Cómo iniciar un servicio de planificación de eventos

Nota del Editor: este artículo fue extraído de Start Your Own Event Planning Business (Entrepreneur Press, 2015).

la industria de eventos especiales ha crecido enormemente en la última década. Según una investigación reciente realizada por el Dr. Joe Goldblatt, CSEP (Certified Special Events Professional), el gasto para eventos especiales en todo el mundo es de 5 500 mil millones anuales., Goldblatt es el fundador de la Sociedad Internacional de Eventos Especiales (ISES), el director fundador del Programa de gestión de eventos en la Universidad George Washington, y coautor del Diccionario Internacional de gestión de eventos. «Basta con decir que el mercado es lo suficientemente grande como para apoyar y sostener su esfuerzo», dice Goldblatt. «Si trabajas en un área de Eventos Especiales, Hay muchas direcciones en las que puedes expandirte. Si usted acaba de entrar en la profesión de eventos especiales, hay un mercado lucrativo que le espera en muchos frentes.,»

según la investigación de Goldblatt, las ganancias en esta industria continúan aumentando. Hace solo unos años, dice Goldblatt, el margen de beneficio promedio para un empresario de planificación de eventos era de alrededor del 15 por ciento. Sin embargo, sus estudios más recientes muestran que los márgenes de beneficio pueden llegar al 40 por ciento., Atribuye la buena salud de la industria a varios factores, incluida la mejora de la economía y la tendencia de las empresas estadounidenses a externalizar sus funciones de planificación de reuniones. Dado que no eres una startup de tecnología que busca programadores, puedes empezar sin mucho dinero.

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¿Qué es la planificación de eventos?

esta pregunta en realidad se divide en dos preguntas: ¿de qué tipo de eventos estamos hablando? Y, ¿qué es la planificación de eventos?

lo primero es lo Primero., En términos generales, los eventos especiales ocurren con los siguientes propósitos:

• Celebraciones (Ferias, Desfiles, bodas, reuniones, cumpleaños, aniversarios)
• Educación (conferencias, reuniones, graduaciones)
• promociones (lanzamientos de productos, mítines políticos, desfiles de moda)
• conmemoraciones (memoriales, eventos cívicos)

Esta lista no es exhaustiva, pero como ilustran los ejemplos, los eventos especiales pueden estar relacionados entre.

Ahora pasamos a la segunda pregunta: ¿Qué es la planificación de eventos?,ng research

Crear un diseño de Evento

encontrar un sitio

Organizar comida, decoración y entretenimiento

planificar el transporte hacia y desde el evento

enviar invitaciones a los asistentes

Organizar cualquier alojamiento necesario para los asistentes

coordinar las actividades del personal del evento

supervisar en el sitio

Realizar evaluaciones del evento

las actividades en las que participe su empresa dependerán del tamaño y el tipo de evento en particular, que, a su vez, dependerá de la especialización que elija.,

¿por qué la gente contrata a planificadores de eventos?

esta pregunta tiene una respuesta simple: las personas a menudo encuentran que carecen de la experiencia y el tiempo para planificar los eventos por sí mismas. Los planificadores independientes pueden intervenir y dar a estos eventos especiales la atención que merecen.

¿quién se convierte en Organizador de eventos?

Los planificadores a menudo son personas que comenzaron en un aspecto particular de eventos especiales. El dueño del negocio Martin Van Keken tenía una exitosa empresa de catering antes de que decidiera planificar eventos completos. Muchos otros planificadores tienen historias similares., Esto explica por qué los planificadores a menudo no solo coordinan eventos completos, sino que, además, pueden proporcionar uno o más servicios para esos eventos.

Los organizadores de eventos también pueden haber comenzado a planificar eventos para otras empresas antes de decidir hacer negocios por sí mismos. Joyce Barnes-Wolff planeó eventos internos para una cadena minorista durante 11 años y luego trabajó para otra compañía de planificación de eventos antes de salir por su cuenta.

obtener la certificación

considere obtener un título o certificado de una universidad local en planificación o gestión de eventos., Una lista de colegios y universidades que ofrecen oportunidades educativas en este campo está disponible en Meeting Professionals International (MPI).

también considere trabajar para convertirse en un CSEP (Certified Special Events Professional) o CMP (Certified Meeting Planner). Estas designaciones son dadas por ISES y MPI, respectivamente. Muchas corporaciones, y algunos miembros del público en general, buscan estas designaciones cuando contratan planificadores. Debido a la investigación y el estudio que se necesita para convertirse en un CSEP o CMP, los clientes saben que estos planificadores son profesionales.,

mercado objetivo

el mercado corporativo

en términos generales, hay dos mercados para los servicios de planificación de eventos: corporativo y social. El término «corporativo» incluye no solo a las empresas, sino también a las organizaciones benéficas y sin fines de lucro. Las organizaciones benéficas y sin fines de lucro organizan eventos de recaudación de fondos, recepciones y competiciones atléticas, entre otros eventos, para ampliar su base de apoyo público y recaudar fondos., Miles de estos eventos ocurren cada año, y aunque los grandes requieren experiencia especializada en planificación de eventos, puede encontrar eventos locales más pequeños para comenzar.

miembros, o accionistas., Hay un gran mercado para este tipo de eventos. Según el estudio de importancia económica de 2012 del Consejo de Industria de la Convención, 1,83 millones de reuniones corporativas / de negocios, ferias comerciales,convenciones, etc. tuvo lugar solo en los Estados Unidos.

el Mercado Social

los eventos sociales incluyen bodas, cumpleaños, fiestas de aniversario, bar y bat mitzvahs, dulces 16 fiestas, fiestas infantiles, reuniones y así sucesivamente. Usted puede decidir manejar todos estos eventos o simplemente especializarse en uno o más de ellos.,

se espera que el mercado de eventos sociales, especialmente cumpleaños y aniversarios, continúe aumentando en los próximos años, a medida que maduren los baby boomers. Este grupo tiene hijos que se casan, padres que celebran aniversarios de oro y sus propios aniversarios de bodas de plata para conmemorar.

costos de inicio

¿Cuánto dinero necesitará para iniciar su negocio de planificación de eventos? Eso dependerá del costo de vida en el área que su negocio sirve y si trabaja desde su casa o alquila espacio de oficina., También dependerá, en menor grado, de su propio gusto y estilo de vida.

tenga en cuenta que si bien trabajar desde casa mantendrá sus costos bajos, no puede iniciar más que el más pequeño negocio de planificación de eventos con un presupuesto reducido.

Este gráfico enumera los costos de inicio para dos servicios hipotéticos de planificación de eventos., El primer negocio se basa en el hogar y no tiene empleados. El negocio de gama alta ocupa 1,000 pies cuadrados de espacio de oficinas. El propietario / gerente de este negocio emplea un planificador junior a tiempo completo y un contable a tiempo parcial, así como empleados temporales que manejan el trabajo de oficina y que pueden ayudar a prepararse para varios eventos. Ambos propietarios obtendrán sus ingresos del beneficio neto antes de impuestos. Anualmente, estas empresas bruto de $85,000 y 250.000 dólares, respectivamente. La tabla de inicio enumera los costos de pre-apertura para las empresas.,

operaciones

pocos planificadores de eventos, si los hay, tienen trabajos de 9 a 5. Por su propia naturaleza, la planificación de eventos tiende a incluir noches, fines de semana, días festivos y, a veces, incluso temporadas específicas. Cuánto tiempo debes comprometerte a trabajar dependerá, una vez más, de la especialización que elijas.

como regla general, los eventos sociales implican más fines de semana y días festivos que los eventos corporativos. Algunas áreas del país y algunos tipos de eventos tienen temporadas «on» y «off»., Sin embargo, no importa cuál sea su especialización (con la excepción de las fiestas para niños pequeños), puede contar con trabajar al menos algunas noches mientras coordina y supervisa los eventos. La planificación de esos eventos, sin embargo, se realizará principalmente durante el horario comercial.

Aquí están las principales tareas que completarás como organizador de eventos:

• Investigación., La mejor manera de reducir el riesgo (cualquiera que sea el tipo) es hacer su tarea. Para los grandes eventos, la investigación puede significar asegurarse de que hay una demanda para el evento mediante la realización de encuestas, entrevistas o grupos de investigación. Si eres nuevo en la industria de la planificación de eventos, la investigación puede significar averiguar todo lo que pueda sobre los vendedores y Proveedores. La investigación también puede significar hablar con otros planificadores que han producido eventos similares a aquel en el que estás trabajando. O puede encontrarse leyendo sobre temas de costumbre y etiqueta, especialmente si no está familiarizado con un tipo particular de Evento.,

sea cual sea el tipo de evento que esté planeando, la investigación debe incluir hacerle a su cliente muchas preguntas y anotar las respuestas. Entrevistar a un cliente puede no ser lo que inmediatamente piensas como investigación. Sin embargo, hacer muy pocas preguntas, o no escuchar adecuadamente las respuestas de un cliente, puede comprometer el éxito del evento que planea.

• Diseño. Su creatividad entra más en juego en la fase de diseño de la planificación del evento, durante la cual esboza la «sensación» y la «apariencia» general del evento., Este es el momento de hacer una lluvia de ideas, ya sea por su cuenta o con sus empleados. También es el momento de sacar y mirar a través de su archivo de ideas. (Tienes uno, ¿no? Si no, sigue leyendo y toma notas.) No olvide consultar su cuaderno para obtener las respuestas del cliente a las preguntas que hizo en la fase de investigación. Estas respuestas, especialmente la relacionada con el presupuesto del evento, le ayudarán a verificar minuciosamente la viabilidad de cada idea, preferiblemente antes de sugerirla al cliente.
• Propuesta., Una vez que haya entrevistado al cliente y hecho una lluvia de ideas preliminar, debe tener suficiente información para preparar una propuesta. Tenga en cuenta que la producción de una propuesta consume mucho tiempo y es potencialmente costosa, especialmente si incluye fotografías o bocetos. Tenga en cuenta que solo las empresas más grandes que producen eventos de alta gama pueden permitirse el lujo de proporcionar a los clientes propuestas gratuitas. Usted debe recibir una tarifa de consulta (ella sugiere alrededor de $150), que se puede aplicar para el evento de un cliente si él o ella lo contrata.
• Organización., Durante esta fase intensiva en decisiones, alquilará el sitio, contratará proveedores y se encargará de más detalles de los que pueda creer posible. Estarás en el teléfono hasta que tu oído esté entumecido. Pero antes de hacer nada de esto, asegúrese de tener una persona de contacto (ya sea el cliente o alguien que actúe en nombre del cliente) con quien discutirá todas las decisiones importantes. Tener una persona designada ayuda a asegurar que las líneas de comunicación se mantengan abiertas. Además, los eventos sociales en particular a veces sufren del síndrome de «demasiados cocineros»., Tener un contacto designado le ayuda a evitar quedar atrapado en medio de desacuerdos entre los participantes del evento.

en términos generales, cuanto más grande sea el evento, más tiempo de espera se requiere para planearlo. Las principales convenciones se planifican con años de antelación. Aunque es posible que no esté organizando eventos a una escala tan grande, debe permitir al menos unos meses para eventos como picnics corporativos, reuniones o fiestas grandes.

• coordinación. Después de haber hecho los planes iniciales, dirija su atención a cada una de las actividades que forman parte del evento general., En este punto, su objetivo es asegurarse de que todos estén en la misma longitud de onda. Las buenas habilidades de comunicación son importantes. Asegúrese de que todos los proveedores tengan al menos una idea general del calendario general del evento. Aún más importante, los proveedores deben tener claro qué se espera de ellos y cuándo. Las horas de llegada del proveedor deben aparecer en los contratos, pero verifique esas horas de todos modos. Este es un período de «comprobación y comprobación». Asegúrese de que todos los miembros de su personal conozcan sus funciones.
• Evaluación. La prueba obvia, y en cierto sentido la más importante, del éxito de un evento es la satisfacción del cliente., El objetivo, por supuesto, es terminar con un cliente que cantará tus alabanzas arriba y abajo de la calle, gritándolo desde los tejados. Este es el cliente que le contratará de nuevo, y que proporcionará esa famosa publicidad de boca en boca para usted.

hay varias otras formas de evaluar el éxito de un evento., Puede contratar a un consultor de planificación de eventos; hacer que alguien que organiza fiestas extremadamente exitosas observe su evento; planificar una mesa redonda después del evento con sus empleados; obtener comentarios de otros profesionales de la industria que trabajan en el evento, como el proveedor o el camarero; o encuestar a los invitados en o después del evento.

Income & Billing

El objetivo en el precio de un servicio es marcar sus costos de mano de obra y materiales lo suficiente para cubrir los gastos generales y generar un beneficio aceptable., Los propietarios de negocios por primera vez a menudo fracasan porque, sin saberlo, tasaron sus servicios demasiado bajos. Según el experto de la industria y autor Dr. Joe Goldblatt, las tarifas suelen estar determinadas por tres factores:

• segmento de mercado servido. Los eventos sociales tienen una estructura de tarifas diferente a los eventos corporativos. En la industria de eventos sociales, los planificadores generalmente reciben una tarifa por sus servicios, más un porcentaje de algunas o todas las tarifas de los proveedores. Las dos fuentes de ingresos producen ingresos suficientes para obtener beneficios., En la industria de eventos corporativos, sin embargo, los planificadores generalmente cobran una tarifa por sus servicios, más un cargo por manejo por cada artículo que contratan. Por ejemplo, un planificador compra flores a un florista, las marca (generalmente el 15 por ciento) y cobra esa cantidad al cliente. Otra posibilidad es una tarifa plana, o» tarifa de proyecto», a menudo utilizada cuando el evento es grande y la Corporación quiere que se le dé una cifra de» no exceder».
• ubicación Geográfica. Las tarifas son más altas en el noreste de los Estados Unidos, por ejemplo, que en el sureste. Esta diferencia refleja la variación del costo de la vida., Además, las áreas del país que tienen bien definidas en temporada y fuera de temporada basan sus precios en parte en qué temporada están.
• experiencia y reputación del event planner. Si recién está comenzando en la industria, es razonable cobrar menos por sus servicios de planificación mientras gana experiencia.

¿Cómo se calculan las tarifas por servicio mencionadas anteriormente? Los planificadores de eventos que entrevistamos valoran sus tarifas por servicio (el costo total para el cliente) utilizando un método de «costo más»., Contratan la mano de obra, suministros y materiales involucrados en la producción de un evento y cobran a sus clientes una tarifa de servicio de aproximadamente 10 a 20 por ciento del costo total del evento, con un 15 por ciento siendo un promedio aproximado.

Marketing y recursos

la publicidad impresa cubre una amplia gama, desde un anuncio de Páginas Amarillas gratis o de bajo costo hasta un anuncio en una publicación nacional brillante que cuesta decenas de miles de dólares. Incluso hoy en día en la era en línea, la mayoría de los planificadores están de acuerdo en que un anuncio en las Páginas Amarillas tiene buen sentido comercial., Un anuncio de línea, simplemente enumerando el nombre de su negocio, a menudo se proporciona de forma gratuita cuando conecta su teléfono (si tiene una línea fija).

También puede optar por un anuncio de visualización. Estos son los anuncios más grandes y bordeados en las Páginas Amarillas. Hay un cargo por estos. Si elige un espacio publicitario más grande, asegúrese de incluir su logotipo. También es posible que desee considerar la publicidad en su periódico local. Muchos periódicos publican periódicamente (quizás trimestralmente) secciones especiales para novias y futuros novios., Estos son buenos vehículos para promover su negocio de planificación de eventos si planea hacer cualquier consultoría de bodas.

Dallas planner David Granger está de acuerdo. El problema, señala, es que los clientes necesitan ver lo que haces, y un anuncio de word no logrará eso. Recomienda establecer contactos y hacer amigos en la industria., De esa manera, dice: «la gente te conoce, confía en ti. Quieren honestidad e integridad.»

Las Redes pueden ayudar a su negocio de dos maneras. Si las personas lo han conocido y saben qué servicios ofrece, pueden referirle negocios o usar su servicio ellos mismos. Además, la creación de redes con hoteles, empresas de catering, etc. le dará la oportunidad de conocer a algunas de las personas cuyos servicios puede necesitar mientras planifica eventos.

aunque las redes y el boca a boca son las estrategias más comunes de la industria para adquirir clientes, las formas tradicionales de publicidad tienen sus usos., Una tarjeta o folleto distintivo enviado a una lista de correo o a las empresas locales puede atraer nuevos clientes. Un pequeño anuncio en una revista de negocios local puede ayudar a construir el reconocimiento de nombres. Un sitio web en internet puede permitirle atraer clientes que no respondan a otras formas de medios.,a Evans

The Business of Event Planning: Behind-the-Scenes Secrets of Successful Special Events by Judy Allen

Event Planning: The Ultimate Guide to Successful Meetings, Corporate Events, Fundraising Galas, Conferences, Conventions, Incentives and Other Special Events by Judy Allen

The Complete Idiot’s Guide to Meeting and Event Planning, Second Edition, by Robin Craven and Lynn Johnson Golabowski

Pocket Idiot’s Guide to Choosing a Caterer by Phyllis Cambria and Patty Sachs

eventos especiales: creando y sosteniendo un nuevo mundo para la celebración por el Dr., Joe Goldblatt

oportunidades educativas

• Convention Industry Council
• George Washington University Tourism and Hospitality Management
• International Special Events Society

software de planificación de eventos

Hay cientos de tipos de software de planificación de eventos, que van desde paquetes económicos y básicos hasta software desarrollado para planificar y administrar convenciones y ferias comerciales a gran escala. Este software varía en precio de $100 a miles de dólares., A medida que su empresa crece, tendrá que determinar los tipos de software que necesitará. Echa un vistazo a Capterra para obtener un desglose completo de los mejores productos de software de gestión de eventos como Eventbrite, Regpack, Grenadine Events, SimpleTix y muchos otros.