Descargo de responsabilidad de confidencialidad. Esas son dos palabras que pueden ser muy intimidantes. ¿Qué es exactamente un descargo de responsabilidad de confidencialidad, y qué se supone que debe hacer con uno?
incluso si no es abogado, probablemente entienda lo que significa «confidencial». Ya sea que la palabra haya surgido en una charla con uno de tus amigos o durante una reunión importante con tu jefe, mantener algo confidencial significa una cosa: no compartir la información que acabas de recibir.,
un descargo de responsabilidad se utiliza cuando alguien quiere evitar la responsabilidad legal. Por ejemplo, cuando vea un programa de televisión, mire cuidadosamente los créditos. Probablemente verás que hay un descargo de responsabilidad en la letra pequeña.
por ejemplo, eche un vistazo a este descargo de responsabilidad de MGM:
la parte al final donde dice, «los personajes e incidentes retratados y los nombres utilizados en este documento son ficticios, y cualquier similitud con el nombre, personaje o historia de cualquier persona es completamente casual e incondicional», es el descargo de responsabilidad de MGM.,
en términos sencillos, significa que los creadores de la serie no modelaron a sus personajes después de cualquier persona real.
entonces, si un tipo en este show actúa como tu tío Fred, es pura coincidencia’s y esa sería la respuesta de MGM si el tío Fred tratara de demandarlos.
está bien, por lo que entiende la confidencialidad y entiende las exenciones de responsabilidad. Entonces, ¿cómo van los dos juntos?
las exenciones de confidencialidad se utilizan en documentos importantes, tanto en línea como fuera de ella, para tratar de limitar la responsabilidad legal del remitente., Se incluyen con la esperanza de que un juez esté de acuerdo en que el remitente hizo todo lo posible para proteger la información. De esa manera, si el documento termina accidentalmente en las manos equivocadas, el remitente puede no enfrentar una amenaza legal tan grande como lo habría hecho sin el descargo de responsabilidad en su lugar.
Es por eso que la mayoría de las renuncias de confidencialidad mencionan específicamente a los destinatarios accidentales., Por ejemplo, mire el mensaje que John Doe incluyó en la parte inferior de su correo electrónico para cualquier persona que «recibió este correo electrónico por error»:
algunos descargos de responsabilidad incluso indicarán al destinatario equivocado que destruya la información para que nadie más pueda verla:
Confidencialidad los descargos de responsabilidad también pueden incluir detalles sobre cómo se debe usar exactamente la información. De esa manera, si alguien decide hacer un mal uso de la información de alguna manera, el remitente no es legalmente responsable de lo que sucede como resultado.,
por ejemplo, vea el descargo de responsabilidad de confidencialidad que utiliza la compañía de gestión de activos Fasanara Capital:
en términos sencillos, esa última frase significa que esta información no está diseñada para convencerlo de comprar o invertir en nada. Si decide usarlo como su razón para invertir en un valor o activo específico, la compañía no es responsable de lo que le suceda a su dinero porque usted hizo un mal uso de su información.,
renuncias de Confidencialidad para correos electrónicos
Si bien aparecen en todo tipo de documentos, las renuncias de confidencialidad son más comunes en los correos electrónicos.
después de todo, el contenido de un correo electrónico se puede reenviar a un sinnúmero de otras personas en cuestión de clics del ratón.
si quieres ver un descargo de responsabilidad de Confidencialidad en el trabajo, mira cuidadosamente algunos de tus correos electrónicos importantes. Si hay un descargo de responsabilidad de confidencialidad, probablemente lo encontrará hacia el fondo.,
Aquí hay un ejemplo:
aunque este lenguaje puede parecer algo que solo un abogado necesitaría usar, ese no es el caso.
banqueros, contadores, asesores financieros, médicos, socios comerciales, startups que buscan capital, empresas que se están fusionando y cualquier otra persona que tenga acceso a información importante y sensible probablemente use una exención de Confidencialidad en sus correos electrónicos.
las grandes empresas tienden a usarlos también, incluso si no caen dentro de uno de los ejemplos que acabamos de mencionar.,
en muchos de estos casos, la compañía preferiría estar segura que arrepentida. Incluir un descargo de responsabilidad de Confidencialidad en la parte inferior de cada correo electrónico recuerda a los destinatarios que la información es confidencial y debe tratarse como tal. Ese recordatorio por sí solo puede evitar que surjan problemas futuros.
En resumen there hay casi tantos tipos diferentes de renuncias de confidencialidad como personas que las usan.
algunas renuncias de confidencialidad son de alcance limitado., Por ejemplo, un abogado puede usar un breve Descargo de responsabilidad de confidencialidad dirigido únicamente a cualquier persona que por error reciba un correo electrónico de él porque está obligado por la ética profesional a defender el privilegio abogado-cliente.
o, una empresa puede incluir un descargo de responsabilidad de confidencialidad que aborda específicamente cualquier discusión de secretos comerciales que pueda incluirse en el documento.
por ejemplo, las recetas de Coca-Cola o la salsa secreta de un Big Mac son secretos comerciales que requieren cierta protección adicional si va a enviar cualquier información que les pertenezca.,
algunos descargos de confidencialidad son mucho más amplios e incluyen cosas como cualquier declaración errónea sobre una persona, cualquier opinión de los empleados con la que la empresa matriz no esté de acuerdo, e incluso virus que pueden haber llegado accidentalmente con el correo electrónico.
si dirige un negocio y desea asegurarse de que todos sus empleados envíen correos electrónicos con las renuncias de confidencialidad adecuadas, no tiene que confiar en ellos para configurar todo. En realidad puedes hacer todo el trabajo de campo tú mismo.,
Si eres el Administrador del servicio Office 365 de tu empresa, puedes crear una exención de confidencialidad que aparecerá en cada mensaje saliente. Si no tiene Office 365, pida ayuda a su departamento de TI. Deberían poder agregar automáticamente una exención de confidencialidad a cada correo electrónico saliente en su servidor.
si dirige un negocio más pequeño sin un departamento de ti y desea ayuda para configurar el descargo de responsabilidad correcto, está de suerte. Los descargos de confidencialidad de correo electrónico son tan populares que hay plantillas para crearlos.,
echa un vistazo a este de Exclaimer, que te permite escribir cualquier lenguaje de descargo de responsabilidad que quieras en el editor.
o, si prefiere no gastar dinero en una plantilla, simplemente puede escribir su renuncia de Confidencialidad en la parte de firma de su correo electrónico.
si no estás seguro de cómo configurar una firma, Gmail y Outlook ofrecen instrucciones sencillas paso a paso.
sin embargo, si bien la mayoría de las exenciones de confidencialidad de correo electrónico se pueden encontrar en la firma o el pie de página, es posible que desee mover el suyo hasta la parte superior de sus correos electrónicos., De esa manera, el descargo de responsabilidad es lo primero que ve el destinatario en lugar de lo último.
y no te olvides de tu comunicación interna. Después de todo, la confidencialidad se aplica a todas las personas que tienen acceso a información confidencial, ya sea que trabajen en su empresa o no.
Puede utilizar un descargo de responsabilidad de confidencialidad universal que aparece en todas sus comunicaciones con sus compañeros de trabajo.,
o bien, puede crear diferentes descargos de responsabilidad Dependiendo del departamento en el que trabaje el destinatario, en qué proyecto está trabajando o en qué nivel está el destinatario (por ejemplo, administración de nivel superior VS.un asociado junior).
pero las exenciones de confidencialidad no solo se aplican a los correos electrónicos. Hay otro tipo de documento donde vas a ver un montón de renuncias de confidencialidad pop-up plans planes de negocios.,
ya sea que se impriman o se envíen electrónicamente, los planes de negocios contienen todo tipo de información confidencial, por lo que tiene sentido incluir una exención de Confidencialidad en ellos.
de hecho, mantener el contenido de su plan de negocios confidencial es tan importante que los expertos de Qutball-Hoda sugieren poner un descargo de responsabilidad de confidencialidad al principio de su plan de negocios e incluso incluirlo en su tabla de contenidos:
AllBusiness.,com enumera un descargo de responsabilidad de confidencialidad como uno de sus mejores consejos para formatear adecuadamente su plan de negocios. El ejemplo que usan lleva las cosas un paso más allá al enumerar el nombre de la persona que está recibiendo el plan (John A. Smith), e incluso requiere su firma.
debido a que su negocio es solo un plan en este momento, es vital que cualquier persona que vea cualquiera de sus ideas sea advertida con una exención de confidencialidad.,
eso incluye al oficial de préstamos de su banco, posibles inversores comerciales, colegas profesionales a los que se dirige para obtener asesoramiento, junto con posibles fabricantes, vendedores, mayoristas e importadores de productos.
recuerde before antes de tener cualquier tipo de protección de derechos de autor o patente, cualquiera puede robar su idea y comenzar su propio negocio. Es por eso que es tan importante cruzar sus T y salpicar sus I con renuncias de confidencialidad.
¿realmente necesitas conseguir una firma?,
Puede parecer exagerado ahora, pero si alguna vez necesita llevar a alguien a la corte por violar su descargo de confidencialidad, su caso será mucho más fuerte si hay una firma real. Prueba que la otra persona vio y aceptó sus términos de confidencialidad y luego los violó.
pero, ¿son realmente aplicables estas exenciones de responsabilidad? Después de todo, es probable que no haya sido arrestado por quitar una etiqueta de colchón! ¿Realmente te protegen de la responsabilidad?
Absolutamente.,
Aquí hay algunos ejemplos:
- Un Descargo de responsabilidad de confidencialidad puede ayudar a un bufete de abogados Si la información privilegiada se filtra accidentalmente.
- Un Descargo de responsabilidad de confidencialidad puede proteger a una empresa si su información se utiliza incorrectamente. Incluso puede evitar que la compañía sea demandada por error negligente por completo.
- Un Descargo de responsabilidad de confidencialidad puede proteger a las grandes empresas de la información que envían sus empleados., Después de todo, agregar un descargo de responsabilidad automático a cada correo electrónico es mucho más fácil que tratar de monitorear cada correo electrónico que se envía en el servidor de la empresa.
- Un Descargo de responsabilidad de confidencialidad puede evitar que ciertos profesionales y empresas violen las regulaciones de la industria. En algunos casos, cada violación viene con una multa considerable, así que asegúrese de hacer todo lo que se requiere de usted.
renuncias de Confidencialidad en todo el mundo
¿Qué pasa con países específicos? ¿Hay leyes que se relacionen con las renuncias de confidencialidad?,
debido a que el correo electrónico es tan ampliamente utilizado — y tiene la mayor posibilidad de ser fácilmente mal utilizado most la mayoría de las leyes sobre exenciones de confidencialidad se refieren a los correos electrónicos.
renuncias de Confidencialidad en los EE.UU.
La Ley Federal de modernización de la seguridad de la información (FISMA) es la versión actualizada de la Ley Federal de gestión de la seguridad de la información de 2002. Se aplica a la información del Gobierno. Con el fin de cumplir con ella, tiene que haber una exención de responsabilidad de Confidencialidad en todos los correos electrónicos que incluyen dicha información.,
la información del Gobierno también cae bajo la Ley de libertad de información (FOIA). Esta ley permite la liberación total o parcial de información que está controlada por el gobierno federal. Dado que el correo electrónico es una manera tan fácil para que el gobierno cumpla con las solicitudes de la FOIA, debe haber un descargo de responsabilidad en caso de que se divulgue la información incorrecta.
Las instituciones financieras estadounidenses, incluidos los bancos, las empresas de valores y las compañías de seguros, tienen que cumplir con la Ley Gramm-Leach-Bliley (GLB)., Entre otras cosas, estas instituciones deben incluir renuncias de Confidencialidad en todos sus correos electrónicos.
dependiendo del tipo exacto de negocio, la Comisión de bolsa y valores (SEC) o la Comisión Federal de comercio (FTC) es responsable de hacer cumplir la ley GLB.
cualquier empresa que tenga acceso a los datos médicos de un paciente tiene que seguir la Ley de portabilidad y responsabilidad del seguro médico (HIPAA), y parte del cumplimiento de HIPPA incluye el uso de una exención de confidencialidad., HIPAA también requiere que estas empresas informen a sus pacientes sobre los riesgos asociados con la transmisión de su información médica personal.
renuncias de Confidencialidad en el Reino Unido
el Reino Unido no tiene ninguna ley específica que se relacione con las renuncias de confidencialidad.
sin embargo, de acuerdo con Out-Law, los tribunales británicos tienen la discreción de ignorarlos. Como resultado, el descargo de responsabilidad de confidencialidad que coloca en la parte inferior de sus correos electrónicos puede o no limitar su responsabilidad legal si algo sale mal.,
si su empresa monitorea los datos de correo electrónico y / o el contenido del correo electrónico, tendrá que cumplir con las regulaciones de telecomunicaciones del 2000. Específicamente, todos sus correos electrónicos salientes tendrán que incluir un descargo de responsabilidad que diga: «(nombre de la empresa) puede monitorear los datos de tráfico de correo electrónico» o «(nombre de la empresa) puede monitorear los datos de tráfico de correo electrónico y también el contenido del correo electrónico con el propósito de (enumerar las razones, como la capacitación de los empleados, por ejemplo).,»
de esa manera, los destinatarios saben que la información está siendo vista por más que solo el remitente!y no es tan confidencial como podrían haber pensado de otra manera!
renuncias de Confidencialidad en Canadá
no hay leyes específicas en Canadá que requieran renuncias de confidencialidad.
sin embargo, los expertos de Tech Soup Canada dicen que incluir una exención de Confidencialidad en sus correos electrónicos es una buena idea. ¿Por qué? Dicen que si un destinatario de correo electrónico ve uno de estos descargos de responsabilidad, es menos probable que se agote e intente demandarlo., Considere que es un «efecto placebo» para sus correos electrónicos.
y cuando se trata de confidencialidad, violar un descargo de responsabilidad podría convertirse en problemas legales para el destinatario.
sin embargo, no hay absolutos en los tribunales Canadienses. Usted puede ser capaz de disminuir su responsabilidad, pero no puede.
renuncia a la confidencialidad en la UE
la UE creó la Directiva 95/46/CE para proteger la privacidad de los datos personales cuando se recopilan, procesan o transmiten.,
sin embargo, la Comisión Europea también ha dicho a los tribunales que puede ignorar cualquier «obligación contractual irrazonable» si el consumidor no la ha negociado libremente.
En otras palabras, el descargo de responsabilidad de confidencialidad que utilice puede o no presentarse ante un tribunal si el destinatario no lo acepta explícitamente.
veredicto Final
incluso si no estás en una industria o un país que requiere el uso de una exención de responsabilidad de confidencialidad, ciertamente no te hará daño comenzar a usar una.,
Si nada más, muestra que te tomas la información confidencial muy en serio, y nadie podrá culparte por eso.
