Qué es la documentación de procesos / la guía fácil para procesar documentación

a medida que su negocio crece, también lo hace su complejidad. Hay más pasos, más personas y más cosas involucradas que no siempre se pueden arreglar de la manera más eficiente.

repensar cómo funciona su negocio puede sonar desalentador, pero está obligado a obtener una mayor eficiencia. ¡La documentación del proceso es el primer paso hacia esto!

esta sencilla guía para procesar la documentación le ayudará a hacerlo bien.

siga leyendo para encontrar;

• ¿Qué es la documentación del proceso?,
• Por qué: la importancia de la documentación del proceso
• cómo documentar un proceso
• consejos y trucos: documentación del proceso mejores prácticas
• Qué hay para usted: beneficios de la documentación del proceso
• plantillas de diagrama de flujo del proceso de inicio fácil

¿qué es la documentación del proceso?

la documentación del proceso proporciona una descripción detallada de cómo llevar a cabo un proceso de negocio.,

incluye todo tipo de documentos que admiten un proceso, como

• políticas
• listas de verificación
• tutoriales
• formularios
• capturas de pantalla
• enlaces a otras aplicaciones
• mapas de procesos

se utiliza como guía para ayudar a los empleados en todos los niveles, incluidos los responsables de la toma de decisiones y las partes interesadas, a comprender rápidamente los procesos de la empresa.

¿por qué hacerlo? : La importancia de la documentación del proceso

documentar un proceso le ayudará a lograr 5 cosas clave:

1) ayuda a mejorar los procesos., Identifique cuellos de botella e ineficiencias documentando los procesos exactos. Verás rápidamente qué procesos necesitas mejorar o eliminar.

2) ayuda a capacitar a los empleados. Puede usar documentos de proceso para ayudar a los nuevos empleados a comprender sus funciones laborales y familiarizarse con los procesos en los que participarán. Incluso los empleados experimentados aún pueden consultar estos documentos cuando quieran asegurarse de que están ejecutando el proceso correctamente.

3) ayuda a preservar el conocimiento de la empresa. Mantenga un registro de los procesos conocidos solo por unas pocas personas especializadas en hacerlos., De esa manera, incluso cuando se van, los recién llegados pueden reanudar el trabajo fácilmente.

4) Ayuda a mitigar los riesgos y mantener la coherencia operativa.

5) la documentación detallada del proceso también es una parte vital de las patentes y los secretos comerciales.

Quién está involucrado en la documentación del proceso

hay 3 roles clave de propiedad en la documentación del proceso. En algunos casos, la misma persona puede desempeñar los tres roles.

cómo documentar procesos

El uso de un método paso a paso para documentar un proceso le ayudará a hacerlo rápidamente.,

Paso 1: Identifique y nombre el proceso

Averigüe qué proceso va a documentar primero. Determinar su propósito (por qué y cómo el proceso beneficiará a la organización) y proporcionar una breve descripción del proceso.

Paso 2: Definir el ámbito del proceso

proporcionar una breve descripción de lo que está incluido en el proceso y lo que está fuera del ámbito del proceso, o lo que no está incluido en él.

Paso 3: explicar los límites del proceso

¿dónde comienza y termina el proceso? ¿Qué hace que comience? ¿Y cómo sabes cuándo está hecho?, Consiga estos límites bien definidos.

Paso 4: identificar los resultados del proceso

establecer qué será producido por el proceso o qué resultado logrará el proceso una vez que se complete.

Paso 5: identificar las entradas del proceso

enumerar los recursos necesarios para llevar a cabo cada uno de los pasos del proceso.

Paso 6: haz una lluvia de ideas sobre los pasos del proceso

reúne toda la información sobre los pasos del proceso de principio a fin. Comience con lo que desencadena el proceso o comience al final del proceso y realice un seguimiento de los pasos hasta el punto de partida.,

la sesión de lluvia de ideas debe involucrar a quienes son directamente responsables de las tareas del proceso o a alguien con un amplio conocimiento del mismo, ya que pueden proporcionar datos precisos.

Paso 7: organice los pasos secuencialmente

tome la lista de pasos que ha encontrado y colóquelos en un orden secuencial para crear un flujo de proceso.

mantenga el número de pasos al mínimo y si un paso incluye más de una tarea, listarlos en el paso principal.

Paso 8: describa quién está involucrado

decida cada individuo que será responsable de las tareas del proceso. Definir sus roles., Tenga en cuenta mencionar el título de su trabajo en lugar de su nombre.

también sea considerado acerca de aquellos que estarían haciendo referencia al documento. Escríbalo de manera que cualquier empleado con un conocimiento razonable pueda leerlo y entenderlo.

Paso 9: visualiza el proceso

esto es para mejorar la claridad y legibilidad de tu documentación. Usando un diagrama de flujo de proceso, visualice cuidadosamente los pasos del proceso que ha identificado anteriormente.

Paso 10: anote las excepciones al flujo Normal del proceso

un proceso de negocio puede no seguir siempre el mismo flujo debido a varias razones., Mencione estas excepciones y qué medidas se tomarán para abordarlas.

paso 11: agregar puntos de Control y mediciones

identificar dónde pueden ocurrir riesgos en el proceso y agregar puntos de control para ayudar al propietario del proceso al monitorear el proceso.

establecer mediciones para determinar la efectividad del proceso y ayudar a mejorarlo.

paso 12: revise y pruebe el proceso

reúna a todos los involucrados y revise el diagrama de flujo del proceso que ha mapeado. ¿Faltan pasos? ¿Está todo en orden? Una vez hecho esto, prueba el proceso y mira si te has perdido algo.,

consejos y trucos: proceso de documentación mejores prácticas

• mantenga el documento simple y conciso. Si bien debe ser técnicamente precisa, debe ser fácil de seguir.

• Tener un plan adecuado para actualizar los documentos cuando / si el proceso cambiaría. Asegúrese de revisarlos al menos una vez al año.

• o asignar un propietario de proceso que pueda hacer revisiones regulares y notificar a otros sobre los cambios.

• mantenga documentación separada para cada proceso diferente para evitar confusiones.,

• al documentar procesos por primera vez, evite cubrir toda la organización a la vez. Comience desde un solo proceso dentro de un departamento o un proceso importante común a toda la organización.

• almacene los documentos en una ubicación que sea fácil de acceder para cualquier persona que lo esté buscando.

• asegúrese de que es fácil de revisar cuando sea necesario y la nueva versión se puede distribuir fácilmente a todos los involucrados.

• tenga documentos almacenados en línea en una ubicación central a través de una herramienta de documentación de procesos., Esto ayudará automáticamente con las dos mejores prácticas mencionadas anteriormente.

• utilice ejemplos apropiados, Gráficos, Códigos de colores,capturas de pantalla, múltiples plataformas, etc. según sea necesario.

• asegúrese de que la documentación del proceso cumpla con los estándares existentes de su organización.

• si está resaltando el flujo del proceso en un formato verbal, siempre equilibre con gráficos, un diagrama de flujo del proceso.

• agregue swimlanes a sus diagramas de flujo de procesos de negocio para distinguir diferentes roles de procesos, líneas de tiempo, etc.,

• Crear una guía de documentación de procesos, a la que cualquiera puede referirse como una plantilla estándar para documentar un proceso.

• hacer uso del material documental existente, registros, entrevistas, estudios de caso, diarios de campo del personal del proyecto y el conocimiento de los empleados para recopilar información para la documentación del proceso.

Qué hay para ti: beneficios de la documentación del proceso

• ayuda a que todos estén en la misma página al proporcionar una vista común de los pasos del proceso. Una visión común es necesaria para la coherencia.,

• Cuando hay una documentación clara del proceso, los cambios en los procesos se pueden realizar de manera oportuna y directa.

• ayuda a identificar las condiciones ideales para una colaboración y un rendimiento efectivos.

• ayuda a identificar cuellos de botella e ineficiencias en los procesos (incluso en aquellos procedimientos «bien refinados») que de otro modo podrían pasar desapercibidos.

• Un proceso claramente documentado ahorra tiempo y evita errores al eliminar cualquier confusión y proporcionar instrucciones claras.

• Disminuye los costos y el gasto innecesario de recursos.,

• Ayuda a mejorar la calidad general de los procesos y la calidad de los resultados.

• ayuda a aumentar la productividad de los empleados, así como la satisfacción.

• dado que se registra claramente cómo deben llevarse a cabo los procesos, facilita la externalización del trabajo.

• La documentación del proceso también ayuda a automatizar fácilmente los procesos cuando es necesario.,

easy Starter Process Documentation Templates

básicamente, la asignación de procesos ayuda a representar la información documentada, como los pasos del proceso, los roles del proceso, las entradas y salidas en una imagen optimizada.

Las siguientes son plantillas de diagrama de flujo de procesos / plantillas de mapeo de procesos que puede editar rápidamente en línea con información de sus procesos organizacionales. Haga clic en la plantilla para abrirla en el Editor Creately.,

plantilla 1

Plantilla 2

Plantilla 3

plantilla 4

comentarios sobre la guía fácil para la documentación del proceso

esta guía de documentación del proceso cubre todo lo que necesita saber para documentar un proceso correctamente., Siga los pasos de documentación del proceso que hemos discutido anteriormente, y haga uso de las plantillas de diagrama de flujo del proceso para garantizar un proceso de documentación de calidad.

en nuestra comunidad, puede encontrar más plantillas de diagramas de flujo de procesos.

en nuestra próxima guía, discutiremos las técnicas de mejora de procesos que le ayudarán a optimizar sus procesos de negocio fácilmente.