ya sea que esté iniciando un nuevo negocio, creando un nuevo equipo o probando una nueva estrategia de marketing, no puede sumergirse directamente y gastar dinero en la primera solución que encuentre.
La planificación estratégica de proyectos es la piedra angular de una empresa exitosa, al igual que cualquier otra decisión comercial que tome. Necesitas un plan de implementación que te ayude a navegar las aguas traicioneras de tomar una nueva decisión estratégica.,
Descripción general: ¿qué es un plan de implementación?
Un plan de implementación respalda un proceso de plan de acción estratégico para todo tipo de operaciones y prácticas comerciales, ya sea que esté ejecutando un nuevo plan de marketing o introduciendo una nueva plataforma de software en su organización.
el plan de implementación dicta las acciones y métodos que usarás para convertir tu estrategia en realidad.
cómo crear un plan de implementación
construir su plan de implementación estratégico puede parecer desalentador la primera vez, pero no se preocupe, he establecido los seis pasos del plan de implementación.,
Paso 1: Haga una lluvia de ideas de los resultados deseados
el primer paso es visualizar y determinar cuáles serán los resultados finales. Ya sea la adopción de una nueva herramienta de software o un cambio en la estrategia de gestión de su equipo. Comienza con el final en mente.
Aquí hay algunas preguntas que debe responder sobre estos resultados:
- ¿Quién se beneficiará de este cambio o adición?
- ¿Cómo se benefician?
- ¿qué métricas medirán el éxito?
tenga en cuenta que las respuestas a estas preguntas pueden cambiar a medida que avanza su implementación., Solo piensa en tus respuestas como un trampolín para el proceso.
consejos para hacer una lluvia de ideas de los resultados deseados
para ayudar en el proceso, se me han ocurrido un par de consejos para ayudarte a estructurar tus resultados.
- establezca objetivos: Base los objetivos de su implementación en los mejores escenarios posibles, incluidas las fechas de lanzamiento, clientes seguros, números de productividad mejorados, etc.
- lista de contingencias: implementar cualquier cosa en su estrategia de negocio es un proceso largo, propenso a cambios. Por eso es importante hacer una lluvia de ideas sobre escenarios contingentes., La evaluación de riesgos que realice más adelante en este proceso ayudará a aclarar estos escenarios y contingencias.
Paso 2: Asignar la responsabilidad de implementación a un propietario
aunque es demasiado pronto para comenzar a delegar responsabilidades individuales, es importante establecer un propietario general para este proceso de implementación. Este propietario se hará cargo del seguimiento de la productividad del equipo, asignará tareas individuales y dirigirá la implementación cuando el equipo se desvíe del curso.,
consejos para asignar la implementación a un propietario
una de las decisiones más difíciles que tomará durante todo este proceso es elegir a alguien que lidere la planificación y ejecución de su estrategia de implementación. Aquí hay algunos consejos para ayudarle a tomar esa decisión.
- Busque un gran comunicador: todo sobre una estrategia de implementación o proyecto depende de una gran comunicación, especialmente de los responsables de su éxito. Asegúrese de que el propietario que elija tenga una larga historia de calidad y comunicación oportuna con sus compañeros de equipo y superiores.,
- Busque un pensador innovador: los mejores líderes funcionan bien bajo presión y encuentran formas innovadoras de resolver problemas únicos. Su implementación tropezará con algunos baches En el camino, por lo que es mejor tener a alguien competente detrás del volante.
Paso 3: Realice una evaluación de riesgos
Es hora de asegurarse de comprender todos los escollos antes de continuar con su plan de implementación. Usted no quiere trabajar a mitad del proceso antes de darse cuenta de que no planeó días de buffer para manejar la fluencia de alcance o fondos de pánico adicionales en el presupuesto.,
Esta es la razón por la que es crucial realizar una evaluación de riesgos antes de comprometerse con esta implementación.
consejos para realizar una evaluación de riesgos
desarrollar su evaluación de riesgos es su mejor defensa contra problemas que podrían descarrilar toda su estrategia de implementación. Aquí hay un par de consejos para identificar y mitigar esos riesgos.
- haga de su evaluación de Riesgos un esfuerzo de grupo: no es posible que el propietario de la implementación conozca todos los problemas que el equipo podría enfrentar., Es crucial reunir al equipo en sesiones de lluvia de ideas para reunir todo tipo de perspectivas para la identificación de riesgos y soluciones.
- evalúe casos de estudio similares a su propia estrategia de implementación: nada mejor que aprender sobre los riesgos que enfrenta su proyecto que estudiar a aquellos que han ejecutado estrategias similares a las suyas. Averigüe qué funcionó y qué no de las fuentes primarias en lugar de depender solo de la especulación hipotética.
Paso 4: Establecer un presupuesto
presupuestación. El pasatiempo favorito de todos (excepto el mío)., La clave para un presupuesto útil del plan de implementación es hacer que todos los artículos y gastos sean fáciles de medir y rastrear.
mantenga todo organizado utilizando hojas de cálculo o herramientas de presupuesto interactivas ofrecidas por muchas plataformas de gestión de proyectos, como Mavenlink o monday.com.
las dos preguntas más urgentes de esta fase son:
- ¿Qué se necesita para que este plan de implementación sea un éxito?
- ¿cuánto estás dispuesto a gastar para que sea un éxito?,
consejos para crear un presupuesto
crear un presupuesto es intimidante, pero con la ayuda de algunos consejos, completarás tus partidas con facilidad.
- tenga en cuenta sus riesgos: los riesgos representan una amenaza para cualquier presupuesto, ya sea que esos riesgos den lugar a ventanas de ejecución más largas, compañeros de equipo adicionales o la necesidad de recursos suplementarios. Asegúrese de incluir buffers en su presupuesto para hacer espacio para estos problemas.,
- Use ejemplos de implementación similares como base de referencia: al igual que crear un registro de riesgos, siempre es mejor usar escenarios similares para informar las decisiones que toma con su plan de implementación actual.
Paso 5: Cree y delegue las tareas del plan de implementación
su implementación tiene un propietario, y también todas las tareas en el proceso. Estos propietarios son responsables de ejecutar dichas tareas en su plan e informar el progreso al gerente general. Estos propietarios también son responsables de manejar los riesgos respectivos asociados con estas tareas.,
consejos para delegar tus tareas
tus tareas son específicas para el tipo de plan de implementación que armaste, así que te lo dejaré a ti. En su lugar, quiero centrarme en darte un par de consejos para delegar tus tareas.
- comunique sus razones a cada miembro del equipo: una cosa es repartir roles y otra es explicar el motivo de cada elección. Explicar la razón detrás de cada elección proporcionará propósito y motivación para que cada miembro del equipo tenga éxito en sus tareas.,
- establezca expectativas claras: si bien la línea «impress me» tiene su lugar en películas y programas de televisión, no es una mentalidad muy efectiva para usar en sus empleados. En lugar de dejar el producto final en manos de su equipo, asegúrese de establecer expectativas claras de lo que desea ver en los entregables de su proyecto. Las expectativas claras producen resultados claros.
Paso 6: desarrolle el programa de su plan de implementación
ha recopilado información fundamental y ahora es el momento de tomarla y construir su plan., Al igual que cualquier narrativa bien elaborada, el calendario de su proyecto de implementación incluirá un principio, un medio y un final.
el principio incluye todas tus acciones de iniciación (configuración, delegación, etc.).), el medio consiste en todas sus acciones de ejecución y seguimiento de progreso, y el final incluye todas sus evaluaciones y control de calidad de última hora.
querrá asegurarse de que las decisiones de programación que tome conduzcan a la implementación más rápida y rentable sin sacrificar la calidad., Utilice herramientas y estrategias como la estructura de desglose del trabajo y el método de ruta crítica para planificar el manejo más eficiente de las tareas.
consejos para desarrollar su horario
esta puede ser la primera vez que elabora un plan de implementación. Si es así, estos consejos le ayudarán a planificar su proceso.
- divide las tareas en hitos: los hitos proporcionan a tu equipo motivación y la capacidad de medir el progreso a través de firmas de tareas agrupadas.
- Crear búferes de programación: Su programación de implementación es donde tiene en cuenta la posibilidad de que el alcance se deslice., Asegúrese de planificar los buffers de programación para tener en cuenta los tiempos de proceso inflados.
las mejores herramientas de gestión de proyectos para crear un plan de implementación
no tiene que crear su plan de implementación por sí mismo en hojas de cálculo y documentos de Word. Encontrará muchas opciones de software de gestión de proyectos que le ayudarán a planificar, administrar, ejecutar y evaluar su estrategia de implementación.
para que sea fácil para usted, he enumerado tres opciones que cubrirán todas sus necesidades.,
Mavenlink
Mavenlink es el software de gestión de proyectos perfecto para usuarios de nivel empresarial. Es una herramienta sencilla y potente que le proporcionará todas las funciones que necesita para planificar y llevar a cabo la implementación de la estrategia y los pasos del proyecto, desde dependencias de tareas hasta informes de presupuesto.
Mavenlink es una poderosa herramienta de gestión de proyectos «según el libro» que manejará cualquier cosa que le arrojes.
Mavenlink es mucho más adecuado para usuarios de nivel empresarial debido a su precio, pero si puede permitirse esta plataforma, vale la pena el dinero., Recomiendo especialmente esta opción de software a los usuarios que buscan una experiencia que les muestre las cuerdas del software de gestión de proyectos.
Scoro
Scoro es fantástico por muchas razones. Es fácil de navegar (aunque aprender algunas funciones implica una curva de aprendizaje), ofrece casi todas las funciones de gestión de proyectos que podría solicitar, y la selección de informes es extensa.
quiero centrarme en ese último beneficio porque Scoro te ofrece algunas de las mejores opciones de informes que he visto.
Scoro ofrece paneles detallados y accionables.,
si bien las acciones de ejecución de su estrategia de implementación son importantes, el seguimiento de su progreso es la clave para garantizar y mostrar ese éxito. Scoro te ofrece todo tipo de opciones de informes que te ayudarán a medir la actividad, los presupuestos e incluso las «tasas de éxito» de las tareas.
recomendaría Scoro a los usuarios que están lidiando con planes de implementación complicados con muchas partes móviles que requieren una atención constante.
monday.com
Cuando se trata de una combinación de facilidad de uso y versatilidad, monday.com es segundo a ninguno., Es una de las herramientas de gestión de proyectos más fáciles que he usado y recomendaría esta plataforma para casi cualquier usuario de cualquier nivel de experiencia.
a diferencia de las otras dos opciones, monday.com se basa en su personalización para proporcionarle todo tipo de características que usaría para planificar su estrategia de implementación.
monday.com la interfaz de usuario es muy simple de aprender y agradable de usar.,
Usando lo que llama un sistema «board», puede realizar un seguimiento de las tareas de su plan de implementación, delegar responsabilidades, crear dependencias, medir el éxito a través de informes e incluso crear presupuestos.
Esta es la herramienta perfecta para cualquiera que busque alejarse de la experiencia de software de proyecto tradicional y probar algo nuevo.
El Blueprint te respalda más allá del plan de implementación
la gestión de proyectos y la estrategia de negocio son más que planificación. El crecimiento de su negocio requiere una ejecución sólida y una evaluación exhaustiva después de los hechos.,
Es por eso que en The Blueprint queremos ayudarlo en cada paso del camino con innumerables guías, desde conceptos básicos de gestión de proyectos y mejores prácticas hasta revisiones detalladas de software y piezas alternativas.
publicamos y actualizamos regularmente nuestro contenido para reflejar los cambios constantes que enfrentará mientras completa los proyectos (incluso cuando se trata de la pandemia actual de COVID-19), Así que asegúrese de mantenerse al día sobre todo lo que tenemos para ofrecer.
