo de proyecto y lo han hecho cien veces pueden subestimar sus necesidades laborales.
un gráfico RACI te ayuda a determinar específicamente quién hará qué para tu proyecto. Es una matriz de todas las tareas de un proyecto, junto con quién es responsable (asignado para completar el trabajo), responsable (tiene poder de sí/no/veto), consultado (necesita aprobar o contribuir) e informado (necesita saber sobre la acción o decisión)., Encuentra todo lo que necesitas saber sobre RACI charts aquí.
a Medida que se empiezan a asignar tareas, asegúrese de tomar en consideración el ancho de banda. Aclarar las responsabilidades y expectativas de cada persona. Tenga en cuenta que el 95% de los trabajadores reportan trabajar en más de un equipo o proyecto simultáneamente y si los proyectos no están alineados, las cargas de trabajo se vuelven demasiado estresantes para los equipos., El estrés hace que aproximadamente el 50% de los trabajadores comiencen a buscar otro trabajo, y el 25% abandone sus trabajos actuales por completo, según nuestro reciente informe sobre la epidemia de estrés.
mientras planifica su proyecto, considere cómo filtrará las solicitudes entrantes que afectan el cronograma o el presupuesto del proyecto. Saber cómo calcular el valor ganado para monitorear el nivel de trabajo completado en un proyecto contra el plan es imperativo., Para los gerentes de proyecto, herramientas como Wrike Resource pueden ayudarlo a visualizar las tareas de su proyecto desde la perspectiva del flujo de trabajo del equipo, lo que le brinda la visibilidad y la flexibilidad para equilibrar las cargas de trabajo.
Paso 6: definir el proceso de comunicación y check-in
según McKinsey, los empleados pasan casi el 20% de la semana laboral buscando y recopilando información. Además, la comunicación y la colaboración ineficientes son dos de las principales causas de estrés en el lugar de trabajo., Cuando las partes interesadas tienen que indagar en páginas de correos electrónicos o pedir actualizaciones constantemente, se sienten frustradas y la motivación cae.
mitigue la frustración alojando todas las piezas del proyecto, como activos, conversaciones, tareas, fechas de vencimiento, actualizaciones, informes, en una sola ubicación, como una herramienta de colaboración. Esto facilita el seguimiento del progreso, compartir actualizaciones y realizar ediciones. Defina cómo todos deben comunicarse a lo largo del proyecto y manténgalo en una sola herramienta para que todos puedan acceder a la información.,
Paso 7: planifica para que no salga como estaba previsto
incluso si eres un experto y ya sabes cómo escribir un plan de proyecto, la verdad es que todos los proyectos tienen giros y vueltas, eso es lo que los hace divertidos. Te has dado un poco de espacio para respirar durante el proceso de programación, te has asegurado de que todos conozcan su papel y has establecido la comunicación.
pero antes de lanzarlo, siéntese e identifique posibles problemas, como las próximas vacaciones de los miembros del equipo, las vacaciones o los equipos externos que podrían estar involucrados., Establezca una cadena de mando clara y enumere los contactos clave dentro del proyecto. Comunícate por adelantado sobre los riesgos para que todo el equipo pueda estar preparado para afrontarlos juntos.
Paso 8: ¡organiza una fiesta de lanzamiento!
todo proyecto exitoso necesita un kick-off. Establezca una reunión rápida con las partes interesadas clave y tenga una agenda clara. Su objetivo debe ser conseguir que todos estén en la misma página con objetivos, roles, proceso y línea de tiempo. Tu agenda debe incluir todo en lo que te has centrado en los pasos anteriores:
- Define los objetivos del proyecto y el valor que aportan.,
- enumere los activos que se espera que entregue el proyecto.
- Establecer la conexión entre los requisitos de las partes interesadas y las tareas del proyecto.
- mostrar la línea de tiempo (diagrama de Gantt) del proyecto para que todos puedan ver las dependencias y conocer las fechas esperadas.
- describir las funciones y responsabilidades de cada stakeholder.
- revise cómo y dónde se comunicarán todos a lo largo del proyecto, a dónde pueden ir para obtener información, como su Documento de alcance, y a quién llamar para preguntas.
- analice los riesgos y asegúrese de que el equipo esté preparado.,
- obtener ese compromiso final!
consejo extra: ¡no tienes que empezar de cero cada vez! Ahora que sabes cómo escribir un plan de proyecto que jives con tu equipo, puedes copiar tu plan de proyecto en una plantilla para usar una y otra vez. A medida que crece, puede crear varias plantillas para tipos específicos de planes de trabajo de proyectos. Vamos a empezar de inmediato, con estas plantillas de plan de proyecto de muestra gratis.
llegar al»final»
¡parece que tu fin de semana está guardado! De nada., Ahora está capacitado con el proceso de planificación del proyecto y, después de esto, tendrá una plantilla de plan de proyecto simple para ayudarlo a llevar su próximo proyecto al éxito, y el siguiente después de eso. De hecho, todos estos proyectos complejos serán tan fáciles que tal vez empieces a sentirte como si estuvieras de vacaciones. ¿Verdad?
ahora que has dominado cómo escribir un plan de proyecto, estos son los mejores consejos de gestión de proyectos para ayudar a tu equipo a trabajar de manera más eficiente.
