Cuando se ha definido un requisito comercial complejo, una empresa está lista para encontrar un proveedor que cumpla con los requisitos. El primer paso para encontrar un proveedor es crear y enviar una solicitud de propuesta (RFP). El documento de RFP debe contener en detalle todos los aspectos del requisito de negocio, y lo que la empresa requiere de un proveedor potencial para cumplir con los requisitos especificados en la RFP., El proveedor presentará una oferta basada en su comprensión de los requisitos especificados en la solicitud de propuestas, y las ofertas competidoras se evaluarán para producir la selección del proveedor ganador o una lista corta de proveedores que luego entregarán presentaciones a la empresa.
definir el documento de solicitud de propuesta
el documento RFP es crucial para obtener un proveedor que pueda cumplir con los requisitos comerciales de un cliente., Si el documento es defectuoso, ya sea por requisitos ambiguos, requisitos faltantes o requisitos irrazonables para el proveedor, entonces el proceso de solicitud de propuestas dará lugar a ofertas incompletas o, en algunos casos, a ninguna oferta en absoluto. Los proveedores no están obligados a presentar ofertas a cada RFP que reciben, e incluso si pudieran cumplir con los requisitos de RFP, es posible que no tengan la capacidad de entregar los requisitos de manera oportuna. El último se encuentra a menudo cuando un cliente envía RFP a proveedores más pequeños que pueden ser líderes en su campo, pero no tienen los medios o la capacidad para satisfacer las necesidades del cliente.,
cada RFP será diferente en función de los requisitos que se hayan definido y las necesidades específicas del cliente. Incluso dentro de la misma empresa, un documento RFP puede diferir en el enfoque dependiendo de los requisitos principales. Para algunas RFP, el enfoque puede estar en el precio, mientras que otros pueden centrarse en los tiempos de entrega o los requisitos de calidad para los artículos necesarios.
características específicas del documento RFP
hay algunas características del documento RFP que se requieren., Por ejemplo, cada RFP debe tener una fecha y hora específicas en las que el cliente requiera que todos los proveedores potenciales hayan presentado una oferta. Si las ofertas se presentan después de esa fecha, deben descartarse. Si un proveedor no puede presentar una oferta a tiempo, esto podría indicar un posible problema con la organización y tal vez preocupaciones de entrega.
sin embargo, el cliente debe dar a los proveedores tiempo suficiente para presentar una oferta., Si los requisitos son particularmente complejos, es posible que los proveedores necesiten reunir un equipo de respuesta para desglosar los requisitos en áreas que puedan entender y luego reunir una oferta. Si el cronograma definido en la solicitud de propuestas es demasiado corto, las respuestas pueden ser apresuradas y los proveedores pueden estar adivinando la complejidad del proyecto, en lugar de entenderlo completamente. Esto dará lugar a ofertas inexactas y un proceso de RFP desperdiciado.
el documento RFP debe indicar el proceso si los proveedores tienen preguntas adicionales sobre los requisitos especificados en la RFP., No se debe permitir que los proveedores llamen al cliente, ya que esto puede dar lugar a que un proveedor reciba información adicional que le dé una ventaja competitiva. Lo mejor es organizar una conferencia telefónica para que los representantes de cada proveedor puedan hacer y escuchar las preguntas dirigidas al cliente. Esto garantiza una equidad en el proceso de licitación.
un documento de RFP también debe especificar claramente el formato de la respuesta de RFP del proveedor. Si esto no está claramente definido, se enviarán respuestas que están en diferentes formatos y sería imposible comparar las ofertas del proveedor., El formato de respuesta debe identificar lo que se requiere del proveedor en cada sección, como referencias, currículums de posibles miembros del equipo, un documento con los proveedores que comprendan los requisitos y un formato para los precios. Si cada proveedor se adhiere al formato de respuesta correcto, esto facilitará la comparación de las ofertas.,
