cuando una empresa compra bienes y servicios a un proveedor o acreedor a crédito que necesita ser devuelto en un corto período de tiempo, el asiento contable se conoce como cuentas por pagar (AP). En un balance, aparece como pasivo corriente. En una empresa, un departamento de AP es responsable de hacer los pagos adeudados por la empresa a los proveedores y otros acreedores.
en este artículo también aprenderás sobre:
¿Cuál es el papel de las cuentas por pagar?,
¿Cuál es el proceso de Cuentas por pagar?
¿Qué se incluye en las cuentas por pagar?
Nota: Los miembros del equipo de Soporte de FreshBooks no son profesionales certificados de impuestos o contabilidad y no pueden brindar asesoramiento en estas áreas, fuera de las preguntas de soporte sobre FreshBooks. Si necesita asesoramiento sobre el impuesto sobre la renta, comuníquese con un contador en su área.
¿Cuál es el papel de las cuentas por pagar?
los departamentos de cuentas por pagar son responsables de algo más que pagar las facturas y facturas entrantes., Las cuentas por pagar son generalmente su propio departamento en las empresas más grandes, pero en las empresas más pequeñas las tareas de cuentas por pagar y por cobrar generalmente se combinan.
mientras que el tamaño del negocio determina en última instancia el papel que juegan las cuentas por pagar, AP cumple al menos tres funciones básicas además de pagar facturas.
gastos de viaje de negocios
las empresas más grandes o las empresas que requieren que el personal Viaje pueden hacer que su departamento de AP administre sus gastos de viaje. La gestión de viajes por parte del departamento de AP podría incluir hacer reservas anticipadas de Aerolíneas, Alquiler de automóviles y hoteles., Dependiendo de los controles de una empresa, la cuenta por pagar podría procesar solicitudes y distribuir fondos para cubrir los gastos de viaje. Después de que se haya producido un viaje de negocios, AP sería responsable de liquidar los fondos distribuidos en comparación con los fondos realmente gastados o de procesar las solicitudes de reembolso de viajes.
pagos internos
Las cuentas por pagar se encargan de distribuir los pagos internos de reembolso, controlar y administrar el efectivo para gastos menores y controlar la distribución de certificados de exención del impuesto sobre las ventas.,
Los empleados deben entregar un informe de registro manual, recibos o ambas solicitudes de reembolso. Los pequeños gastos, como los gastos de envío Diversos, los suministros de oficina de su bolsillo o el almuerzo para reuniones de la empresa, se manejan como efectivo para gastos menores. AP a menudo maneja un suministro de certificados de exención del impuesto sobre las ventas emitidos a los gerentes para garantizar que las compras comerciales calificadas no incluyan los gastos del impuesto sobre las ventas.
pagos a proveedores
cuentas por pagar organiza y mantiene la información de contacto del proveedor, las condiciones de pago y la información W-9 del servicio de Impuestos Internos, ya sea manualmente o utilizando una base de datos informática., Dependiendo de los controles internos de una empresa, un departamento de AP maneja las órdenes de compra preaprobadas o las cuentas por pagar verifican las compras después de que se realiza una compra. El Departamento de AP también maneja informes de análisis de envejecimiento de fin de mes que permiten administrar cuánto debe el negocio actualmente.
otras funciones
El Departamento de cuentas por pagar también trabaja para reducir costos al reconocer detalles y desarrollar estrategias para ahorrar dinero a una empresa. Un ejemplo es si una factura se paga dentro de un período de descuento que muchos proveedores proporcionan., AP es también un contacto directo entre una empresa y sus representantes de proveedores. Las relaciones comerciales sólidas entre los dos podrían beneficiar a la empresa y un proveedor podría ofrecer Términos de crédito relajados.
¿Cuál es el proceso de Cuentas por pagar?
El Departamento de cuentas por pagar tendrá un conjunto de procedimientos a seguir antes de hacer un pago a un proveedor. Las directrices establecidas son esenciales debido al valor y el volumen de las transacciones durante cualquier período de tiempo.,
el proceso implica:
recibir la factura: si se compraron bienes, la factura ayuda a rastrear la cantidad de lo que se recibió. La validez del proyecto de ley también se puede conocer durante este tiempo.
revisar los detalles de la factura: asegúrese de que la factura incluya el nombre del proveedor, la autorización, la fecha y los requisitos verificados y coincidentes con la orden de compra.
actualizar los registros una vez que se recibe la factura: las cuentas del Libro Mayor deben actualizarse en función de las facturas recibidas y generalmente se requiere una entrada de gastos., En esta etapa podría requerirse la aprobación de la dirección, con la jerarquía de aprobación adjunta al valor de la factura.
hacer el pago a tiempo: todos los pagos deben procesarse antes o en su fecha de vencimiento en una factura, según lo acordado entre un proveedor y una empresa compradora. Los documentos requeridos deben ser preparados y verificados. Los detalles ingresados en el cheque, los detalles de la cuenta bancaria del proveedor, los comprobantes de pago, la factura original y la orden de compra deben ser examinados detenidamente. En este punto también podría ser necesaria una autorización de gestión.,
para asegurarse de que el efectivo y los activos de una empresa estén seguros, el proceso de cuentas por pagar debe tener controles internos para:
- Evitar el pago de una factura fraudulenta
- Evitar el pago de una factura inexacta
- Evitar el pago de una factura del proveedor dos veces
- asegúrese de que todas las facturas del proveedor se contabilizan
¿qué se incluye en las cuentas por pagar?
Las cuentas por pagar se encuentran en el balance de una empresa como un pasivo corriente y es una colección de créditos a corto plazo Otorgados por proveedores y acreedores por bienes y servicios recibidos por una empresa., Un departamento de AP también se encarga de los pagos internos para gastos comerciales, viajes y efectivo para gastos menores.
